Configurare l'integrazione del calendario aziendale

Questo articolo spiega come integrare Personio con il calendario aziendale utilizzando il subcontraente Cronofy di Personio. Inoltre spiega i vantaggi di integrare il calendario e illustra in dettaglio il processo di configurazione e relativi requisiti. 

 

Informazioni importanti per il successo dell'integrazione

 

Funzionalità

L'integrazione del calendario con Cronofy offre funzionalità diverse a seconda dell'area.

Area Funzionalità
GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Tutte le assenze inserite in Personio vengono automaticamente trasferite nel calendario aziendale. Scopri di più sull'integrazione delle assenze nel calendario.

Recruiting
  • Personio ti consente di sincronizzare i calendari dei dipendenti e quelli delle sale riunioni per poter vedere direttamente la disponibilità dei partecipanti nel calendario durante la pianificazione del colloquio. Scopri di più sulla pianificazione dei colloqui con il calendario integrato.
  • Puoi impostare la tua disponibilità per i colloqui e inviare link di pianificazione intelligente per consentire ai candidati di scegliere tra gli orari disponibili. Scopri di più sulla pianificazione intelligente dei colloqui
  • Puoi anche integrare prodotti per videoconferenze (come Microsoft Teams, Zoom, ecc.) con Personio per creare i link per i colloqui video direttamente nella piattaforma. Scopri di più sulla pianificazione dei colloqui tramite il calendario integrato.

Nota
Quando attivi l'integrazione del calendario, tutti i periodi di assenza richiesti e gli appuntamenti per i colloqui creati nella sezione di recruiting verranno visualizzati nel calendario aziendale esterno. Non possono essere attivati separatamente.

 

Calendari disponibili per l'integrazione

Al momento, Personio supporta l'integrazione con queste tre applicazioni di calendario:

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365 (incluse tutte le versioni 2010, 2013 e 2016)
  • Microsoft Exchange (incluse tutte le versioni 2010, 2013 e 2016)

 

Requisiti

Per integrare il calendario aziendale con Personio, sono necessari i seguenti ruoli:

  • Amministratore dell'account Personio: accetta Cronofy come subcontraente e dà all'amministratore del calendario aziendale i diritti di accesso alla pagina di impostazione dei calendari.
  • Amministratore del calendario aziendale: accede alla pagina delle impostazioni dei calendari per eseguire la configurazione.

 

Fase 1: verifica se la casella di controllo Cronofy è spuntata

La funzione di integrazione del calendario di Personio integra il software del subcontraente Cronofy B.V. Per poter attivare l'integrazione di Personio con il calendario aziendale, devi spuntare la casella di controllo Cronofy nell'Accordo sul trattamento dei dati personali (DPA), sotto Impostazioni > Supporto > Piano & fatturazione. Per ulteriori informazioni sugli standard di conformità e sicurezza dell'integrazione tramite Cronofy, consulta le domande frequenti.

 

Fase 2: collega il calendario aziendale

Una volta accettato Cronofy come subcontraente, vai su Impostazioni > Integrazioni > Integrazione calendario e scegli quale dei seguenti calendari integrare con Personio: Google Calendar, Office 365 (via API Graph), Office 365 (EWS) o Microsoft Exchange.

Nota
L'amministratore del calendario aziendale deve accedere alle impostazioni di integrazione del calendario in Diritti di accesso > Configurazione dell'account > Calendari.

Google Calendar

  1. Fai clic su Collega Google Calendar.
  2. Installa l'applicazione Cronofy Google Workspace sul tuo dominio GSuite. Puoi scaricare l'app qui.
  3. Spunta la casella per confermare di aver installato l'app Cronofy sul tuo dominio Google Workspace.
  4. Seleziona la casella per accettare le condizioni d'uso e l'Informativa sulla privacy di Cronofy.
  5. Fai clic su Collega dominio Google Workspace
  6. Autenticati con le tue credenziali di amministratore Google.

Per ulteriori informazioni su come collegare il calendario aziendale a GSuite, consulta la documentazione di Cronofy. 

Office 365 (tramite API Graph)

Office 365 dispone di due opzioni per impostare l'integrazione: tramite API Graph o EWS. Personio consiglia di utilizzare l'API Graph. Per saperne di più sulle differenze tra queste integrazioni, leggi Che differenza c'è tra EWS e API Graph?

  1. Fai clic su Collega Office 365.
  2. Seleziona la casella per accettare le Condizioni d'uso e l'Informativa sulla privacy di Cronofy. 
  3. Fai clic su Collega account Office 365.
  4. Autenticati con le credenziali di amministratore di Office 365.

Per maggiori informazioni, consulta l'articolo del Centro assistenza di Cronofy su Enterprise Connect per Exchange e Office365 (API Graph).

Office 365 (EWS)

Office 365 dispone di due opzioni per impostare l'integrazione: tramite API Graph o EWS. Personio consiglia di utilizzare l'API Graph. Per saperne di più sulle differenze tra queste integrazioni, leggi Che differenza c'è tra EWS e API Graph?

1. Crea un account di servizio (amministratore del calendario aziendale)

Per connettersi a Office 365 tramite EWS (Exchange Web Services), occorre innanzitutto creare un Account di servizio in Office 365, che verrà utilizzato per rappresentare utenti o sale riunioni durante la gestione degli eventi. Scopri di più su Come impostare un account di servizio.

Note
▶︎ L'account di servizio deve avere una casella postale correlata, che non può essere una casella condivisa.
▶︎ L'account di servizio deve essere correlato a una licenza (pagata per intero).

 

2. Assegna il ruolo di rappresentanza all'account di servizio (amministratore del calendario aziendale).

Una volta creato l'account di servizio, devi assegnargli un Ruolo di rappresentanza. In questo modo, gli eventi possono essere creati direttamente nel calendario dell'utente. Scopri di più su Come impostare la rappresentanza nell'applicazione.

Note
▶︎ Il ruolo di rappresentanza richiede l'accesso completo ai calendari del dominio.
▶︎ Tale ruolo deve essere assegnato all'account di servizio.

 

3. Testa la configurazione (amministratore del calendario aziendale)

Per confermare che le credenziali e la connettività richieste per l'integrazione siano corrette e disponibili, testa la configurazione prima di collegare Office 365. Scopri come Testare la configurazione.

 

4. Collega Office 365 (amministratore del calendario aziendale)

Una volta creato l'account di servizio e assegnato correttamente il ruolo di rappresentanza, accedi a Impostazioni > Integrazioni > Integrazione del calendario e segui le istruzioni qui riportate per collegare il calendario:

  1. Fai clic su Collega Office 365.
  2. Seleziona la casella per accettare le Condizioni d'uso e l'Informativa sulla privacy di Cronofy. 
  3. Fai clic su Collega account Exchange.
  4. Autenticati utilizzando e-mail e password dell'account di servizio.

Per ulteriori informazioni, leggi l'articolo del Centro assistenza di Cronofy Enterprise Connect for Exchange and Office 365.

Microsoft Exchange

1. Crea un account di servizio (amministratore del calendario aziendale)

Per connettersi a Microsoft Exchange, è necessario prima creare un Account di servizio in Office 365, che verrà utilizzato per rappresentare utenti o sale riunioni durante la gestione degli eventi. Scopri di più su Come impostare un account di servizio.

Note
▶︎ L'account di servizio deve avere una casella postale correlata, che non può essere una casella condivisa.
▶︎ L'account di servizio deve essere correlato a una licenza (pagata per intero).

 

2. Assegna il ruolo di rappresentanza all'account di servizio (amministratore del calendario aziendale).

Una volta creato l'account di servizio, devi assegnargli un Ruolo di rappresentanza. In questo modo, gli eventi possono essere creati direttamente nel calendario dell'utente. Scopri di più su Come impostare la rappresentanza nell'applicazione.

Note
▶︎ Il ruolo di rappresentanza richiede l'accesso completo ai calendari del dominio.
▶︎ Tale ruolo deve essere assegnato all'account di servizio.

 

3. Testa la configurazione (amministratore del calendario aziendale)

Per verificare che le credenziali e la connettività richieste per l'integrazione siano corrette e disponibili, testa la configurazione prima di collegare Microsoft Exchange. Scopri come Testare la configurazione.

 

4. Collega Microsoft Exchange (amministratore del calendario aziendale)

Una volta creato l'account di servizio e assegnato correttamente il ruolo di rappresentanza, accedi a Impostazioni > Integrazioni > Integrazione del calendario e segui le istruzioni qui riportate per collegare il calendario:

  1. Clicca Collega Exchange.
  2. Inserisci l'e-mail e la password dell'account di servizio.
  3. Inserisci l'indirizzo e-mail che userai per la rappresentanza (un indirizzo diverso dello stesso dominio, a cui l'account di servizio può accedere tramite il ruolo di rappresentanza).
  4. Seleziona la casella per accettare le Condizioni d'uso e l'Informativa sulla privacy di Cronofy. 
  5. Fai clic su Collega account Exchange.

Per maggiori informazioni, consulta l'articolo del Centro assistenza di Cronofy su Enterprise Connect per Exchange e Office365.

 

Fase 3: finalizza le impostazioni

Nell'area Pianificazione dei colloqui, è possibile attivare la casella di controllo Mostra i titoli degli eventi privati dei dipendenti nella funzione "Trova una fascia oraria nel calendario" (facoltativa). In questo modo, chi organizza un colloquio può vedere i dettagli degli eventi contrassegnati come privati nei calendari dei dipendenti che desidera invitare al colloquio.

Per ulteriori informazioni sulla gestione della privacy dei dati e sulla conformità al GDPR, consulta le domande frequenti.

 

Sincronizzare dipendenti e sale riunioni

Durante la sincronizzazione iniziale con il fornitore del calendario, verrà eseguita l'autenticazione di tutti gli utenti e le sale riunioni attuali. La procedura può richiedere alcuni minuti. Per verificare se tutti i dipendenti e le sale sono stati sincronizzati con successo, accedi a Impostazioni > Integrazioni > Integrazione calendario.

Nota 
Se visualizzi messaggi di errore per la mancata sincronizzazione dei dipendenti, consulta la sezione Prerequisiti per la sincronizzazione dei dipendenti. Negli altri casi, esamina i vari errori e le soluzioni riportati nel nostro articolo Risoluzione dei problemi di integrazione del calendario aziendale.

 

Prerequisiti per la sincronizzazione dei dipendenti

Per poter eseguire la sincronizzazione dei dipendenti con il calendario aziendale e Personio, è necessario soddisfare i seguenti prerequisiti:

Prerequisito Esempio
L'utente deve già disporre di un indirizzo e-mail sul dominio autenticato.

L'azienda XY ha integrato i suoi calendari nel dominio aziendale XY.com. Di conseguenza, tutti gli utenti di XY con indirizzi e-mail @xy.com vengono autenticati automaticamente. Tuttavia, un agente di recruiting esterno con l'indirizzo e-mail @recruiting.com non verrà convalidato.

Il dipendente deve esistere nel calendario aziendale o avere un indirizzo e-mail aziendale. Se viene aggiunto un nuovo utente in Personio prima della creazione del relativo account nell'applicazione del calendario, verrà visualizzato un messaggio di errore. In questo caso, il dipendente dovrà essere nuovamente sincronizzato dopo essere stato aggiunto al dominio aziendale. Vedi Aggiungere nuovi dipendenti.
È possibile collegare solo i messaggi di posta elettronica univoci di un dipendente. Se un dipendente utilizza una casella di posta condivisa, riceverai un messaggio di errore. Per poter essere sincronizzato, il dipendente deve disporre di un indirizzo e-mail univoco.

 

Aggiungere nuovi dipendenti

Quando aggiungi nuovi dipendenti al tuo dominio aziendale, questi verranno automaticamente autenticati in Personio. Se si verificano problemi di sincronizzazione, riceverai un messaggio di errore.

Esistono cinque diversi stati di sincronizzazione dei dipendenti:

Stato Dettagli Tooltip visualizzato
Autenticazione La procedura di autenticazione è iniziata. La procedura può richiedere un po' di tempo. Se lo stato non cambia, utilizza il pulsante "Sincronizza tutti i dipendenti" per ripetere la sincronizzazione.
In sospeso

L'autenticazione è in fase di verifica.

 

Il calendario del dipendente è ancora in fase di sincronizzazione. Se lo stato non cambia, utilizza il pulsante "Sincronizza tutti i dipendenti" per ripetere la sincronizzazione.
Autenticato L'autenticazione ha avuto successo e il calendario del dipendente è stato sincronizzato.

-

Non disponibile

L'autenticazione non è riuscita e il calendario del dipendente non può essere sincronizzato. Se si verifica questo errore, consulta l'articolo Risoluzione problemi: impostare l'integrazione del calendario aziendale.

Verrà visualizzato un messaggio da Cronofy.

o

Non è stato possibile sincronizzare il calendario del dipendente. Prova a consultare l'articolo sulla risoluzione dei problemi.

Errore

È stato riscontrato un problema dopo un'autorizzazione riuscita. Contatta il nostro team di supporto tramite Aiuto > Supporto e aggiornamenti > Trova risposte.

Qualcosa non va. Contatta l'assistenza clienti.

 

Per sincronizzare nuovamente un singolo dipendente o tutti i dipendenti in Personio, vai su Impostazioni > Integrazioni > Integrazione del calendario. Il primo menu contiene un elenco di dipendenti che non sono stati sincronizzati. Fai clic sulla freccia giù per aprire il menu.

  • Per sincronizzare un singolo dipendente, fai clic sull'icona del loop a destra del nome del dipendente.
  • Per sincronizzare tutti i dipendenti, fai clic su Sincronizza tutti i dipendenti in alto e a destra del menu.

 

Aggiungere nuove sale riunioni

Se usi la funzione di recruiting di Personio, puoi facilmente aggiungere sale riunioni per pianificare i colloqui. Un'icona di informazioni confermerà l'avvenuta sincronizzazione delle sale riunioni. Se aggiungi nuove sale nel dominio aziendale, devi sincronizzarle manualmente in Personio.

Per sincronizzare le nuove sale, accedi a Impostazioni > Integrazioni > Integrazione calendario e fai clic su Sincronizza tutte le sale.

Suggerimento
Per maggiori informazioni e risposte alle domande frequenti, consulta la Guida di Cronofy al collegamento dei calendari dell'organizzazione.

 

Domande frequenti

Di seguito troverai le risposte alle domande più frequenti sull'integrazione del calendario e, in particolare, sulla gestione della privacy dei dati e sulla conformità al GDPR.

Che cos'è Cronofy?
Cronofy B.V. (Apollolaan 151, Amsterdam, 1077 AR, Paesi Bassi) è un subcontraente di Personio che fornisce un servizio di sincronizzazione dei calendari. Il servizio di sincronizzazione dei calendari di Cronofy consente di integrare il calendario aziendale con Personio.
A quali dati ha accesso?
Cronofy potrà accedere a tutti i calendari, le voci e i contenuti. In particolare, indirizzi e-mail, voci di calendario e relativi contenuti, così come oggetto, luogo, orario e contenuti degli inviti di calendario creati dai dipendenti con Personio.

Suggerimento:
▶︎
Se è possibile che i vostri dipendenti memorizzino informazioni riservate o private nei loro calendari personali (o nel caso in cui ciò sia esplicitamente autorizzato), consigliamo di informarli che, dopo l'attivazione dell'integrazione del calendario, terze parti e, a seconda delle impostazioni, alcuni dipendenti della vostra azienda avranno accesso a tutti i contenuti dei calendari.
▶︎
In alternativa, consigliamo di evitare di memorizzare informazioni riservate o private/appuntamenti nei calendari. La presente è solo una raccomandazione e non costituisce una consulenza legale.

Conformità al GDPR
Cronofy Amsterdam ha sede nell'UE e tratta i dati esclusivamente su server situati in Germania. L'azienda è certificata ISO 27001 e dispone di un rapporto SOC2. Per ulteriori informazioni su conformità e sicurezza di Cronofy, fare riferimento alla documentazione relativa a privacy e sicurezza di Cronofy.
Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
In qualità di subcontraente di Personio, Cronofy non richiede di stipulare un nuovo DPA. È possibile utilizzare il servizio ai sensi del DPA di Personio, a condizione di accettare Cronofy B.V. come subincaricato del trattamento dei dati. A tale scopo, vai su Impostazioni > Supporto > Piano & fatturazione > Accordo sul trattamento dei dati personali (DPA). In Parti aggiuntive del contratto > Subcontraenti, seleziona la casella accanto a Cronofy B.V.

Nota: qualora si vogliano utilizzare le funzionalità di Cronofy, i dati richiesti per la fornitura dei servizi saranno elaborati dal subcontraente Cronofy B.V. Per impedire l'elaborazione dei dati è possibile disattivare l'utilizzo di tali funzionalità.

Posso limitare l'accesso ai miei dati (con l'API Graph)?
Per poter creare eventi, Cronofy deve avere accesso completo ai tuoi dati. L'API Graph, invece, ha bisogno di meno permessi e accede solo ai dati del calendario. È possibile limitare ulteriormente l'accesso a determinati gruppi di utenti seguendo questa documentazione.
Posso limitare l'accesso di Cronofy (tramite l'account di servizio)?
Per poter creare degli eventi, Cronofy necessita dell'accesso in scrittura ai tuoi dati.Tuttavia, è possibile:
Perché l'accesso libero-occupato non è sufficiente?
L'utilizzo dell'accesso libero-occupato impedisce a Personio di creare eventi direttamente nei tuoi calendari. Poiché si tratta della funzionalità principale del nostro prodotto (creazione eventi per colloqui e di assenze direttamente in Outlook), abbiamo bisogno dell'accesso completo, senza doverlo limitare alla modalità libero-occupato. Per ulteriori informazioni sui livelli di accesso, leggi qui.
Supportate anche configurazioni ibride?
Poiché è possibile collegare un solo account di servizio con Personio, le configurazioni ibride di solito non sono supportate. Se l'azienda dispone di caselle di posta elettronica in un ambiente ibrido (in parte su Office 365 e il resto su un server Exchange locale), l'integrazione con Personio non sarà possibile, poiché questa configurazione ibrida richiederebbe la connessione di più account di servizio.
Come vengono visualizzati i periodi di assenza nei calendari?
Per impostazione predefinita, tutti i periodi di assenza vengono visualizzati come Assente oggi. Tutte le voci del calendario vengono visualizzate con la dicitura Privato. Il nome del periodo di permesso non sarà mai mostrato, in quanto si tratta di un dato che non viene trasmesso a Cronofy. A Cronofy vengono inviati solo le date e gli orari di inizio e fine dell'assenza.

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