I processi di approvazione possono variare a seconda del gruppo del dipendente, del dipartimento, della sede o altro. Puoi creare fasi di approvazione personalizzate per specifici gruppi di dipendenti con filtri e insiemi di regole. Una volta aggiunto un insieme di regole, tutti i dipendenti che soddisfano i criteri del filtro sono esentati dal flusso di flusso di lavoro di approvazione predefinito. È quindi possibile impostare diverse fasi di approvazione per questi dipendenti.
Per creare un processi di approvazione personalizzati, devi:
- Creare un filtro dipendente.
- Aggiungere un insieme di regole nelle impostazioni di approvazione e utilizzare il filtro dipendente .
Filtri dipendente
I filtri dipendente definiscono i criteri che un dipendente deve soddisfare perché gli sia assegnato un processo di approvazione personalizzato. Quando crei un filtro, puoi aggiungere regole basate sugli attributi di Personio. Ad esempio, aggiungi una regola in base alla quale i dipendenti devono avere un Ruolo, uno Stato, o una Data di assunzione specifici per essere considerati nel filtro.
Creare un filtro dipendente
Per creare un filtro dipendente, procedi come segue:
- Vai alle impostazioni di approvazione tramite Impostazioni > Automazione > Approvazioni.
- Seleziona la scheda relativa a presenza, informazioni sul dipendente o tipo di assenza che richiede un processo di approvazione personalizzato.
- Fai clic su Gestisci filtri dipendente.
- Inserisci un nome per il filtro nella casella di testo e fai clic sul simbolo +.
- Apparirà il filtro appena creato. Fai clic su (Modifica).
- Fai clic su + Aggiungi regola, quindi utilizza i menu a discesa per definire il filtro per attributo. Fai clic su Salva.
- È uguale a: include tutti i dipendenti che corrispondono ai criteri del filtro.
- Non è uguale a: esclude tutti i dipendenti che corrispondono ai criteri del filtro.
- Aggiungi altre regole per perfezionare il filtro. Puoi utilizzare la regola "È uguale a" una sola volta per attributo. Consulta Regole e logica dei filtri dipendente.
- Fai clic su Salva.
Una volta creato un filtro dipendente, è necessario aggiungere un insieme di regole al processo di approvazione.
Esempio di configurazione:
Planeta vuole creare un processo di approvazione personalizzato per tutti i dipendenti del dipartimento Marketing del loro ufficio di New York. Per creare un filtro per questo gruppo dipendente, aggiungono le seguenti regole:
- Regola 1: Dipartimento è uguale a Marketing
- Regola 2: Ufficio è uguale a New York
Nota:
Esamina la logica alla base dei filtri dipendente per evitare la sovrapposizione delle regole e assicurati di creare filtri il più precisi possibile.
Regole dei filtri dipendenti
Quando si crea un filtro dipendente, si applicano le seguenti regole:
- I criteri sono collegati dalla logica AND. Un filtro verrà applicato solo ai dipendenti che soddisfano tutti i criteri inseriti nelle regole.
- Un filtro dipendente non può memorizzare più di una regola "è uguale a" per lo stesso attributo. Ad esempio, non è possibile aggiungere una regola "Dipartimento è uguale a Marketing" e una regola "Dipartimento è uguale a Supporto clienti" all'interno dello stesso filtro.
- Per includere più di una regola per lo stesso attributo, utilizza la logica inversa. Aggiungi più volte la regola "non è uguale a" fino a escludere tutti gli attributi tranne quelli necessari.
- Ogni dipendente può essere soggetto a un solo insieme di regole. Se per uno stesso dipendente ci sono insiemi di regole che si sovrappongono, verrà applicato il più recente.
Esempio di scenario con regole sovrapposte
Planeta vuole creare due processi di approvazione personalizzati per le richieste di congedo:
- Uno per le richieste di congedo presentate dai dipendenti del dipartimento Vendite.
- Uno per le richieste di congedo presentate dai dipendenti dell'ufficio di Londra.
Per impostare questi processi di approvazione personalizzati, un amministratore Planeta crea due filtri dipendente separati:
- Un filtro contiene la regola "Dipartimento è uguale a Vendite".
- Un filtro contiene la regola "Ufficio è uguale a Londra".
L'amministratore Planeta aggiunge due nuovi insiemi di regole al tipo di assenza "Congedo retribuito" nelle impostazioni di approvazione, uno che utilizza il filtro dipendenti del dipartimento vendite e un altro che utilizza il filtro dipendenti dell'ufficio di Londra.
Problema: questa combinazione contiene delle sovrapposizioni. I dipendenti dell'ufficio di Londra che sono anche membri del dipartimento vendite sono ora inclusi in due filtri diversi. In questo caso, Personio non è in grado di assegnare un processo di approvazione personalizzato e, per impostazione predefinita, utilizza l'insieme di regole più recente, "Ufficio è uguale a New York".
Soluzione: l'amministratore Planeta può evitare questa sovrapposizione perfezionando il filtro "Ufficio è uguale a Londra" con l'aggiunta di un'altra regola: "Dipartimento non è uguale a Vendite".
Insiemi di regole
Dopo aver creato un filtro dipendente, è necessario aggiungere un insieme di regole all'approvazione che richiede un processo personalizzato.
Aggiungi un insieme di regole a un processo di approvazione
Per aggiungere un insieme di regole e creare un processo di approvazione, segui queste fasi:
- Vai su Impostazioni > Flussi di lavoro > Approvazioni.
- Seleziona la scheda relativa alle assenze, alle presenze o alle informazioni sul dipendente che richiede un processo di approvazione personalizzato.
- Fai clic su Aggiungi nuovo insieme di regole.
- Seleziona il filtro dipendente desiderato e fai clic su Aggiungi.
- Fai clic su Aggiungi fase di approvazione e definisci la catena di fasi di approvazione per il gruppo di dipendenti filtrato. Puoi aggiungere fino a sei fasi.
- Fai clic su Salva.
Le fasi descritte nell'insieme di regole si applicano a tutti i dipendenti che soddisfano i criteri del filtro selezionato. Ripeti i passaggi precedenti per ogni area (assenze, presenze, informazioni sui dipendente) che richiede questo processo di approvazione personalizzato.
Esempi di insiemi di regole
Approvazione personalizzata per un gruppo dipendenti specifico
Il processo di approvazione predefinito di Planeta richiede che i supervisori approvino le richieste di congedo retribuito. Tuttavia, Planeta richiede che tutte le richieste di congedo retribuito inviate dai membri del dipartimento del servizio clienti vengano approvate dal responsabile del servizio clienti. Per creare un'approvazione personalizzata, un amministratore di Planeta dovrà:
- Creare un filtro dipendente denominato "Dipartimento servizio clienti"
- Aggiungere una regola al filtro: "Dipartimento è uguale a Servizio clienti".
Nota: anche il responsabile del servizio clienti è incluso nel dipartimento, quindi l'amministratore dovrà aggiungere un'altra regola per escluderlo: "Posizione non è uguale a Responsabile del dipartimento". - Nelle impostazioni di approvazione, aggiungi un insieme di regole alla scheda Congedo retribuito.
- Seleziona il filtro "Dipartimento servizio clienti".
- Aggiungi la fase di approvazione: "Dipendenti con ruolo Responsabile del dipartimento Servizio clienti".
Approvazione personalizzata per una persona specifica
Il processo di approvazione predefinito di Planeta per le richieste di congedo richiede l'approvazione di un supervisore. Tuttavia, Planeta richiede l'approvazione del CEO per qualsiasi richiesta di congedo non retribuito presentata da una persona specifica, che chiameremo Mario Rossi. Per creare questa approvazione personalizzata, un amministratore Planeta deve:
- Crea un filtro per i dipendente chiamato "Mario Rossi".
- Aggiungi una regola al filtro: "Indirizzo e-mail uguale amariorossi@planeta.com".
- Nella scheda Congedo non retribuito delle impostazioni di approvazione, aggiungi un insieme di regole.
- Seleziona il filtro "Mario Rossi".
- Aggiungi la fase di approvazione: " Dipendenti con ruolo di Amministratore delegato".
Nota:
È necessario aggiornare questo processo di approvazione se Mario Rossi lascia l'azienda. In caso contrario, tutte le richieste che normalmente richiedono l'approvazione di Mario Rossi saranno approvate automaticamente.