Questo articolo spiega come pianificare i colloqui utilizzando il calendario integrato di Personio. A tale scopo, verifica che il tuo amministratore abbia attivato la sincronizzazione con il calendario aziendale, in modo che tu possa usare il calendario. Per maggiori informazioni, consulta Configurare l'integrazione del calendario aziendale.

Pianificare un colloquio

Per creare un colloquio con il calendario integrato, procedi come segue:

1. Vai su Recruiting > Candidature.
2. Accedi alla candidatura rilevante e fai clic sulla scheda Colloqui.
3. Seleziona Nuovo colloquio e scegli il tipo di colloquio.
   Scopri di più sulla Configurazione dei tipi di colloquio.
4. Seleziona tutti i partecipanti al colloquio, incluso l'organizzatore. Se, in qualità di organizzatore, desideri che il colloquio pianificato sia visualizzato anche nel tuo calendario, aggiungi te stesso come partecipante.
   
   

   
   Suggerimento Anche se l'organizzatore non deve necessariamente partecipare al colloquio, deve essere già definito come responsabile del lavoro. A ciascun partecipante deve essere assegnato un ruolo di recruiting per poter definire i diritti di cui gode quando viene invitato al colloquio. Scopri di più sulla Fase 7: definizione dei ruoli di recruiting.

5. Ora fai clic su Trova uno spazio nel calendario per pianificare il colloquio utilizzando il calendario integrato di Personio. Scopri di più sulla visualizzazione Calendario.
   

   
   Nota: per attivare il pulsante, è necessario selezionare almeno un partecipante. 

6. Nel calendario, puoi passare dalla visualizzazione settimanale a quella giornaliera per ottenere maggiori dettagli sui periodi più impegnativi. A seguire, seleziona una fascia trascinandola, scegli una stanza, se necessario, e fai clic su Seleziona spazio.
   

   
   Nota: Se il calendario di un partecipante non è autenticato, vedrai il simbolo ⚠️ accanto al suo nome.

7. Alla voce Metodo del colloquio, puoi decidere se il colloquio si terrà di persona, telefonicamente o tramite un fornitore integrato di servizi di videoconferenza (Google Meet, Zoom, MS Teams o GoToMeeting). Scopri di più sulla configurazione di videoconferenze per i colloqui.
   

   
   Note
   ▶︎ Le opzioni di videoconferenza sono disponibili solo se l'host responsabile selezionato è un utente autenticato del provider di videoconferenze.
   ▶︎ Un utente può ospitare solo una videoconferenza alla volta.

8. Se hai configurato dei moduli di valutazione, puoi selezionarne uno dal menu a discesa, e impostare un promemoria per chi terrà il colloquio per ricevere notifiche automatiche via e-mail riguardo a questa attività. Puoi trovare ulteriori informazioni qui: Creare moduli di valutazione dei candidati.
9. Poi seleziona Invita partecipanti.
   Verrà creato un evento di colloquio nel calendario di tutti i partecipanti tramite l'API del calendario di Personio. Ciò permette di prenotare la sala selezionata per la stessa ora. L'evento sul calendario includerà le eventuali note aggiunte al colloquio in Personio. Nel caso in cui sia stato creato un colloquio video, l'evento del calendario conterrà un link alla videoconferenza.
   

Una volta pianificato il colloquio, puoi inviare l'invito al candidato. Scopri di più su come inviare messaggi di recruiting.

Suggerimento: se preferisci che i candidati scelgano la data e l'ora del colloquio da un elenco di opzioni, puoi inviare loro un link di pianificazione intelligente. Scopri di più sulla pianificazione intelligente dei colloqui.

Comprendere la visualizzazione Calendario su Personio

La visualizzazione Calendario mostra gli eventi inseriti per i dipendenti e le sale riunioni selezionati. I dipendenti e le sale a cui si riferiscono gli eventi sono contrassegnati con colori diversi.

I seguenti elementi visivi facilitano l'analisi delle informazioni:

• Le assenze dei dipendenti sono indicate come assenze in Personio. Il tipo di assenza non è però indicato.
• Gli eventi con durata superiore a 24 ore vengono mostrati nella parte superiore del giorno in questione.
• Il giorno corrente è contrassegnato da una linea blu nella parte superiore, e l'ora corrente è indicata da un'altra linea blu.
• Se il calendario di un partecipante non è integrato, vedrai il simbolo ⚠️ accanto al suo nome.
• I giorni festivi sono indicati sopra il calendario.

Nota I giorni festivi del calendario delle Assenze di Personio non sono bloccati nel calendario esterno. Per impedire ai candidati di pianificare colloqui nei giorni festivi, è necessario bloccare manualmente queste date.

La visualizzazione Calendario offre le seguenti funzionalità:

• Fai clic sulle frecce < > per scorrere le settimane (o i giorni se sei nella visualizzazione Giorno)
• Seleziona una sala dal menu a discesa.
• Fai clic su Giorno per una visualizzazione dettagliata degli orari disponibili.
• Per inserire un nuovo evento, fai clic sull'ora richiesta e seleziona la durata appropriata trascinando il cursore verso la fine pianificata dell'evento.
• L'orario e la sala selezionati verranno aggiunti al colloquio pianificato.

Stato del colloquio

Il colloquio pianificato verrà visualizzato nella scheda Colloquio con lo stato Pianificato, Completato o Annullato. Un'icona indicherà la modalità del colloquio (Zoom, Google Meet, ecc.). L'ora del colloquio è basata sul fuso orario dell'organizzatore che viene indicato tra le parentesi quadre. Se hai creato una videoconferenza, verrà visualizzato il link per accedervi. Per annullare il colloquio, fai clic su Annulla questo colloquio. Tutti i partecipanti e i candidati saranno informati dell'annullamento.

Una volta creato il colloquio, puoi visualizzare i seguenti messaggi di stato sia nel colloquio pianificato che nel calendario aziendale:

Nota
Lo stato del candidato non viene visualizzato se i colloqui vengono pianificati con il calendario integrato. 

Quali informazioni del calendario vengono visualizzate su Personio?

Su Personio, i dati dei calendari dei partecipanti a un colloquio sono mostrati quando si utilizza la funzionalità Trova uno spazio nel calendario.

• Tutti gli eventi pubblici sono mostrati con i relativi dettagli. L'integrazione non considera i diritti di accesso individuali concessi nelle impostazioni del calendario.
• Tutti gli eventi privati nel calendario di un dipendente sono visualizzati con la dicitura Impegnato.
  
  

  Nota
  L'integrazione del calendario consente di selezionare la casella Mostra dettagli degli eventi privati, che permette di visualizzare il titolo dell'evento. A tale scopo, vai su Impostazioni > Integrazioni > Integrazione calendario e seleziona la casella sotto Pianificazione colloqui.

Per ulteriori informazioni sull'integrazione del calendario e sulla gestione della privacy dei dati e della conformità al GDPR, consulta le domande frequenti.

Quali informazioni del colloquio vengono visualizzate sul calendario aziendale?

Nota
Una volta pianificato un colloquio, vengono creati due eventi di calendario separati: un evento interno viene creato nel calendario aziendale per i partecipanti interni che organizzano il colloquio e un evento separato viene creato nel calendario personale del candidato, in cui il candidato è l'unico partecipante.

Tutti i colloqui creati sono privati. Ciò significa che solo i partecipanti interni al colloquio possono visualizzare i dettagli nei loro calendari. Gli altri colleghi dell'azienda non possono vedere alcuna informazione. Per avere una panoramica degli elementi del calendario e sapere a chi sono visibili, leggi quanto segue.

Best practice