Configurare i set di regole per i flussi di lavoro di approvazione

 

Workflow_Hub.png L'articolo è incentrato sui flussi di lavoro. Puoi iniziare a creare e monitorare tutti i flussi di lavoro dall'Hub dei flussi di lavoro.

Questo articolo illustra come configurare i set di regole per flussi di lavoro di approvazione particolari, che deviano dal flusso di lavoro di approvazione predefinito. 

 

Cosa sono i set di regole nei flussi di lavoro di approvazione?

In alcuni casi è necessario escludere alcuni dipendenti da un flusso di lavoro di approvazione predefinito e impostare un processo diverso, sia per singoli dipendenti sia per gruppi. In Personio, lo si può fare aggiungendo set di regole speciali per i tipi di assenze, le presenze o i dati dei dipendenti. I set di regole sono regole specifiche che impostano processi di approvazione diversi per specifici gruppi di dipendenti definiti da un filtro dipendente

 

Creare un set di regole

1. Configurare i filtri dei dipendenti

Prima di creare un set di regole, devi configurare i filtri dei dipendenti per assicurarti che il flusso di lavoro di approvazione sia applicato solo a un determinato gruppo. 

  1. Passa a Impostazioni > Approvazioni e scegli la scheda relativa al tipo di assenza desiderata, la scheda relativa alla presenza, o la scheda di informazioni sul dipendente. 
  2. Vai a Gestisci filtri dipendente
  3. Crea un nuovo filtro dei dipendenti selezionando Aggiungi nuovo filtro e facendo clic sul simbolo più.
  4. Definisci i criteri di filtro desiderati utilizzando Aggiungi regola e, dopo aver selezionato tutti i criteri necessari, salva le impostazioni.

settings-approvals-absence_type-manage_employee_filters_en-us.png

Il processo di approvazione predefinito verrà applicato automaticamente a tutti i dipendenti che non soddisfano i criteri impostati.

 

Le seguenti regole si applicano alle opzioni di filtro dei dipendenti:

  • Per ogni filtro dei dipendenti bisogna definire almeno una regola.
  • Un filtro dei dipendenti non può memorizzare più di una regola uguale per lo stesso attributo, perché i criteri di filtro sono sempre collegati da una logica AND, per far sì che il filtro venga applicato solo ai dipendenti che soddisfano tutti i criteri inseriti.
    Esempio: se le regole in un filtro dei dipendenti sono Dipartimento uguale Marketingdipartimento uguale vendite, Personio cercherà tutti i dipendenti che lavorano sia nel dipartimento Marketing sia nel dipartimento vendite.
  • All'interno di un'area di approvazione, non possono esserci sovrapposizioni tra più filtri o set di regole per i dipendenti. Ogni dipendente può essere soggetto a un solo set di regole.
    Esempio: per impostare un processo di approvazione non standard per le richieste di congedo di tutti i dipendenti del dipartimento Marketing, bisogna creare un set di regole per il filtro Dipartimento uguale Marketing (evidenziato in blu nell'esempio che segue).
    Per definire un processo dedicato ai dipendenti dell'ufficio di New York, è necessario impostare un set di regole per il filtro Ufficio uguale a New York (mostrato in bianco nell'esempio che segue).
    Questa combinazione genera un problema, in quanto i dipendenti del dipartimento Marketing di New York sono ora inclusi in due filtri diversi. In questo caso, Personio non è in grado di assegnare un processo di approvazione univoco, per cui, per impostazione predefinita, fa riferimento al primo set di regole.

configuring-rulesets-graphic_en-us.png

Se per uno stesso dipendente ci sono set di regole che si sovrappongono, verrà applicato il primo set di regole creato. Pertanto, assicurati che a ogni dipendente si applichi un solo set di regole.

 

2. Aggiungere un nuovo set di regole

Dopo aver configurato correttamente il filtro dei dipendenti, puoi aggiungere il set di regole per i dipendenti inclusi nel gruppo selezionato.

  1. Passa a Impostazioni > Approvazioni e scegli la scheda relativa al tipo di assenza desiderata, la scheda relativa alla presenza, o la scheda di informazioni sul dipendente. 
  2. Fai clic su Aggiungi nuovo insieme di regole.
  3. Seleziona il filtro dei dipendenti desiderato e fai clic su Aggiungi.
  4. Fai clic su Aggiungi fase di approvazione per definire le fasi di approvazione e salva ogni voce non appena hai impostato i passaggi necessari.

Per flussi di lavoro di approvazione particolari, puoi aggiungere da una a sei fasi. Per ogni fase, puoi scegliere tra quattro opzioni di approvazione dal menu a discesa:

Opzione di approvazione Descrizione
Dipendente specifico Scegli un dipendente tra tutti i dipendenti dell'azienda.
Dipendente con ruolo

Scegli un ruolo dipendente per consentire a tutti i dipendenti assegnati a quel ruolo di approvare le richieste.

Nota: tutti i dipendenti con il ruolo selezionato riceveranno la richiesta di conferma, ma basterà la conferma o il rifiuto di una sola persona.

Supervisore del supervisore Scegli un qualsiasi supervisore di un dipendente come responsabile dell'approvazione, come mostrato nella visualizzazione Organigramma.
Supervisore Scegli il supervisore di un singolo dipendente come responsabile dell'approvazione.

 

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