Panoramica del processo di implementazione

This article provides an overview of your implementation of Personio. The goal of the implementation process is to configure your account according to your company's specific needs and gain extensive knowledge to best integrate Personio into your day-to-day work.

Primo contatto

After you have decided to use Personio, you will receive the first important information regarding the implementation process from your sales contact. Prior to the officially agreed implementation start date, you have sufficient time to gather all the data and information needed for the implementation and to register for our webinar "Preparation for your Implementation".

The Implementation Team will contact you before or at the latest at the start of the implementation to provide you with all necessary information regarding your implementation.

Usa il periodo prima dell'inizio dell'implementazione per acquisire tutti i dati necessari, ad esempio quelli sui dipendenti, i salari, gli orari di presenza, i periodi di assenza, i saldi delle assenze e i candidati, tramite Excel. Puoi importare questi dati in Personio utilizzando i modelli Excel da noi forniti a tale scopo.

Contatti e durata dell'implementazione

A seconda delle dimensioni della tua azienda e dell'ambito del tuo pacchetto Personio, l'implementazione può richiedere da 4 a 8 settimane. Durante questo periodo, ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno e monitoreremo lo stato dell'implementazione. 

Ti chiediamo di programmare un periodo di tempo adeguato per garantire che la tua implementazione, inclusa la configurazione di ogni singola fase, sia completata entro i tempi previsti.

During and of course after the implementation, all our (interactive) learning materials such as our Helpcenter, interactive tours, Webinars as well as our Community are available to you.

Preparazione

You can access your account at myaccount.personio.de. To give you a first impression of how Personio can be configured, your account already contains some sample configurations, employees and templates. Based on these settings, you can adjust your account to your particular requirements. As soon as your contract starts, your test account is converted to your actual account, including all functionalities you have booked within your package. Any settings that have been made up to this point will be adopted.

Se desideri estendere le funzionalità incluse nel tuo piano, fai clic qui per informazioni sull'upgrade del tuo account Personio. Per una panoramica dei diversi piani disponibili, consulta il nostro sito web.

Use the time until the start of implementation to acquire all necessary data. This is especially important if your employee data is not yet available to you in electronic form or if you need to request employee data externally. In Personio you have the possibility to import employee data, salaries, attendance times, absence periods, absence account balances as well as applicants via Excel. 

For all these imports we provide you with corresponding Excel templates.

Completare la procedura guidata di configurazione

Prima di configurare il tuo account, ti chiediamo di completare la procedura guidata di configurazione. Una apposita nota viene visualizzata in Impostazioni > Azienda. Le tre fasi della procedura ti guideranno nella configurazione di base del tuo account. Se lo desideri, in seguito potrai modificare la configurazione.

Una volta completata la procedura guidata di configurazione, tutti i dati del dipendente predefiniti vengono eliminati in modo da poter iniziare a configurare il proprio account. Durante la fase iniziale dell'implementazione, configura anche le seguenti impostazioni:

• Assegna i ruoli di responsabile dell'account e responsabile del contratto: vai su Impostazioni > SUPPORTO > Supporto > per definire i responsabili dell'account e del contratto (precedentemente noti come dipendenti autorizzati a fornire assistenza e istruzioni). I responsabili dell'account possono contattare il servizio clienti per questioni tecniche, mentre i responsabili del contratto sono in contatto con il team di crescita dei clienti per tutte le questioni relative agli abbonamenti. Questi dipendenti saranno anche autorizzati a rilasciare istruzioni in conformità con il GDPR dell'UE.
• Accesso di rappresentanza: per impostazione predefinita, i dipendenti di Personio non hanno accesso al tuo account. Per ricevere assistenza durante la configurazione iniziale del tuo account, devi fornire al tuo Responsabile dell'implementazione o al nostro team di assistenza un accesso di rappresentanza.
• Accordo sul trattamento dei dati (DPA): la legge impone a Personio di stipulare un DPA con te. Per ridurre al minimo il carico amministrativo per entrambe le parti, offriamo la possibilità di firmare il DPA direttamente su Personio.

Per motivi di privacy dei dati, non è possibile avviare l'implementazione senza un DPA firmato.

Fasi di implementazione

Quando Personio viene implementato, le aree Gestione dei dipendenti e Recruiting (se applicabili, a seconda del piano) sono configurate in modo indipendente. Tuttavia, si consiglia di configurare l'area di Gestione dei dipendenti prima dell'area Recruiting. L'implementazione va completata su singoli moduli e nell'ordine previsto. Di seguito è riportato un elenco di articoli e tutorial video del centro assistenza che spiegano nel dettaglio la configurazione con esempi pratici:

Configurazione dell'area Gestione dei dipendenti

1. Importazione dei dati dei dipendenti
2. Configurazione di uffici, dipartimenti e team
3. Importazione dei salari
4. Configurazione del payroll preliminare
5. Configurazione e assegnazione degli orari di lavoro
6. Configurazione di assenze e politiche di accumulo
7. Importazione delle assenze
8. Controllo di ruoli dipendente e diritti di accesso
9. Configurazione dei processi di approvazione
10. Configurazione dei processi di onboarding e offboarding
11. Configurazione dei modelli di documenti

Configurazione dell'area Recruiting

1. Configurazione di fasi e categorie
2. Configurazione delle impostazioni delle e-mail
3. Generazione dei colloqui di recruiting
4. Creazione dei moduli di valutazione
5. Configurazione della Pagina carriere Personio
6. Creazione di canali esterni
7. Definizione dei ruoli di recruiting

Puoi anche seguire dei tour all'interno dell'app in cui configurare le impostazioni di base e prendere dimestichezza con l'account Personio. Fai clic qui per ulteriori informazioni sui tour in-app. Saremo lieti di attivarli per il tuo account.

Completare l'implementazione

After you have made all settings in Personio, an account check takes place. Here we also support you with numerous materials such as best practice articles and checklists.

Qualora non fossi in grado di completare l'implementazione entro il periodo di tempo previsto, puoi estenderlo pagando una tariffa aggiuntiva.

The implementation is completed by inviting your employees to Personio. After the implementation is complete, the Implementation Team will hand over your account to our Customer Service Team. You can then contact our colleagues via email or phone with questions or problems for which you did not find answers in the Helpcenter or in our Community.