Questo articolo spiega come importare i dati anagrafici dei tuoi dipendenti in Personio utilizzando il nostro file di importazione. Questi file sono facilmente accessibili e possono essere scaricati direttamente da Personio.

Impostare le sezioni e gli attributi dipendente prima dell'importazione

Prima di importare i dati, configura le sezioni e gli attributi personalizzati necessari per la gestione dei dipendente. Il profilo dipendente Personio comprende varie sezioni con diversi tipi di attributi che specificano i dati memorizzati, come il tipo di impiego, le ore settimanali e la data di assunzione. Ci sono alcune sezioni e attributi predefiniti e puoi anche creare tutte le sezioni e gli attributi personalizzati necessari.

Note
▶︎ È necessario creare le sezioni e gli attributi personalizzati nella lingua predefinita dell'account, ovvero la lingua selezionata durante la configurazione delle informazioni aziendali. In seguito potrai aggiungere traduzioni per questi attributi in altre lingue pertinenti.
▶︎ Il formato e la funzione degli attributi dipendono dal tipo.

Per creare e configurare le sezioni, segui queste istruzioni:

1. Vai su Impostazioni > Informazioni dipendente.
2. Modifica le sezioni a sinistra e i relativi attributi a destra.
3. Facoltativo: aggiungi altre sezioni facendo clic su Crea sezione e fai clic su Aggiungi attributo per creare attributi personalizzati all'interno delle sezioni.
4. Dai un nome all'attributo e scegli il tipo di attributo appropriato.
5. Facoltativo: se necessario, aggiungi le traduzioni per gli attributi personalizzati in tutte le lingue pertinenti.

Per ulteriori dettagli, consulta gli articoli del centro assistenza sulle Migliori prassi per le sezioni e gli attributi e Attributi preimpostati e relativi usi.

Scaricare e compilare il modello di importazione con i dati del dipendente

Il modello Excel Dipendenti viene adattato al tuo account durante la fase di test e include tutti gli attributi rilevanti. Riflette le impostazioni della lingua della tua azienda e tutti i messaggi di errore saranno nella lingua del tuo account personale. Per scaricare il modello, segui queste istruzioni:

1. Accedi al tuo account Personio e vai su Importazioni.
2. Seleziona il tipo di file Dipendenti.
3. Fai clic su questo modello accanto a Scarica modello per scaricare il file.

Una volta ottenuto il modello Excel Dipendenti , segui queste istruzioni per completato :

1. Apri il modello Excel e leggi il foglio di lavoro delle Linee guida.
2. Inserisci i dati dei tuoi dipendente nelle colonne, seguendo le nostre migliori prassi.
3. Per aggiungere attributi dipendente personalizzati, inserisci colonne aggiuntive. Il file può contenere fino a sessanta colonne.
4. Salva il file Excel completato.

Migliori prassi per la preparazione dei modelli

Segui queste migliori prassi per completare il modello importazione:

• Ogni riga è per un dipendente, identificato dall'e-mail. Compila le colonne evidenziate in giallo, poiché sono obbligatorie per i nuovi profili dipendente. 
• Gli indirizzi e-mail sono identificatori univoci. È necessario fornire l'e-mail per ogni dipendente, poiché Personio la utilizza per l'importazione dei dati. Evita di importare più identificatori contemporaneamente.
• I nomi e i valori degli attributi nella tabella devono corrispondere a quelli del tuo account Personio; in caso contrario, l'importazione non andrà a buon fine.

  Nota: per gli attributi Elenco di opzioni, includi i nomi originali di ciascuna opzione (valori di database) nel file di importazione. Ad esempio, se il tuo account Personio è in inglese e hai un attributo Lista di opzioni per "Colore preferito", devi elencare i nomi delle opzioni in inglese per tutti i dipendenti ("Red", "Blue", "Green"), indipendentemente delle traduzioni impostate.

• Se inizialmente non riesci a compilare tutte le colonne, puoi aggiornare il modello in un secondo momento. Fornisci un ID univoco e gli attributi che desideri importare. Non è necessario includere gli attributi o gli attributi di sistema già compilati.
• Nei modelli di importazione, i titoli delle colonne degli attributi salvati come elenchi di opzioni in Personio sono in corsivo.
• Non puoi designare due dipendenti come supervisori l'uno dell'altro. Se un dipendente (come un CEO) non ha un supervisore, lascia vuota la colonna. Per i dipendenti con più supervisori, importane uno e potrai impostarne altri in un secondo momento.
• È possibile importare un solo centro di costo per dipendente. Puoi aggiungere manualmente più centri di costo in un secondo momento nel profilo del dipendente.
• Per importare i dipendenti inattivi, includi gli attributi: Stato, Data di risoluzione e Tipo di risoluzione. Per evitare errori nella fase tre, assicurati di aggiungere sia la data di risoluzione che il tipo di risoluzione. 
  
  

Importare i dati dei dipendente con il modello compilato

Dopo aver completato i primi due passaggi, puoi importare i dati dei dipendente. Ecco come:

1. Vai su Importazioni.
2. Scegli il tipo di importazione Dipendenti e fai clic su Seleziona file.
3. Fai clic per selezionare un file o trascinalo nella finestra.
4. Scegli il foglio di lavoro che desideri importare e fai clic su Apri.
5. Potrebbe essere necessario selezionare la prima riga del foglio in modo che corrisponda agli attributi di Personio. Fai clic su Avanti.
6. Abbina le colonne del file Excel agli attributi corrispondenti in Personio, quindi fai clic su Avanti.
7. In caso di errori, verrà visualizzato un pop-up sulla destra. Rivedi e correggi ogni errore. Una volta risolto, un messaggio confermerà che il file è pronto per l'importazione.

   Suggerimento: se la cella richiede attenzione, fai clic sul campo per evidenziarla, quindi fai doppio clic per modificare il valore.

8. Fai clic su Importa per completato il processo.

Prima di passare al modulo successivo, utilizza Controllo qualità: profilo dipendente per assicurarti di aver impostato tutto correttamente.