Questo articolo fornisce una panoramica dell'implementazione di Personio. L'obiettivo del processo di implementazione è configurare l'account in base alle esigenze specifiche dell'azienda e acquisire una conoscenza approfondita per integrare al meglio Personio nel lavoro quotidiano.
Prima di iniziare
Dopo aver deciso di utilizzare Personio, riceverai le prime informazioni importanti sul processo di implementazione dal tuo contatto per le vendite.
Prima della data di inizio dell'implementazione ufficialmente concordata, avrai tempo per prepararti per questo processo.
- Per maggiori informazioni sui passaggi essenziali da completare prima di iniziare la tua implementazione, registrati al nostro webinar Preparazione per la tua implementazione.
- Raccogli tutti i dati necessari, ad esempio i dati dei dipendenti, i salari, gli orari di presenza, i periodi di assenza, i saldi delle assenze per l'account, e i candidati, per preparare le varie importazioni che dovrai eseguire durante l'implementazione. Puoi già iniziare a compilare questi dati per le importazioni da Excel:
| Obbligatorio | Questa importazione è la prima fase della configurazione iniziale del tuo account Personio. È opportuno iniziare l'implementazione importando i dati dei dipendenti, in quanto ciò consente di definire gli orari di lavoro e le politiche di accumulo. | |
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Obbligatorio |
Trasferisci i dati dei salari dei dipendenti, ad esempio i salari fissi e orari, attuali e storici. È possibile aggiungere facilmente ai dati importati altri tipi di compensi, ad esempio i sussidi per le spese di trasporto pubblico. Puoi inoltre registrare pagamenti di bonus flessibili. |
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Obbligatorio |
Importa le assenze storiche e future dal tuo sistema esistente in Personio. Importando le assenze, avrai la certezza di disporre di dati aggiornati sui permessi maturati. | |
| Importare i dati dei candidati | Facoltativa |
Puoi anche importare i dati esistenti dei candidati in Personio. In alternativa, è possibile inserire questi dati manualmente nel sistema. |
Inoltre, puoi importare i documenti esistenti dei tuoi dipendenti in Personio, manualmente, con la funzionalità di caricamento multiplo o tramite un'integrazione API. La documentazione tecnica di riferimento è disponibile sul nostro portale per sviluppatori.
Nota
Per importare i dati e le assenze dei dipendenti è necessario acquisire i dati esistenti, operazione che può richiedere tempi lunghi a seconda della natura dei dati. Assicurati di avere tutto pronto prima di iniziare l'implementazione.
Suggerimento
Per maggiori informazioni sulle importazioni, consulta gli articoli Come eseguire un'importazione e Perché l'importazione non funziona?.
Contatto e durata dell'implementazione
Il team di implementazione ti contatterà prima del processo o nella sua fase iniziale per fornirti tutte le informazioni e le risorse necessarie.
I materiali della tua implementazione determineranno i tempi specifici per eseguire tutte le impostazioni e le importazioni. Ti chiediamo di programmare un periodo di tempo adeguato per garantire che la tua implementazione sia completata entro i tempi previsti.
Ove necessario, dovrai anche assicurarti che i punti di contatto appropriati della tua azienda siano disponibili a partecipare al processo di implementazione.
Preparazione
Puoi accedere al tuo account all'indirizzo nomeaccount.personio.de. Per darti una prima idea sulle modalità di configurazione di Personio, l'account contiene già alcune configurazioni di esempio con dipendenti e modelli. Basandoti su queste impostazioni, puoi adattare il tuo account alle tue esigenze particolari. Non appena inizia il contratto, l'account di prova viene convertito nel tuo account effettivo, incluse tutte le funzionalità che hai prenotato nel tuo pacchetto. Tutte le impostazioni effettuate fino a questo punto verranno adottate.
Se desideri estendere le funzionalità incluse nel tuo piano, dai un'occhiata a Come si esegue un upgrade?. Per una panoramica dei diversi piani disponibili, consulta il nostro sito web.
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Completare la procedura guidata di configurazione
Prima di configurare il tuo account, ti chiediamo di completare la procedura guidata di configurazione. Una nota corrispondente viene visualizzata in Impostazioni > Azienda. Le tre fasi della procedura ti guideranno nella configurazione di base del tuo account. Se lo desideri, in seguito potrai modificare la configurazione.
Una volta completata la procedura guidata di configurazione, tutti i dati del dipendente predefiniti vengono eliminati in modo da poter iniziare a configurare il proprio account.
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Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
La legge impone a Personio di stipulare un DPA con te. Per ridurre al minimo il carico amministrativo per entrambe le parti, offriamo la possibilità di firmare il DPA direttamente su Personio.
Nota:
Per motivi di privacy dei dati, non è possibile avviare l'implementazione senza un DPA firmato. -
Responsabili dell'account e del contratto
Dovrai definire i Responsabili dell'account e del contratto in Impostazioni > Supporto > Supporto. I Responsabili dell'account possono contattare il servizio clienti per questioni tecniche, mentre i Responsabili del contratto sono in contatto con il Team di crescita dei clienti per tutte le questioni relative agli abbonamenti. Questi dipendenti saranno anche autorizzati a rilasciare istruzioni in conformità con il GDPR dell'UE.
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Accesso di rappresentanza
Per impostazione predefinita, i dipendenti di Personio non hanno accesso al tuo account. Per ricevere assistenza durante la configurazione iniziale del tuo account, devi fornire al tuo Responsabile dell'implementazione o al nostro team di assistenza un accesso di rappresentanza.
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Informazioni di fatturazione
Devi inoltre assicurarti che le informazioni di fatturazione siano state inserite in Impostazioni > Supporto > Piano & fatturazione > Informazioni di fatturazione.
Fasi di implementazione
Durante l'implementazione, dovrai configurare e importare personalmente diversi dati dei dipendenti. Per assisterti durante questo processo, sono disponibili le nostre risorse per l'apprendimento, tra cui gli articoli del Centro assistenza, le Presentazioni interattive e la Community.
Per ogni modulo troverai le informazioni dettagliate per configurare le impostazioni e un articolo sul controllo di qualità che ti illustrerà le attività obbligatorie da eseguire.
| Moduli di gestione dei dipendenti | |
| Nozioni basilari dell'account | |
| Profilo del personale | |
| Salari e payroll preliminare |
▶︎ Importare i dati del salario |
| Presenze e assenze |
▶︎ Creare e assegnare orari di lavoro ▶︎ Controllo qualità: presenze ▶︎ Creare politiche di accumulo per i tipi di assenza |
| Onboarding e offboarding | |
| Modelli di documenti | |
| Ruoli dipendente e flussi di lavoro di approvazione |
▶︎ Controllare i ruoli dipendente e i diritti di accesso |
Se hai acquistato il modulo Recruiting, questa area viene configurata indipendentemente da Gestione dipendenti.
| Moduli di recruiting (se applicabili) | |
| Pagina carriere e posizioni |
▶︎ Opzioni per collegare la propria Pagina carriere a Personio ▶︎ Impostare la Pagina carriere ▶︎ Personalizzare e assegnare uno stile alla Pagina carriere ▶︎ Impostare la comunicazione tramite e-mail con il candidato |
| Gestione dei candidati |
▶︎ Impostare le fasi e le categorie di recruiting ▶︎ Imposta i tipi di colloquio e gli inviti ▶︎ Creare i moduli di valutazione |
Introduzione ad altre aree del prodotto
È possibile configurare altre funzionalità in Personio in una fase successiva. Troverai maggiori informazioni su queste aree del prodotto nei seguenti articoli:
- Panoramica dell'area Performance & sviluppo di Personio
- Panoramica di Personio Conversations
- Panoramica della procedura di configurazione dell'integrazione DATEV e risorse di supporto disponibili
Completare l'implementazione
Una volta completate tutte le impostazioni in Personio, verrà eseguita una revisione dell'account. Per completare l'implementazione, è necessario che tutte le impostazioni siano configurate correttamente. Puoi fare riferimento agli articoli sul controllo qualità di ciascun modulo per assicurarti di avere eseguito tutte le impostazioni. Per maggiori informazioni, puoi anche partecipare al nostro webinar sulla qualità.
Se non ritieni di poter completare l'implementazione nei tempi previsti, puoi contattare il team di implementazione tramite Trova risposte.
Una volta ottenuto il via libera dopo la revisione del tuo account, l'implementazione è completata. Potrai quindi invitare i tuoi dipendenti su Personio.
Al termine del processo di implementazione, il tuo account verrà trasferito dal Team di implementazione al nostro Team del servizio clienti. Potrai quindi contattare i nostri colleghi tramite e-mail o telefono per eventuali domande o problemi ai quali non hai trovato risposta nel Centro assistenza o nella nostra Community.
Supporto disponibile
Dopo l'implementazione, sarai comunque in grado di accedere alle risorse di apprendimento utilizzate per configurare i tuoi account, come il nostro Centro assistenza e le presentazioni interattive. Troverai anche supporto e migliori prassi nella nostra Community, dove potrai anche porre le tue domande. Per accedere a tutte le risorse disponibili, ti consigliamo di cercare nella nostra sezione Trova risposte.
Se hai bisogno di ulteriore assistenza, i tuoi Responsabili dell'account e del contratto possono contattare il nostro Team del servizio clienti tramite Trova risposte.