Configurare l'integrazione del calendario aziendale

 

Questo articolo spiega come integrare Personio con il calendario della tua azienda tramite il nostro subcontraente Cronofy, illustra i vantaggi dell'uso di un'integrazione del calendario e fornisce dettagli sui requisiti e sulla configurazione.

 

Informazioni importanti per il successo dell'integrazione

 

Funzionalità

L'integrazione del calendario con Cronofy offre funzionalità diverse a seconda dell'area.

Area Funzionalità
GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Tutte le assenze inserite in Personio vengono automaticamente trasferite nel calendario aziendale. Scopri di più sull'integrazione delle assenze nel calendario.

Recruiting
  • Personio ti consente di sincronizzare i calendari dei dipendenti e quelli delle sale riunioni, per poter vedere direttamente la disponibilità dei partecipanti nel calendario durante la pianificazione del colloquio. Scopri di più sulla pianificazione dei colloqui con il calendario integrato.
  • Puoi impostare la tua disponibilità per i colloqui e inviare link di pianificazione intelligente per consentire ai candidati di scegliere tra gli orari disponibili. Scopri di più sulla pianificazione intelligente dei colloqui
  • Puoi anche integrare i fornitori di soluzioni per videoconferenze (come Microsoft Teams, Zoom, ecc.) con Personio per creare il link per un colloquio video direttamente nella piattaforma. Scopri di più sulla pianificazione dei colloqui tramite il calendario integrato.

Nota: quando attivi l'integrazione del calendario, tutti i periodi di assenza richiesti e gli appuntamenti per i colloqui creati nella sezione di recruiting verranno visualizzati nel calendario aziendale esterno. Non possono essere attivati separatamente.

 

Calendari disponibili per l'integrazione

Al momento, Personio supporta l'integrazione con queste tre applicazioni di calendario:

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange

 

Requisiti

Per integrare il calendario aziendale con Personio, sono necessari i seguenti ruoli:

  • Amministratore dell'account Personio
  • Amministratore del calendario aziendale
  • Amministratore IT (facoltativo)

 

Fase 1: accetta Cronofy come subcontraente

La funzione di integrazione del calendario di Personio integra il software del subcontraente Cronofy B.V.. Prima di poter attivare l'integrazione di Personio con il calendario aziendale, devi autorizzare Cronofy a elaborare i dati richiesti per la fornitura dei servizi. Per impedire l'elaborazione dei dati, puoi scegliere di non utilizzare tali funzionalità.

Per accettare l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), procedi come segue:

  1. Vai a Impostazioni > Supporto > Piano e fatturazione.
  2. Seleziona la scheda Accordo per il trattamento dei dati personali (DPA).
  3. In Parti aggiuntive del contratto > Subcontraenti, seleziona la casella accanto a Cronofy B.V. 

Settings-Plan_Billing-DPA-Cronofy_en-us.png

Per maggiori informazioni sugli standard di conformità e sicurezza dell'integrazione tramite Cronofy, leggi il nostro articolo sulla privacy dei dati e la conformità di Cronofy.

 

Fase 2: attiva l'integrazione di Personio con il calendario aziendale

Per integrare Personio con uno dei calendari aziendali disponibili, procedi come segue:

  1. In Personio, andare su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Calendari > Integrazione calendario .
  2. Facoltativo: nell'area Pianificazione colloqui, spunta la casella Mostra dettagli per gli eventi impostati come privati. In questo modo, il dipendente che sta pianificando un colloquio può visualizzare i dettagli dei calendari dei dipendenti che desidera invitare al colloquio.
  3. Fai clic su Attiva le integrazioni.

Nota: per attivare le integrazioni, devi accettare Cronofy come sub-responsabile del trattamento dei dati (come descritto nella Fase 1).

Settings-Calendars-Calendar-Integration_en-us.png

 

Fase 3: collega il calendario aziendale

Dopo aver fatto clic su Attiva le integrazioni, puoi scegliere il calendario da integrare con Personio. Le opzioni disponibili sono Google Calendar, Office 365 o Microsoft Exchange.

 

Google Calendar

  1. Dopo aver fatto clic su Attiva integrazioni, seleziona Google.
  2. Installa l'app Cronofy sul tuo dominio GSuite. Puoi scaricare l'app qui.
  3. Autenticati con le tue credenziali di amministratore Google.
  4. Spunta la casella per confermare di aver installato l'app Cronofy sul tuo dominio Google Workspace.
  5. Seleziona la casella per accettare le condizioni d'uso e l'Informativa sulla privacy di Cronofy.
  6. Fai clic su Collega dominio Google Workspace

calendar-integration-google-link_en-us.png

Per ulteriori informazioni su come collegare il calendario aziendale a GSuite, consulta la documentazione di Cronofy. 

 

Office 365

  1. Crea un account di servizio in Office 365, che sarà utilizzato per rappresentare sale riunioni o utenti per la gestione degli eventi.
  2. Assegna il ruolo di rappresentanza all'account di servizio appena creato. Affinché sia possibile creare gli eventi direttamente nel calendario degli utenti, il ruolo di rappresentanza richiede l'accesso completo al loro calendario.
  3. In Personio, dopo aver completato la procedura di attivazione dell'integrazione, seleziona Office 365.
  4. Seleziona la casella per accettare le Condizioni d'uso e l'Informativa sulla privacy di Cronofy
  5. Fai clic su Collega account Office 365.
  6. Inserisci l'indirizzo e-mail del tuo account di servizio Office 365.
  7. Inserisci la password.

calendar-integration-office365-link_en-us.png

Per maggiori informazioni, consulta l'articolo del Centro assistenza di Cronofy su Enterprise Connect per Exchange e Office365.

 

Microsoft Exchange

  1. Crea un account di servizio in Office 365, che sarà utilizzato per rappresentare sale riunioni o utenti per la gestione degli eventi.
  2. Assegna il ruolo di rappresentanza all'account di servizio appena creato. Affinché sia possibile creare gli eventi direttamente nel calendario degli utenti, il ruolo di rappresentanza richiede l'accesso completo al loro calendario.
  3. In Personio, dopo aver completato la procedura di attivazione dell'integrazione, seleziona Exchange.
  4. Inserisci l'indirizzo e-mail e la password del tuo account di servizio.
  5. Inserisci l'indirizzo e-mail che userai per la rappresentanza (un indirizzo diverso dello stesso dominio a cui l'account di servizio può accedere tramite il ruolo di rappresentanza).
  6. Fai clic su Collega account Exchange.

calendar-integration-exchange-link_en-us.png

Per maggiori informazioni, consulta l'articolo del Centro assistenza di Cronofy su Enterprise Connect per Exchange e Office365.

 

Sincronizzare dipendenti e sale riunioni

Durante la sincronizzazione iniziale con il provider di calendario, tutti gli utenti e le sale riunioni correnti vengono autenticati. Questo processo può richiedere alcuni minuti. Per verificare se tutti i dipendenti e le sale sono stati sincronizzati con successo, accedere a Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Calendari > Integrazione calendario.

Nota: se vengono visualizzati messaggi di errore di sincronizzazione dei dipendenti, consulta la sezione Prerequisiti per la sincronizzazione dei dipendenti. Negli altri casi, esamina i vari errori e le soluzioni riportati nel nostro articolo Risoluzione dei problemi di integrazione del calendario aziendale.

 

Prerequisiti per la sincronizzazione dei dipendenti

Per poter eseguire la sincronizzazione dei dipendenti con il calendario aziendale e Personio, è necessario soddisfare i seguenti prerequisiti:

Prerequisito Esempio
L'utente deve già disporre di un indirizzo e-mail sul dominio autenticato.

L'azienda XY ha integrato i suoi calendari sul dominio aziendale XY.com. Di conseguenza, tutti gli utenti di XY con indirizzi e-mail @xy.com vengono autenticati automaticamente. Tuttavia, un agente di recruiting esterno con l'indirizzo e-mail @recruiting.com non verrà convalidato.

Il dipendente deve esistere nel calendario aziendale o avere un indirizzo e-mail aziendale. Se viene aggiunto un nuovo utente in Personio prima della creazione del relativo account nell'applicazione del calendario, verrà visualizzato un messaggio di errore. In questo caso, il dipendente dovrà essere nuovamente sincronizzato dopo essere stato aggiunto al dominio aziendale. Vedi Aggiungere nuovi dipendenti.

 

Aggiungere nuovi dipendenti

Quando aggiungi nuovi dipendenti al tuo dominio aziendale, questi verranno automaticamente autenticati in Personio. Se si verificano problemi di sincronizzazione, riceverai un messaggio di errore.

Per sincronizzare nuovamente un dipendente in Personio, accedere a Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Calendari > Integrazione calendario e fare clic su Sincronizza dipendenti.

calendar-integration-employees_en-us.png

 

Aggiungere nuove sale riunioni

Se usi la funzione di recruiting di Personio, puoi facilmente aggiungere sale riunioni per pianificare i colloqui. Un'icona di informazioni confermerà l'avvenuta sincronizzazione delle sale riunioni. Se aggiungi nuove sale nel dominio aziendale, devi sincronizzarle manualmente in Personio.

Per sincronizzare le nuove stanze, accedere a Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Calendari > Integrazione calendario e fare clic su Sincronizza stanze.

Per maggiori informazioni e risposte alle domande frequenti, consulta la Guida di Cronofy al collegamento dei calendari dell'organizzazione.

 

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