L'articolo spiega come impostare promemoria una tantum e ricorrenti in Personio, per aiutarti a non dimenticare gli eventi importanti. I promemoria sono notifiche che vengono visualizzate nella casella di posta in arrivo. Puoi creare:
- Promemoria specifici per ruolo, per qualsiasi dipendente con un ruolo specifico
- Promemoria per te stesso
- Promemoria per altri dipendenti specifici
Puoi creare flussi di lavoro di promemoria per uno qualsiasi di questi eventi, già impostati nel sistema:
- Compleanno
- Risoluzione del contratto
- Data di assunzione
- Ultimo giorno di lavoro
- Ultima modifica del salario
- Prossima assenza
- Fine del periodo di prova
- Data di risoluzione
- Data di scadenza del visto
Puoi anche creare un flusso di lavoro di promemoria attivato da un attributo personalizzato del tipo data.
Creare promemoria specifici per ogni ruolo
Per creare un promemoria per un ruolo dipendente specifico, procedi come segue. Ricorda che i dipendenti con un ruolo specifico possono ricevere promemoria solo per gli attributi per i quali hanno almeno i diritti di visualizzazione.
- Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
- Da Ruoli, seleziona un ruolo e fai clic su Promemoria.
- Fai clic su Aggiungi promemoria ruolo.
- Nel menu a discesa Promemoria, seleziona il ruolo dipendente che deve ricevere il promemoria.
- Nel menu a discesa Su , seleziona l'evento di attivazione. Questo è l'evento che verrà ricordato ai destinatari.
- Nel menu a discesa Di, seleziona il gruppo di dipendenti che desideri ricordare ai destinatari. È possibile scegliere le seguenti opzioni:
Tutti i dipendenti Tutti i dipendenti attivi in Personio. I miei subordinati Tutti i dipendenti il cui supervisore diretto o indiretto è un dipendente che ricopre il ruolo in questione. I miei subordinati diretti Tutti i dipendenti il cui supervisore diretto è un dipendente che ricopre il ruolo in questione. Speciale Un gruppo specifico, definito da un filtro impostato per un qualsiasi attributo del tipo Lista di opzioni. Se selezioni Il proprio, i dipendenti ricevono promemoria per altri dipendenti con la stessa opzione per quell'attributo.
Ad esempio, con il filtro "entità giuridica uguale a propria", il dipendente riceve promemoria per altri dipendenti della stessa entità giuridica.
- In Quando, seleziona quanti giorni o settimane prima o dopo l'evento di attivazione verrà inviato il promemoria.
- Seleziona se vuoi che il promemoria sia una Notifica con scadenza automatica o una Notifica senza scadenza. Questi ultimi non verranno rimossi fino a quando non verranno risolti attivamente dal dipendente.
- Se desideri ripetere il promemoria ogni anno, seleziona la casella di controllo accanto a Frequenza.
- Aggiungi una descrizione per i destinatari del promemoria.
- Fai clic su Aggiungi.
Gestire promemoria specifici per ruolo
Modifica un promemoria per un ruolo
Per modificare un promemoria specifico per un ruolo già impostato, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
- Seleziona un ruolo e fai clic su Promemoria.
- Fai clic su
accanto al flusso di lavoro che desideri modificare.
- Apporta tutte le modifiche necessarie.
- Fai clic su Modifica.
Eliminare un promemoria per un ruolo
Per eliminare un promemoria specifico per un ruolo, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
- Seleziona un ruolo e fai clic su Promemoria.
- Fai clic su
accanto al flusso di lavoro che desideri eliminare.
- Nella finestra di conferma, fai clic su Elimina.
Creare promemoria per te stesso
Puoi creare promemoria per te stesso riguardo agli eventi che si svolgono per altri gruppi di dipendenti. Procedi come segue:
- Fai clic sul tuo nome nell'angolo in basso a sinistra, quindi su Impostazioni personali > Promemoria.
- Fai clic su Aggiungi un promemoria personale.
- Compila le informazioni nel menu a comparsa come faresti per un promemoria specifico per un ruolo.
- Fai clic su Aggiungi.
Ricorda che quando crei un promemoria personale per un attributo che si applica a Tutti i dipendenti, riceverai un promemoria solo per i dipendenti di cui sei autorizzato a visualizzare o modificare le informazioni.
Per ulteriori informazioni su come configurare i diritti di accesso pertinenti, consulta l'articolo Diritti di accesso generali.
I dipendenti possono impostare promemoria personali sugli eventi che si verificano per altri gruppi dipendenti tramite Impostazioni personali > Promemoria. L'area Promemoria nelle impostazioni personali mostra i promemoria personali e i promemoria di ruolo che si applicano al rispettivo dipendente.
Creare promemoria per dipendenti specifici
Per impostare un promemoria per un dipendente specifico:
- Accedi al profilo dipendente di interesse e fai clic su Promemoria.
- Alla voce Aggiungi un promemoria, seleziona la data del promemoria.
- Inserisci una nota per fornire ulteriori informazioni.
- Fai clic su Aggiungi.
Questa operazione creerà un promemoria individuale non collegato a un attributo specifico per qualsiasi data scelta.
Nota
Per visualizzare la scheda Promemoria, i dipendenti devono disporre dei diritti di visualizzazione per la sezione Gestisci account tramite Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente > Diritti di accesso.
Notifiche di promemoria
Per impostazione predefinita, Personio mostra i promemoria nella posta in posta in arrivo, accessibile da qualsiasi punto dello strumento nella parte superiore della barra del menu principale. Allo scattare dell'ora definita per il promemoria, la voce relativa all'evento viene visualizzata nella posta in arrivo di tutti i dipendenti impostati come destinatari del promemoria. È anche possibile inviare una notifica via e-mail.
- I promemoria programmati per essere inviati prima o il giorno stesso della ricorrenza rimangono nella posta in arrivo fino al giorno dopo l'evento.
- I promemoria programmati per essere inviati dopo un evento vengono automaticamente rimossi dalla casella di posta in arrivo una settimana dopo l'invio.
Per ulteriori informazioni sulla posta in arrivo in arrivo, consulta il nostro articolo sulla posta in arrivo di Personio.