Fase 1: importare i dati dei dipendenti

 

Il primo passo nella configurazione iniziale del tuo account Personio è memorizzare i dati anagrafici dei tuoi dipendenti nel sistema. Prima di importare qualsiasi dato, devi valutare attentamente quali dati dei dipendenti desideri gestire in Personio.

 

Configurare gli attributi dei dipendenti in Personio

Le informazioni sui dipendenti vengono visualizzate all'interno dei rispettivi profili e suddivise in diverse sezioni e attributi. Gli attributi tematicamente correlati sono raggruppati in sezioni.  Il sistema dispone di alcune sezioni e attributi predefiniti, a cui puoi aggiungere tutte le sezioni e gli attributi necessari per documentare i dati richiesti dalla tua organizzazione.

Nota: è necessario che le sezioni e gli attributi siano sempre impostati nella lingua dell'azienda configurata in Impostazioni > ORGANIZZAZIONE E PERSONE > Azienda. Puoi quindi memorizzare le traduzioni degli attributi nelle lingue disponibili in Personio: tedesco, inglese, spagnolo, francese, italiano od olandese.

Prima di iniziare a importare i dati in Personio, è necessario creare tutti gli attributi aggiuntivi dei dipendenti. A tale scopo, procedi come segue:

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  1. Vai a Impostazioni > ORGANIZZAZIONE E PERSONE > Informazioni dipendente.
  2. Modifica le singole sezioni (a sinistra) e gli attributi associati (a destra).
  3. Se necessario, fai clic su Crea una sezione per aggiungere altre sezioni. Fai clic su Aggiungi un attributo per impostare i singoli attributi personalizzati all'interno di una sezione.
  4. Assegna un nome all'attributo e seleziona il tipo di attributo appropriato.
    Nota: il tipo è importante per la formattazione degli attributi e il loro funzionamento.

 

La tabella seguente illustra i diversi tipi di attributo:

Tipo di attributo Spiegazione
Generale Un semplice campo di testo per brevi parti di testo.
Esempio: nomi, indirizzi e-mail o numeri di telefono
Lista di opzioni

Un elenco di opzioni consente di scegliere tra più valori di un attributo. Puoi definire in anticipo i valori possibili.
Esempio: domande con risposta sì/no

Numero (intero)

Numeri senza cifre decimali.
Esempio: ID dipendente o numero di previdenza sociale.

Numero (fino a due decimali) Numeri con una o due cifre decimali (puoi indicare il numero di cifre decimali quando crei l'attributo).
Esempio: importi monetari o valori percentuali, quali l'assegno familiare.
Data Il valore di questo attributo è una data.
Esempio: compleanno
Link Questo attributo è un link.
Esempio: link ai profili LinkedIn o Xing di un tuo dipendente
Campo di testo a più righe

Campo di testo libero per testi più lunghi.
Esempio: messaggi o commenti

Tag 

Definisci i valori degli attributi allo stesso modo di un elenco di opzioni, ma con la possibilità di selezionare più valori contemporaneamente.
Esempio: elenco delle lingue parlate da un dipendente.

Per una panoramica delle sezioni e degli attributi aggiuntivi dei dipendenti particolarmente utili e per alcuni esempi, consulta il nostro articolo del Centro assistenza Migliori prassi: sezioni e attributi.

 

Usare il nostro modello Excel per raccogliere informazioni sui dipendenti

Il modello Excel EN Employee Data Upload (scaricabile anche dall'elenco a destra) si basa sulla fase di verifica del tuo account e contiene tutti gli attributi inclusi.

Nota: i nomi di attributi e opzioni nella tabella devono corrispondere esattamente a quelli del tuo account Personio. In caso contrario, si verificheranno errori di importazione.
Negli account meno recenti, l'attributo Nazionalità è denominato Cittadinanza.

Suggerimento: nei modelli di importazione, i titoli delle colonne degli attributi presenti in Personio come lista di opzioni vengono visualizzati in corsivo.
È possibile visualizzare le prime righe dei modelli con le restrizioni consentite tramite un menu a discesa.

  1. Innanzitutto, scarica il modello Excel e leggi il foglio di lavoro Istruzioni per la compilazione del file di caricamento dei dati dei dipendenti.
  2. Quindi, compila le colonne con i dati dei dipendenti. Ogni riga rappresenta un dipendente identificato dal proprio indirizzo e-mail. Le colonne obbligatorie sono evidenziate in giallo e devono essere compilate.
    employee-import-template_en-us.png
  3. Puoi aggiungere altre colonne per importare gli attributi dei dipendenti che hai configurato personalmente.
  4. Salva il file Excel completato.

Nota: gli indirizzi e-mail fungono da identificatori univoci nel sistema. Pertanto, è necessario inserire un indirizzo e-mail per ciascun dipendente, che risulterà essenziale anche per le importazioni successive, come ad esempio dei dati sul salario. Se un file di importazione contiene l'indirizzo e-mail e un altro identificatore (ad es. l'ID dipendente), per impostazione predefinita Personio utilizzerà l'indirizzo e-mail per l'importazione dei dati. Tuttavia, ti consigliamo di non importare più identificatori contemporaneamente.


Se desideri inserire attributi aggiuntivi in modo retroattivo tramite un'importazione, il modello Excel dovrà includere solo un ID univoco, ad esempio l'indirizzo e-mail, e gli attributi pertinenti da importare. Non sarà necessario includere nuovamente gli attributi di sistema o del dipendente già completati.

Spiegazione delle colonne (solo attributi predefiniti)

Nome colonna Colonna obbligatoria  Valori consentiti Spiegazione
Nome Testo  
Cognome Testo  
Genere “uomo”, “donna” o “altro”  
E-mail Indirizzo e-mail Indirizzo e-mail
Stato “attivo”, “inattivo” o “onboarding”

attivo = Un dipendente attualmente impiegato nella tua azienda

inattivo = Un ex dipendente

onboarding = Nuovo dipendente, prima della data di assunzione

Nota: un ulteriore stato è “Congedo”, che tuttavia non può essere importato. Scopri come pianificare un periodo di congedo per un dipendente.

Tipo di impiego “interno”, “esterno”

interno = Un dipendente effettivo dell'azienda

esterno = Dipendenti esterni, come freelance o studi contabili che hanno bisogno di accedere alla sezione del payroll

Data di assunzione Data Inizio del contratto/data di inizio del rapporto di lavoro
Supervisore Consigliata Indirizzo e-mail

Indirizzo e-mail del supervisore diretto del dipendente

Importante: è necessario che il supervisore sia aggiunto al modello anche come dipendente.

Società controllata Consigliata, se disponibile Testo Nomi delle società controllate
Ufficio Consigliata Testo L'ufficio o la sede del dipendente, es. “Milano”
Dipartimento Consigliata Testo Il dipartimento del dipendente, ad es. “Dirigenza”
Posizione Consigliata Testo Il titolo o la mansione del dipendente, ad es. “Contabile”
Data di fine contratto Facoltativa Data

Data di fine del contratto (per i contratti a tempo determinato)

Data di risoluzione Facoltativa Data

Data in cui il dipendente ha lasciato o lascerà ufficialmente l'azienda

Centro di costo  Facoltativa  Testo

Nome del centro di costo del dipendente

Periodo di prova Facoltativa Numero Durata in mesi del periodo di prova del dipendente (vuoto se non è previsto un periodo di prova)
Ore settimanali Consigliata Numero Numero di ore di lavoro settimanali

 

Importare i dati dei dipendenti

Una volta completate tutte le fasi preliminari, puoi importare i dati dei tuoi dipendenti.

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Il processo di importazione in Personio comprende le seguenti fasi:

  1. Caricamento del file: carica il file nella sezione Importazioni del tuo account Personio. Seleziona il tipo di file Caricamento dipendenti in blocco.
  2. Configurazione delle colonne: nella fase successiva, assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati in Personio. È opportuno che le colonne abbiano lo stesso nome o un nome simile.
  3. Anteprima dell'importazione: verrà quindi visualizzata un'anteprima dell'importazione. Se noti errori, puoi semplicemente annullare l'importazione e apportare le correzioni necessarie nel foglio Excel.
  4. File di revisione: se il file di importazione non è formattato correttamente, verrà visualizzato un avviso. Fai clic sul pulsante Scarica file di revisione per scaricare un file .xls con le colonne o i campi con gli errori evidenziati. Apporta le correzioni necessarie e ripeti l'importazione. Per ulteriori informazioni sugli errori di importazione e su come risolverli, leggi Perché l'importazione non funziona?.

Siamo a tua disposizione se hai bisogno di aiuto per importare i tuoi dati. I controlli dei dati sono particolarmente utili per risparmiare tempo e fatica. Non esitare a contattare il nostro team di assistenza qui se stai pianificando un'importazione più complicata.

 

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