Questa è la fase 4 di 5 del modulo di implementazione Presenze e assenze.
Dopo aver configurato le assenze e impostato le politiche di accumulo, puoi importare in Personio tutte le assenze passate e pianificate. A tal fine, è possibile importare i periodi di assenza e i saldi delle assenze.
Quali sono i vantaggi?
Importazione in blocco dei periodi di assenza
Grazie all'importazione dei periodi di assenza per i dipendenti:
- Le risorse umane hanno una visione chiara delle assenze pianificate passate e future per tutti i dipendenti. Con dati attendibili sulle assenze, i report possono essere analizzati per raccogliere informazioni significative sulle assenze nei team e nei reparti.
- I dipendenti hanno una panoramica delle loro assenze pianificate passate e imminenti direttamente nel loro calendario delle assenze.
Importazione in blocco dei saldi delle assenze
Dopo aver assegnato le politiche di accumulo ai dipendenti, potresti comunque dover apportare alcune modifiche per garantire che i risultati siano precisi al 100 %. Questa modifica consente di:
- Assicurarsi che il riporto delle ferie dell'anno precedente sia corretto per tutti i dipendenti. (Ad esempio, effettuiamo l'importazione del saldo delle assenze il 31.12.2022 per riflettere il numero totale di giorni riportati di quell'anno.)
- Assicurarsi che i saldi delle assenze dei dipendenti siano corretti a partire da una certa data chiave. (Ciò è necessario per i diritti alle ferie che non iniziano il 1° gennaio o in occasione dell'anniversario di lavoro di un dipendente.)
Importazione in blocco dei periodi di assenza
Segui questa procedura se vuoi che le assenze dei tuoi dipendenti per l'anno corrente compaiano nei loro calendari delle assenze personali.
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Scarica il modello Excel IT Caricamento periodi di assenza disponibile nella sezione Download di questo articolo. In alternativa, puoi creare un modello (formati supportati: .xlsx, .csv, .xls), che dovrà contenere le stesse otto colonne:
▶︎ Indirizzo e-mail del dipendente: esattamente come memorizzato in Personio
▶︎ Tipo di assenza: esattamente come memorizzato in Personio (incl. maiuscole/minuscole)
▶︎ Data di inizio: nel formato GG.MM.AAAA
▶︎ Data di fine: nel formato GG.MM.AAAA
▶︎ Ora di inizio: nel formato HH:MM
▶︎ Ora di fine: nel formato HH:MM
▶︎ Mezza giornata primo giorno: se il primo giorno è stato preso come assenza di mezza giornata (1 per sì, altrimenti lasciare vuoto)
▶︎ Mezza giornata ultimo giorno: se l'ultimo giorno è stato preso come assenza di mezza giornata (1 per sì, altrimenti lasciare vuoto) - Compila il modello Excel con le informazioni relative alle assenze dei tuoi dipendenti. Se vuoi importare:
▶︎ un'assenza di un giorno intero, inserisci la stessa data come data di inizio e di fine.
▶︎ un'assenza di un paio d'ore nel corso di una giornata, inserisci la stessa data come data di inizio e di fine, ma anche l'ora di inizio e di fine.
▶︎ un'assenza di mezza giornata, inserisci il valore 1 nella colonna Mezza giornata il primo giorno per la seconda metà della giornata o nella colonna Mezza giornata l'ultimo giorno per la prima metà della giornata.
Note
▶︎ I giorni di inizio e fine sono necessari solo in caso di assenze conteggiate in ore (per esempio, un appuntamento dal medico dalle 10:00 alle 11:00). Negli altri casi, è possibile ignorare queste colonne.
▶︎ Quando copi e incolli i dati nel modello Excel, assicurati di modificare il formato delle colonne Data/orario di inizio e Data/orario di fine in testo (Tasto destro > Formatta celle > Categoria > Testo). Poi, assicurati che le date siano in formato GG.MM.AAAA.. - Vai su Importazioni > Caricamento periodi di assenza e carica il file Excel. Seleziona il tipo di file Caricamento periodi di assenza.
- Assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati su Personio. Assicurati che abbiano lo stesso nome.
- Controlla l'anteprima di importazione e se non ci sono errori fai clic su Importa.
Suggerimento
In alternativa, puoi anche inserire manualmente i periodi di assenza, da Profilo dipendente > Assenze. Puoi trovare maggiori informazioni nell'articolo Come inserire le assenze per altri dipendenti?
Importazione in blocco dei saldi delle assenze
Se devi sistemare il saldo del dipendente, segui questa procedura se vuoi farlo tramite una importazione del saldo delle assenze:
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Scarica il modello Excel IT Caricamento saldi di accumulo disponibile nella sezione Download di questo articolo. In alternativa, puoi creare un modello (formati supportati: .xlsx, .csv, .xls), che dovrà includere le stesse quattro colonne:
▶︎ Indirizzo e-mail del dipendente: esattamente come memorizzato in Personio
▶︎ Tipo di assenza: esattamente come memorizzato in Personio (incl. maiuscole e minuscole)
▶︎ Saldo: nel formato GG o HH, a seconda dell'unità di tempo impostata per il tipo di assenza. Se il saldo comprende anche una mezza giornata o una mezz'ora, deve essere inserito nel formato GG.5 o HH.5.
▶︎ Data del saldo (opzionale): nel formato GG.MM.AAAA. - Compila il modello Excel con le informazioni relative al saldo delle assenze del dipendente.
- Vai su Importazioni > Caricamento saldi di accumulo e carica il file Excel.
- Assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati su Personio. Assicurati che abbiano lo stesso nome.
- Controlla l'anteprima di importazione e se non ci sono errori fai clic su Importa.
Nota
Tieni presente che se regoli il saldo delle assenze con un'importazione in blocco, non potrai scegliere il tipo di regolazione. Il saldo verrà impostato automaticamente su un determinato valore. Se desideri regolarlo per un certo numero di giorni, consulta l'articolo Regolazione del saldo delle assenze.
Suggerimento
Se si verificano errori durante l'importazione, consulta l'articolo sulla risoluzione dei problemi di importazione. Siamo a tua completa disposizione se hai bisogno di aiuto per importare i dati. Se stai pianificando un'importazione e hai bisogno di supporto, contatta il nostro team di assistenza nella sezione Trova risposte di Personio, tramite Aiuto > Supporto e aggiornamenti > Trova risposte.
Fase successiva
Congratulazioni! 🎉
Puoi procedere e configurare il calendario aziendale in Personio.