Questo articolo descrive la nuova esperienza di approvazione in Automazioni. Prima di continuare a leggere, verifica di avere accesso alla nuova esperienza. In caso contrario, imposta le approvazioni predefinito .

Gli amministratori possono creare flussi di lavoro per definire quali modifiche alle informazioni dipendente richiedono approvazione manuale e quali possono essere approvata automaticamente. Per creare un flusso di lavoro approvazione , aggiungi le condizioni per specificare quali modifiche richiedono approvazione manuale in base alla sezione profilo dipendente modificata. Quindi, aggiungi le regole per definire a chi si applica il flusso di lavoro .

Il sistema confronta gli invii di modifiche ai dati dei nuovi dipendente rispetto a tutti i flussi di lavoro attivi. Se l'invio di modifiche soddisfa le condizioni di un flusso di lavoro , invia attività approvazione agli approvatori designati. Gli approvatori definiti nel flusso di lavoro ricevono ed esaminano queste richieste nella loro Posta in arrivo, dove possono azione in blocco.

Se un invio non soddisfa alcuna condizioni del flusso di lavoro di lavoro , viene approvata automaticamente .

Diritti di accesso

Prima di iniziare

Prima di iniziare, tieni presente quanto segue:

• Quando attivi un flusso di lavoro approvazione , il sistema lo applica a tutti i nuovi invii. I nuovi approvatori ricevono una notifica .
• Solo gli invii da parte di utenti con diritti di accesso Proponi attivano i flussi di lavoro.
• Quando un ruolo dipendente è l' responsabile dell'approvazione, tutti i membri di quel ruolo ricevono richieste approvazione . Non appena uno di loro approva, l' attività scompare per tutti gli altri.
• Se una richiesta viene rifiutato in qualsiasi momento della catena di approvazione, il flusso di lavoro appare completato e la richiesta approvazione viene rifiutata. 
• Gli approvatori devono avere i diritti di accesso per visualizzare le sezioni profilo dipendente che devono rivedere.
• Se più flussi di lavoro approvazione dei dati dipendente si applicano allo stesso dipendente, verrà eseguito solo l'ultimo flusso di lavoro attivato. Per questo motivo, consigliamo di impostare prima i flussi di lavoro generali, seguiti da quelli per gruppi specifici di dipendenti.

Impostare un flusso di lavoro di approvazione delle modifiche ai dati dei dipendenti

Per creare un flusso di lavoro di approvazione per gli invii di modifiche ai dati dei dipendenti, procedi come segue:

1. Vai su Automazioni > Crea flusso di lavoro di lavoro > Approvazione.
2. Scegli il modello regola di approvazione delle modifiche ai dati dei dipendenti .
3. Fai clic sulla casella di attivazione in alto per regolare le condizioni. In assenza condizioni, tutti gli invii di modifiche ai dati dipendente attiveranno il flusso di lavoro.
4. Puoi aggiungere regole per definire a quali dipendenti si applica questo flusso di lavoro utilizzando gli attributi preimpostati disponibili e gli attributi personalizzati. Aggiungi regole per includere altri supervisori nel processi di approvazione.
5. Fai clic su Aggiorna per salvare le modifiche.
6. Per scegliere l' responsabile dell'approvazione della richiesta , fai clic sulla casella approvazione . Seleziona fino a quattro approvatori per fase.
   • Aggiungi più fasi per creare una catena di approvazione. Non appena uno degli approvatori di una fase risponde alla richiesta, il flusso di lavoro passa alla fase successiva .
   • Se la tua organizzazione dispone di funzionalità aggiuntive di supervisore, includile se necessario. 
7. Facoltativamente, aggiungi le fasi per le richieste approvata o rifiutate. 
8. Salvare e attivare il flusso di lavoro di lavoro.

Nota:
nelle organizzazioni con integrazioni attive del payroll, alcuni attributi del payroll (come l'IBAN e l'ID del payroll) diventano attributi di sistema e non possono essere selezionati nelle regole o nelle condizioni.

Condizioni

Quando crei i flussi di lavoro approvazione dei dati dipendente , puoi selezionare le sezioni del profilo che richiedono l' approvazione una volta modificate. Qualsiasi modifica a queste sezioni attiverà attività approvazione .

Per assegnare approvatori specifici per sezione, creare flussi di lavoro separati. Ad esempio:

• Un unico flusso di lavoro per le modifiche alle informazioni Payroll , approvata dai membri del ruolo Dipartimento Finanze .
• Un unico flusso di lavoro per le informazioni HR e le modifiche ai contatti di emergenza, approvata dai responsabili HR.

Se l'invio di una modifica ai dati di un dipendente soddisfa la condizione di più di un flusso di lavoro, verrà applicato solo l'ultimo flusso di lavoro attivato. Se modificare e riattivi un flusso di lavoro, viene considerato l'ultimo attivato. 

Aggiungere altri supervisori a approvazione

Se la tua organizzazione ha altri supervisori impostati, puoi aggiungerli ai flussi di lavoro approvazione . Segui queste istruzioni:

1. Crea un flusso di lavoro approvazione delle modifiche ai dati come descritto sopra.
2. Nella casella di attivazione, aggiungi una regola. 
3. Scegli l' attributo Supervisore aggiuntivo pertinente e indica se il flusso di lavoro si applica ai dipendenti con o senza questo attributo. Aggiorna le modifiche. 
4. Nella casella Richiedi approvazione , aggiungi una fase approvazione . 
5. Fai clic su Da questo flusso di lavoro e seleziona l' attributo del supervisore aggiuntivo pertinente. Aggiorna le modifiche.
6. Completa la configurazione e salva o attiva il flusso di lavoro , se necessario. 

Modifica i flussi di lavoro di approvazione delle modifiche ai dati dei dipendenti

Quando modifichi un flusso di lavoro di approvazione dei dati di un dipendente:

• Le richieste aperte che richiedono ancora l'approvazione rimangono nella posta in arrivo del responsabile dell'approvazione originale.
• Le modifiche ai dati dei dipendenti inviate dopo la modifica e l'attivazione del flusso di lavoro seguono il nuovo flusso di lavoro di approvazione.
• Se più di un flusso di lavoro di approvazione delle modifiche ai dati dei dipendenti si applica allo stesso dipendente, il sistema esegue solo l'ultimo flusso di lavoro modificato e attivato.

Monitorare le approvazioni delle modifiche ai dati dei dipendenti

Per verificare quali dati dei dipendenti devono essere approvati, gli Amministratori possono accedere alla scheda Automazioni > Attività . Per maggiori dettagli , consulta l'articolo Monitorare e gestire i flussi di lavoro.