L'articolo descrive i due tipi di ruoli dipendente in Personio e spiega come aggiungere e rimuovere i dipendenti sia per i ruoli personalizzati che per quelli predefiniti. Per ogni ruolo dipendente, è necessario configurare anche i diritti di accesso generali, i diritti di accesso al calendario e altre impostazioni di sicurezza. 

Tipi di ruoli dipendente

Per impostazione predefinita, l'account Personio dispone di due tipi di ruoli dipendente:

Ruoli dipendente predefiniti

Questi ruoli sono collegati ad altre funzionalità di Personio e quindi possono essere modificati solo parzialmente.

• • • • • ▶︎ Tutti i dipendenti: include tutti i dipendenti attivi. I nuovi dipendenti vengono aggiunti automaticamente a questo ruolo e non possono essere aggiunti o rimossi manualmente. Questo ruolo non può essere né rinominato né eliminato.
          
          ▶︎ Amministratore (o qualsiasi ruolo con diritti di amministratore): è la controparte del ruolo Tutti i dipendenti e non viene assegnato automaticamente a nessun dipendente. Pertanto, puoi aggiungere e rimuovere manualmente i dipendenti da questo ruolo. Questo ruolo può essere rinominato, ma non può essere eliminato (poiché dev'esserci sempre almeno un dipendente aggiunto). 
          
          

Ruoli dipendente personalizzati

Questi ruoli non sono collegati ad altre funzionalità di Personio e possono quindi essere modificati liberamente.

Puoi creare tutti i ruoli dipendente personalizzati che desideri. Alcuni esempi di ruoli dipendente personalizzati sono: Responsabile HR, Manager e Tirocinante. 

Nota:
I ruoli dipendente personalizzati in Personio non devono necessariamente corrispondere a tutte le posizioni lavorative presenti in azienda.

I ruoli dipendente sono semplicemente un modo per concedere diritti di visualizzazione e di accesso alle diverse aree di Personio, quindi puoi creare un unico ruolo dipendente (ad esempio, Quadri dirigenti) che includerà diverse posizioni lavorative della tua azienda.

Aggiungere dipendenti a un ruolo dipendente

Per aggiungere i dipendenti a un ruolo dipendente personalizzato (o al ruolo predefinito Amministratore), procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
2. Fai clic su un ruolo dipendente esistente in Ruoli dipendente, oppure fai clic su Crea nuovo ruolo per creare un nuovo ruolo dipendente personalizzato (in questo caso, inserisci anche un nome per il nuovo ruolo dipendente personalizzato e fai clic su Crea ruolo).
3. La colonna Dipendenti aggiunti indica tutti i dipendenti attualmente aggiunti al ruolo. Se crei un nuovo ruolo dipendente personalizzato, questa colonna indicherà 0 dipendenti, poiché non sono ancora stati aggiunti dipendenti. 
4. Fai clic su un dipendente in Dipendenti disponibili per aggiungerlo al ruolo dipendente. Il dipendente cambierà colonna e sarà visualizzato nella colonna Dipendenti aggiunti con un contorno blu. 
5. Se necessario, fai clic sull'icona della matita accanto al nome del ruolo dipendente per rinominarlo.
6. Se necessario, fai clic sull'icona con i tre puntini sotto Crea nuovo ruolo per copiare (creare un duplicato) o eliminare il ruolo dipendente (vale solo per i ruoli dipendente personalizzati). Per eliminare un ruolo dipendente personalizzato, devi prima rimuovere tutti i dipendenti dal ruolo.
7. Fai clic su Salva per implementare le modifiche. 

Nota:
Se imposti lo stato di un dipendente su Inattivo, il dipendente non apparirà più né come Dipendente aggiunto né come Dipendente disponibile nel ruolo dipendente.

Rimuovere i dipendenti da un ruolo dipendente

Puoi rimuovere i dipendenti dai ruoli dipendente nelle impostazioni o direttamente dal loro profilo. Procedi come segue:

Rimuovere un dipendente dalle impostazioni

1. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
2. Fai clic su un ruolo dipendente esistente in Ruoli dipendenti.
3. La colonna Dipendenti aggiunti indica tutti i dipendenti attualmente aggiunti al ruolo. Fai clic su un dipendente in Dipendenti aggiunti per rimuoverlo dal ruolo. Il dipendente sarà ora visualizzato sotto Dipendenti disponibili con un contorno rosso.

Rimuovere un dipendente dal suo profilo

1. Accedi a Il mio profilo > Info personali > Ruoli.
2. La colonna Assegnati mostrerà tutti i ruoli a cui il dipendente è attualmente assegnato.
3. Fai clic sul ruolo che desideri rimuovere, quindi su Salva modifiche.

Fasi successive per i ruoli dipendente

Impostare i diritti di accesso

Una volta assegnati tutti i dipendenti ai ruoli corrispondenti, puoi configurare diritti di accesso specifici per ciascun ruolo dipendente. 

Impostare i diritti del calendario

Puoi anche configurare l'accesso specifico al calendario aziendale per ciascun ruolo dipendente.

Abilitazione dell'autenticazione a due fattori

Se lo desideri, puoi anche abilitare l'autenticazione a due fattori per ciascun ruolo dipendente per aumentare ulteriormente la sicurezza dei dati memorizzati in Personio. In questo caso, i dipendenti assegnati a quel ruolo avranno bisogno di un token generato sul loro dispositivo mobile, del loro indirizzo e-mail e della password per accedere a Personio.

Impostare i promemoria

Inoltre, puoi anche configurare promemoria separati per ogni ruolo, per semplificare il lavoro quotidiano (ad esempio, puoi impostare un promemoria per la fine del periodo di prova dei dipendenti).