Questo articolo spiega come ricordare a determinati dipendenti le riunioni di feedback singole e ricorrenti.

Ad esempio, potresti voler ricordare ai dipendenti nelle posizioni dirigenziali che sono previste riunioni di feedback (come valutazioni annuali e discussioni sullo sviluppo professionale).

In questo articolo, esamineremo due diversi tipi di riunioni di feedback a titolo esemplificativo.

Esempio 1: Promemoria per i feedback in base alla data di assunzione del dipendente

Esempio 2: Promemoria per i feedback a scadenze prestabilite durante l'anno solare

Per utilizzare la funzione di promemoria per le riunioni di feedback, procedi come segue.

Fai clic qui per ulteriori esempi utili su come utilizzare le funzioni di promemoria, ad es. per i compleanni.

Fasi preparatorie

Creazione di una nuova sezione per i dipendenti e nuovi attributi

Puoi fare in modo che Personio ti ricordi tutti gli attributi che hai impostato, come la Data. È quindi importante impostare i diversi tipi di riunioni di feedback come attributi.

• Vai su Impostazioni > Informazioni dipendente > Sezioni e aggiungi una nuova sezione per le riunioni di feedback. Fai clic qui per ulteriori informazioni su come creare una nuova sezione nel profilo dipendente.
• Ora, nella nuova sezione, aggiungi un nuovo attributo Data per ciascuna riunione di feedback senza riferimenti alla data di assunzione del dipendente andando su Impostazioni > Informazioni dipendente > Aggiungi un attributo.

Vai a Impostazioni > Ruoli dipendente > Diritti di accesso e assegna come minimo i diritti di visualizzazione per la sezione (ad es. Riunioni di feedback) per ciascun ruolo dipendente applicabile in modo da poter inserire i promemoria in un secondo momento. Fai clic qui per informazioni dettagliate sull'impostazione e la gestione dei ruoli dipendente.
L'accesso dei supervisori può essere assegnato facilmente tramite il ruolo Tutti i dipendenti. Spunta la casella di controllo I miei subordinati per concedere a tutti i supervisori i diritti di visualizzazione o modifica per i dipendenti di cui sono responsabili. Fai clic qui per ulteriori informazioni su cosa significhi l'espressione I miei subordinati in Personio.

Creazione di un modello per importare i dati

Utilizzando la funzione di importazione, puoi caricare in blocco tutte le riunioni di feedback che sono già state pianificate.

Usa la funzione di esportazione nella lista dipendenti per generare un modello di importazione per gli appuntamenti. Vai alla funzione di esportazione tramite la lista dipendenti e, oltre all'indirizzo e-mail, esporta tutti gli attributi relativi alle riunioni di feedback che desideri.

Leggi questo articolo per ulteriori informazioni sulla funzione di esportazione nella lista dipendenti.

Utilizza il file esportato come modello di importazione e compilalo con gli appuntamenti di feedback (GG.MM.AA) per i tuoi dipendenti.

Ricordati di inserire solo gli appuntamenti imminenti. Nelle fasi seguenti, spieghiamo come configurare i promemoria annuali ricorrenti.

Esempio 1: Promemoria per i feedback in base alla data di assunzione del dipendente

Questa opzione è consigliata quando le riunioni di feedback si svolgono durante il periodo di prova e nel caso in cui desideri impostare un promemoria per i dipendenti per prepararli a questi appuntamenti. Le date programmate dipendono dalla data di assunzione del dipendente e quindi ricorrono in momenti diversi durante l'anno.

1. Scegli a che punto del periodo di prova fissare le riunioni. Ad esempio, pianifica un "confronto a metà del periodo di prova" dopo tre mesi dalla data di assunzione e un "confronto alla fine del periodo di prova" dopo sei mesi dalla data di assunzione.
2. Vai su Impostazioni > Ruoli dipendente e seleziona il ruolo a cui desideri inviare promemoria per le riunioni di feedback, ad es. tutti i supervisori.
3. Utilizzando la scheda Promemoria, puoi impostare un nuovo promemoria per l'attributo dipendente Data di assunzione di tutti i dipendenti, ad esempio 14 settimane dopo. Selezionando "Promemoria per tutti i dipendenti riguardante Data di assunzione di I miei subordinati", il promemoria viene attivato per tutti i dipendenti che ricoprono il ruolo di supervisori nei rispettivi profili dipendenti.

4. Per assicurarti che i promemoria per le riunioni di feedback non scadano automaticamente, ti consigliamo di salvarli come "Notifica senza scadenza".

   
5. Imposta un altro promemoria per l'attributo "Fine del periodo di prova" di tutti i dipendenti, ad esempio due settimane prima della fine del periodo di prova. Inserisci un commento come "Organizzare una riunione semestrale".

Così facendo, avrai ricordato per tempo (ad es. due settimane prima della fine del primo semestre e due settimane prima della fine del periodo di prova) a chi di dovere di pianificare i confronti.

Puoi utilizzare questi promemoria anche dopo il periodo di prova, quando la frequenza dei confronti rimane invariata e si continua a fare riferimento alla data di assunzione. A questo scopo, seleziona la casella Ripeti promemoria flusso di lavoro ogni anno.

Assicurati che i dipendenti che devono ricevere il promemoria godano come minimo dei diritti di visualizzazione per le sezioni contenenti gli attributi pertinenti. Fai clic su qui per ulteriori informazioni sui Diritti di accesso.

Esempio 2: Promemoria per i feedback a scadenze prestabilite durante l'anno solare

Questa opzione è consigliata per i confronti con i dipendenti che si svolgono in momenti specifici durante l'anno solare, indipendentemente dalla data di assunzione.

1. Inserisci le date per le prossime riunioni di feedback nel modello di importazione, ad es. per la "riunione annuale". Scegli una data fissa nell'anno solare, ad es. a giugno per la "riunione semestrale" e a dicembre per la "riunione annuale". In alternativa, puoi inserire le date manualmente nel profilo dipendente (attributo riunione semestrale/annuale).
2. Importa le date tramite Importazioni > Caricamento dipendenti in blocco. Fai clic qui per ulteriori informazioni sull'importazione.
3. Vai su Impostazioni > Ruoli dipendente e seleziona il ruolo dipendente a cui desideri ricordare le riunioni; ad es. Tutti i dipendenti.
4. Seleziona la scheda Promemoria per questo ruolo. Crea un nuovo promemoria per l'attributo dipendente "Riunione annuale" per tutti i dipendenti. Seleziona la casella Ripeti promemoria flusso di lavoro ogni anno per impostare il promemoria per gli anni successivi. Selezionando Promemoria per tutti i dipendenti riguardante "riunione annuale" di I miei subordinati, il promemoria viene attivato per tutti i dipendenti che ricoprono il ruolo di supervisori nei rispettivi profili dipendente.
   Aggiungi un commento, ad es. "Organizzare la riunione annuale".
   

In questo modo, ogni anno, i supervisori riceveranno un promemoria per la riunione di valutazione annuale una settimana prima della data inserita nel profilo dipendente.