L'articolo spiega cosa sono i diritti di accesso in Personio e come usarli per concedere o limitare l'accesso dei dipendenti a determinate sezioni della piattaforma.

 

Cosa sono i diritti di accesso in Personio?

Comprendere i livelli di accesso

Per visualizzare i diritti di accesso, accedi a Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente. I diritti di accesso si dividono in due categorie:

• Dati delle persone: tutti i diritti di accesso ai dati dei dipendenti.
• Configurazioni: tutti i diritti relativi alle funzioni di Personio e alle impostazioni aziendali.

Ogni categoria è a sua volta suddivisa in sezioni e sottosezioni, nonché in diritti di accesso (orizzontali) e aree di accesso (verticali).

Utilizzando una combinazione di diritti di accesso e aree di accesso, puoi concedere diritti di accesso più o meno ampi:

• Più si va verso destra, più è semplice per i dipendenti modificare i dati. 
• Più si va verso il fondo, più aumenta la quantità di informazioni a cui i dipendenti possono accedere. 

Diritti di accesso

Puoi concedere diversi livelli di accesso utilizzando i seguenti tre diritti di accesso:

Visualizzazione	I dipendenti possono vedere i dati.
Proposta	I dipendenti possono proporre modifiche ai dati e sottoporle ad approvazione. Se selezioni questo tipo di diritto di accesso, dovrai configurare un processo di approvazione corrispondente.
Modifica	I dipendenti possono modificare i dati, saltando la fase di approvazione.

Quando aggiungi i diritti di accesso a determinati dati relativi a HR, payroll e salari, riceverai un avviso che indica che stai concedendo l'accesso a informazioni sensibili.

Aree di accesso

Puoi decidere a quale gruppo di dipendenti vengono applicati i diritti di accesso descritti:

Propri	I dati del dipendente stesso.
I miei subordinati	Tutti i dipendenti che sono direttamente o indirettamente assegnati a un supervisore. Non include i dati del dipendente stesso.
Personalizzati	Una selezione specifica di dipendenti definibile tramite i filtri. L'accesso personalizzato non sostituisce il livello di accesso Tutti. Non puoi escludere specifici dipendenti dal livello Tutti con i filtri personalizzati. Non include i dati del dipendente stesso.
Tutti	Tutti i dipendenti. Non include i dati del dipendente stesso.

 

Diritti di accesso e ruoli dipendente

Personio dispone di due tipi di ruoli dipendente

• Ruoli dipendente predefiniti:
  • Ruolo Tutti i dipendenti: questo ruolo viene assegnato automaticamente a tutti i nuovi dipendenti e deve quindi includere diritti di accesso molto basilari.
  • Ruolo amministratore (o qualsiasi ruolo con diritti di amministratore): questo ruolo contiene diritti di accesso completi e il livello dei diritti di accesso non può essere modificato. 
    
    
• Ruoli dipendente personalizzati:
  • Responsabile HR, Manager, Tirocinante, ecc.: questi ruoli vengono assegnati manualmente a determinati dipendenti e devono contenere un insieme molto specifico di diritti di accesso.

Dati dei dipendenti

Questa sezione si riferisce ai diritti di accesso alle informazioni personali e ai dati sensibili. Tutti i diritti di accesso descritti nelle sottosezioni seguenti si applicano all'insieme di dipendenti definito dalle aree di accesso.

Dati personali

Questa sezione si riferisce alla scheda Info personali del profilo dipendente e include l'accesso all'immagine del profilo, alla data dell'ultimo accesso e allo stato dell'invito via e-mail di altri dipendenti. 

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può vedere la scheda Informazioni personali.	Il dipendente può proporre modifiche alla scheda Informazioni personali per l'approvazione. Queste modifiche possono essere immediate o pianificate.	Il dipendente può inviare modifiche alla scheda Informazioni personali. Queste modifiche possono essere immediate o pianificate.

 

Informazioni sul salario

Questa sezione fa riferimento alla scheda Salario nel profilo dipendente.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può vedere la scheda Salario.	N/D	Il dipendente può apportare modifiche alla scheda Salario.

 

Dati sulle presenze

Questa sezione si riferisce alla scheda Presenze nel profilo dipendente.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può accedere alle seguenti schede in modalità visualizzazione: La scheda Presenze La sezione Registrazione ore Il dipendente può utilizzare solamente un dispositivo condiviso per registrare le proprie ore.	Il dipendente può registrare le ore utilizzando: La scheda Presenze La sezione Registrazione ore Il widget Registrazione ore sulla loro homepage A meno che tu non applichi restrizioni di registrazione ore, i dipendenti possono anche modificare le proprie ore inserite. Le voci di ore inserite registrate o modificate dal dipendente vengono inviate per approvazione, se la tua azienda utilizza questo processo.	Il dipendente può: Inserire le ore di lavoro nella scheda Presenze e saltare l'approvazione. Ignora le restrizioni di registrazione delle ore. Modificare l'orario di lavoro e il saldo straordinari. Anche con i diritti di modifica, il dipendente non può approvare le richieste di presenza, a meno che non sia stato impostato come responsabile dell'approvazione nelle impostazioni delle Approvazioni.

 

Documenti

Questa sezione fa riferimento alla scheda Documenti nel profilo dipendente. È necessario configurare diritti di accesso separati per ogni categoria di documento.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può scaricare documenti dalla scheda Documenti.	Il dipendente può caricare documenti nella scheda Documenti.	Il dipendente può: Carica, modifica ed elimina documenti. Crea documenti utilizzando i modelli di documento.  Richiedi firme elettroniche sui documenti.

 

Onboarding

Questa sezione fa riferimento alle schede Onboarding e Offboarding nel profilo dipendente. Per impostazione predefinita, i dipendenti possono vedere e completare le attività di onboarding e offboarding di cui sono responsabili.

Se vuoi che i dipendenti vedano tutti i dipendenti attualmente iscritti a un processo di onboarding o offboarding, dovrai fornire loro diritti di accesso alla sezione in cui si trova l'attributo Stato.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può vedere tutte le fasi di onboarding e offboarding dei loro modelli.	N/D	Il dipendente può assegnare, modificare ed eliminare le fasi di onboarding e offboarding dai loro modelli.

 

Gestione degli account

Questa sezione fa riferimento al menu che appare facendo clic sull'icona con i tre puntini all'interno del profilo dipendente.

Se vuoi che i dipendenti vedano l'opzione Gestisci account, devi fornire loro i diritti di visualizzazione a questa sezione e ai dati personali.

Le altre opzioni nell'icona dei tre puntini richiedono diversi diritti di accesso:

• L'opzione Imposta promemoria reindirizza alla scheda Promemoria per creare un nuovo promemoria per quel dipendente.
• Per visualizzare le opzioni Pianifica congedo e Risolvi il rapporto di lavoro, dovrai fornire ai dipendenti i diritti di modifica alla sezione in cui si trova l'attributo Stato (ad esempio Dati personali, Informazioni HR).
• Solo gli amministratori possono vedere l'opzione Elimina profilo.

Gestione degli account

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può: Vedere lo stato dell'account (ad esempio: ultimo accesso). Accedere alla scheda Promemoria per visualizzare una panoramica dei promemoria. Creare promemoria non collegati ad un attributo.	N/D	Il dipendente può inviare inviti via e-mail ed e-mail di reimpostazione della password.

Reimposta password

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può modificare la password di un altro utente.

 

Esportazioni dati

Questa sezione si riferisce alle esportazioni di dati dalla lista dipendenti.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può esportare solo i dati a cui ha accesso.

 

Report

Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Concedere ai dipendenti l'accesso ai report .

Assenze

Questa sezione fa riferimento alla scheda Assenze nel profilo dipendente. Tutti i tipi di assenza che hai creato si trovano in questa sezione. Puoi impostare diritti di accesso diversi per ciascuno di essi.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può vedere la scheda Assenze e i tipi di assenza con politiche di accumulo.	Il dipendente può richiedere, aggiornare ed eliminare le assenze nella scheda Assenze, sottoponendole ad approvazione.	Il dipendente può: Richiedere, aggiornare ed eliminare le assenze nella scheda Assenze, saltando l'approvazione. Approvare o rifiutare le richieste di approvazione di altri dipendenti senza essere un responsabile dell'approvazione. Anche con i diritti di modifica, i dipendenti non possono aggiornare le politiche di accumulo. Hanno bisogno dei diritti di modificare della cronologia Assenze /saldo.

 

Cronologia dei dipendenti

Questa sezione fa riferimento alla scheda Cronologia nel profilo dipendente.

Se vuoi che i dipendenti possano vedere e modificare la data di applicazione degli attributi, dovrai fornire loro i diritti di accesso ai rispettivi attributi nella sezione dati personali.

Visualizza (Panoramica)	Visualizza (In dettaglio)	Modifica (In dettaglio)
Il dipendente può accedere alla scheda Cronologia.	Il dipendente può vedere un elenco delle modifiche agli attributi effettuate in passato nella propria scheda Cronologia.	Il dipendente può modificare la data di modifica di un attributo e assegnarne una nuova nella scheda Cronologia.

 

Cronologia Assenze/Saldi

Diritti di accesso per le schede Attività e Politiche di assenze specifiche nella scheda Assenze del dipendente.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può vedere tutti i giorni che ha maturato e le regolazioni manuali effettuate dalla data di assunzione.	N/D	Il dipendente può: Regola manualmente i saldi delle assenza . Assegna le politiche di accumulo a un dipendente già esistente . Per entrambe le azioni, il dipendente deve disporre anche dei diritti di proposta per il tipo di assenza pertinente.

 

Payroll

Questa sezione fa riferimento all'area Payroll di Personio. La sezione è a sua volta suddivisa in quattro sottosezioni, in modo da poter impostare diritti di accesso individuali per ogni entità giuridica.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può: Accedere all'area Payroll dalla barra di navigazione di Personio. Vedere la panoramica del payroll per le aziende selezionate. Scaricare i documenti relativi al payroll.	N/D	Il dipendente può: Modificare la panoramica del payroll per le aziende selezionate. Approvare il payroll. Generare l'esportazione. Gestire qualsiasi documento. Anche con i diritti di modifica, i dipendenti non possono accedere alle impostazioni del payroll per creare un nuovo gruppo di payroll o personalizzare le colonne della tabella. Solo gli amministratori possono farlo.

 

Note dipendente

Questa sezione fa riferimento alla scheda Note del profilo dipendente. 

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può vedere la scheda Note e tutte le note.	N/D	Il dipendente può aggiungere e cancellare note nella scheda Note.

 

Report personalizzati

Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Concedere ai dipendenti l'accesso ai report .

 

Performance e sviluppo

Questa sezione si riferisce all'area Performance & sviluppo di Personio. È suddivisa in tre sezioni:

Feedback continuo e note sulle performance

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Vedere il feedback continuo ricevuto da tutti i dipendenti. Creare note sulle performance per tutti i dipendenti. Modificare ed eliminare solo le note che ha creato. A prescindere dalle impostazioni selezionate, i dipendenti non possono mai vedere, aggiungere o modificare le note sulle performance che li riguardano.

 

Cicli e valutazioni dei cicli

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Visualizzare e modificare i cicli a cui stanno partecipando. Accedere solo alle valutazioni che sono state condivise con loro. Consentire la condivisione delle valutazioni dal manager provenienti dal proprio manager e accedervi. Richiedere feedback da parte dei colleghi. Creare e gestire i cicli di valutazione delle performance. Vedere e sbloccare le valutazioni delle performance assegnate a tutti i dipendenti.

 

Obiettivi e impostazioni

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può creare, modificare ed eliminare obiettivi e obiettivi organizzativi per tutti i membri dell'organizzazione.

 

Formazione

Questa sezione fa riferimento all'area Formazione di Personio.

Gestione dei corsi di formazione

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può creare e gestire corsi e sessioni di formazione per tutti i membri dell'organizzazione. Può aggiungere manualmente corsi esterni per tutti gli utenti dell'organizzazione dal catalogo dei corsi.

 

Registro di formazione

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Propri Il dipendente può aggiungere manualmente corsi esterni al proprio registro di formazione.   I miei subordinati Il dipendente può aggiungere manualmente corsi esterni al registro di formazione dei propri subordinati.

I dipendenti che dispongono dei diritti di modifica per il registro di formazione possono modificare qualsiasi corso esterno da loro creato, a meno che non vengano aggiunti nuovi partecipanti oltre all'autore del corso e ai relativi subordinati. In questo caso, solo i dipendenti con diritti di gestione di corsi potranno modificare il corso.

Lavori

Questa sezione fa riferimento alla funzionalità Struttura della posizione. 

Configurazioni

Questa sezione fa riferimento alle candidature Personio e alle impostazioni aziendali. Sono escluse le informazioni personali. 

Recruiting

Questa sezione fa riferimento all'area Recruiting di Personio. 

Se vuoi coinvolgere solo parzialmente i dipendenti nel processo di candidatura (ad esempio, invitandoli a un colloquio specifico con un candidato), devi concedere loro i diritti di accesso alla sezione Recruiting.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può accedere all'area Recruiting dalla barra di navigazione principale di Personio e vedere tutte le posizioni aperte e i profili dei candidati.	N/D	Il dipendente può aggiungere e modificare le posizioni aperte, i profili dei candidati e i messaggi non assegnati. Potrà generare l'esportazione dei dati dell'applicazione.

 

Home

Questa sezione fa riferimento alla homepage di Personio. 

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può scrivere, archiviare ed eliminare annunci a livello aziendale.

 

Configurazione dell'account

Questa sezione fa riferimento alle Impostazioni di Personio. La sezione è suddivisa in 17 sottosezioni, in modo da poter impostare i diritti di accesso individuali per ogni sezione delle impostazioni (as esempio: Impostazioni delle assenze).

Concedendo l'accesso alle sezioni API o Integrazione di marketplace, i dipendenti avranno accesso a un elenco di tutti gli attributi disponibili, ma il valore attributo non verrà mostrato.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può vedere e modificare tutte le informazioni all'interno della sezione delle impostazioni corrispondente.

 

Aggiungi nuovo dipendente

Questa sezione si riferisce a:

• L'opzione Aggiungi dipendente nella Lista dipendenti.
• L'opzione di aggiungere i dipendenti a un ruolo dipendente.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può creare un profilo dipendente e assegnargli un ruolo dipendente tramite la lista dipendenti.

 

Eliminare un profilo dipendente

Questa sezione fa riferimento all'opzione per eliminare un profilo dipendente tramite il profilo dei dipendenti. Questi diritti di accesso si applicano all'insieme di dipendenti definito dalle aree di accesso.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può eliminare un profilo dipendente.

 

Organigramma

Questa sezione fa riferimento alla Vista organigramma nella Lista dipendenti.

Se vuoi che i dipendenti vedano gli altri dipendenti nell'Organigramma, dovrai concedere loro i diritti di accesso a Dati personali > Profilo pubblico. Inoltre, dovranno disporre dei diritti di accesso a determinate sezioni per utilizzare le opzioni di filtro (ad esempio, entità giuridica, dipartimento o ufficio). 

Per vedere i dipendenti in congedo, sono richiesti i diritti di accesso alla sezione in cui si trova l'attributo Stato.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può accedere alla visualizzazione Organigramma tramite la lista dipendenti.	N/D	N/D

 

Importazioni

Questa sezione si riferisce all'area Importazioni di Personio e alla funzione di caricamento multiplo dei documenti. 

Se vuoi che i dipendenti possano vedere e modificare i documenti importati, dovrai concedere loro i diritti di accesso alla sezione Documenti.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Accedere all'area Importazioni dalla barra di navigazione di Personio. Caricare i documenti per tutti i dipendenti dell'azienda.

 

Panoramica sulle automazioni

Questa sezione fa riferimento all'area Automazioni.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può: Accedere all'area Automazioni dalla barra di navigazione di Personio. Vedere la maggior parte delle funzionalità, tranne il widget Firme attive e l'icona delle impostazioni all'interno di ciascun widget.	N/D	N/D

 

Conversations

Questa sezione fa riferimento a Personio Conversations.

Per consentire a un dipendente di avere pieno accesso a Conversations, dovrai creare un ruolo personalizzato "Esperto di Conversations" in Personio, aggiungere il dipendente in questo ruolo e invitarlo come utente di Conversations.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
Il dipendente può: Accedere a Conversations nella barra di navigazione principale di Personio. Ricevere e lavorare sulle richieste dei dipendenti relative al posto di lavoro in Conversations.	N/D	N/D

 

Flussi di lavoro personalizzati

Questa sezione fa riferimento alle schede Flussi di lavoro e Attività nell'area Automazioni di Personio.

 

Creazione e gestione dei flussi di lavoro personalizzati

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Accedere alla scheda Flussi di lavoro nell'area Automazioni Creare i flussi di lavoro Gestire i flussi di lavoro

Monitorare i flussi di lavoro personalizzati

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Accedere alla scheda Attività nell'area Automazioni Monitorare i flussi di lavoro

Impostazioni di Performance & sviluppo

Questa sezione si riferisce all'area Performance & sviluppo > Impostazioni di Personio.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Alla voce Performance & sviluppo > Impostazioni, il dipendente può: Crea, modificare ed eliminare modelli di moduli di modulo feedback Gestisci le impostazioni di condivisione e riservatezza per feedback e valutazioni continui Gestire la visibilità delle funzionalità nell'area Performance & sviluppo Questa opzione non dà accesso alle Impostazioni generali di Personio.

 

Compensation Management 

Questa sezione si riferisce a Compensation Management.

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Accedere a Retribuzione nella barra di navigazione principale di Personio. Impostare, eseguire e terminare i Cicli di valutazione della retribuzione. I diritti di modifica sono riservati agli amministratori della Retribuzione.

Sondaggi

Questa sezione fa riferimento a Sondaggi.

Creazione sondaggio

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può: Creare i propri sondaggi. Visualizzare i risultati dei propri sondaggi. concedere ad altri dipendenti l'accesso per modificare e collaborare su un sondaggio che hanno creato ▶ selezionare un amministratore dei sondaggi. concedere ad altri dipendenti l'accesso per visualizzare e gestire i risultati di un sondaggio che hanno creato ▶ selezionare i diritti di accesso di visualizzazione completa ai risultati. revocare i diritti d'accesso come amministratore del sondaggio o di visualizzazione completa dei risultati per il proprio sondaggio.

Argomenti

Visualizzazione	Proposta	Modifica
N/D	N/D	Il dipendente può aggiungere temi ai sondaggi a cui ha accesso.

Report

Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Concedere ai dipendenti l'accesso ai report .

 

Pianificazione 

Questa sezione fa riferimento alla funzionalità Gestione delle posizioni (area Pianificazione).