Fase 7: importazione delle assenze

 

Dopo aver completato la Fase 6: configurazione di assenze e politiche di accumulo, è possibile importare su Personio qualsiasi assenza passata o pianificata presente nel sistema utilizzato in precedenza. 

Argomenti dell'articolo: 

 

Importazione in blocco dei periodi di assenza

Segui questa procedura per importare in blocco i periodi di assenza:

  1. Scarica il modello Excel IT Caricamento periodi di assenza disponibile nella sezione Download di questo articolo. In alternativa, puoi creare un modello (formati supportati: .xlsx, .csv, .xls), che dovrà contenere le stesse otto colonne: 

  • Indirizzo e-mail del dipendente; esattamente come salvato su Personio
  • Tipo di assenza; esattamente come salvato su Personio (con distinzione maiuscole/minuscole)
  • Data di inizio; nel formato GG.MM.AAAA
  • Data di fine; nel formato GG.MM.AAAA
  • Orario di inizio; nel formato HH:MM
  • Orario di fine; nel formato HH:MM
  • Mezza giornata il primo giorno; se per il primo giorno risulta un'assenza di mezza giornata (1 per sì, altrimenti lasciare vuoto)
  • Mezza giornata l'ultimo giorno; se per l'ultimo giorno risulta un'assenza di mezza giornata (1 per sì, altrimenti lasciare vuoto)
  1. Compila il modello Excel con le informazioni relative alle assenze dei tuoi dipendenti.

    Se vuoi importare: 
  • un'assenza di un giorno intero: inserisci la stessa data come data di inizio e di fine.
  • un'assenza di un paio d'ore nel corso di una giornata: inserisci la stessa data come data di inizio e di fine, ma anche l'ora di inizio e di fine.
  • un'assenza di mezza giornata: inserisci il valore 1 nella colonna Mezza giornata il primo giorno per la seconda metà della giornata o nella colonna Mezza giornata l'ultimo giorno per la prima metà della giornata.

    Nota:
    i giorni di inizio e fine sono necessari solo in caso di assenze conteggiate in ore (per esempio, un appuntamento dal medico dalle 10:00 alle 11:00). Negli altri casi, è possibile ignorare queste colonne.

    Nota:
    se copi e incolli i dati in un modello Excel, poi assicurati di trasformare il formato delle colonne Orario di inizio e Orario di fine in testo (Tasto destro > Formatta celle > Categoria > Testo)

    Nota:
    Quando copi e incolli i dati in un modello Excel, assicurati di modificare il formato delle colonne Data di inizio e Data di fine in testo (Tasto destro > Formatta celle > Categoria > Testo). Poi, assicurati che le date siano in formato GG.MM.AAAA

        1. Vai su Importazioni > Periodi di assenza di assenza e carica il file Excel. Seleziona il tipo di file Caricamento periodi di assenza.

          imports-absence-upload_en-us.png
        2. Assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati su Personio. Assicurati che abbiano lo stesso nome.
        3. Controlla l'anteprima di importazione e se non ci sono errori fai clic su Importa.

Suggerimento
In alternativa, puoi anche inserire manualmente i periodi di assenza, da Profilo dipendente > Assenze. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Come inserire le assenze di altri dipendenti?

 

Importazione in blocco dei saldi delle assenze 

Il saldo delle assenze di ciascun dipendente su Personio deve corrispondere al totale dell'account del sistema utilizzato in precedenza, purché siano state definite e assegnate correttamente tutte le politiche di accumulo e tutti i periodi di assenza siano stati importati senza dati mancanti. 

Tuttavia, in considerazione delle assenze maturate, è possibile che il saldo dell'account non corrisponda esattamente al saldo del sistema utilizzato in precedenza. Le ragioni possono essere molteplici. Ad esempio, può esserci una lieve differenza nei giorni maturati calcolati sulla base delle regole create o potrebbero mancare periodi di assenza. Inoltre, il problema poterebbe essere legato ai calendari dei giorni festivi e agli orari di lavoro, poiché Personio ignorerà automaticamente i giorni che sono stati memorizzati negli orari di lavoro come giorni di assenza e i festivi.

Di conseguenza, potresti dover sistemare il saldo dei dipendenti. Segui questa procedura se vuoi farlo tramite una importazione del saldo delle assenze:

  1. Scarica il modello Excel IT Caricamento saldi di accumulo disponibile nella sezione Download di questo articolo. In alternativa, puoi creare un modello (formati supportati: .xlsx, .csv, .xls), che dovrà contenere le stesse quattro colonne:

  • Indirizzo e-mail del dipendente; esattamente come salvato su Personio
  • Tipo di assenza; esattamente come salvato su Personio (con distinzione maiuscole/minuscole)
  • Saldo; nel formato GG o HH, a seconda dell'unità di tempo impostata per il tipo di assenza. Se il saldo include anche una mezza giornata o una mezz'ora, deve essere inserito nel formato GG.5 o HH.5.
  • Data del saldo (opzionale); nel formato GG.MM.AAAA.
  1. Compila il modello Excel con le informazioni relative al saldo delle assenze dei tuoi dipendenti.
  2. Vai su Importazioni > Caricamento saldi di accumulo e carica il file Excel. 
  3. Assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati su Personio. Assicurati che i loro nomi siano simili.
  4. Controlla l'anteprima dell'importazione e, se non ci sono errori, fai clic su Importa.

Nota:
Tieni presente che se regoli il saldo delle assenze con un'importazione in blocco, non potrai scegliere il tipo di regolazione. Il saldo verrà impostato automaticamente su un determinato valore. Se desideri regolarlo per un certo numero di giorni, consulta l'articolo Regolazione del saldo delle assenze.

Saremo lieti di assisterti nell'importazione dei tuoi dati. Se stai pianificando un'importazione e hai bisogno di supporto, contatta il nostro team di assistenza nella sezione Trova risposte di Personio, tramite Aiuto > Supporto e aggiornamenti > Trova risposte.

 

Commenti

0 commenti

Questo articolo è chiuso ai commenti.