L'articolo spiega come importare l'anagrafica dei tuoi dipendenti in Personio.
Quali sono i vantaggi?
- Memorizza i dati dei dipendenti più rilevanti per la tua azienda. Grazie alle sezioni e agli attributi personalizzati puoi configurare la documentazione digitale dei dipendenti in base ai requisiti interni della tua organizzazione.
- Crea un database centrale per tutti i dati dei dipendenti e assicurati che tutti sappiano quali informazioni sono memorizzate e dove trovarle.
- Assicurati che le informazioni siano sempre aggiornate. I dipendenti possono aggiornare in autonomia i propri dati personali o particolari sezioni dei dati personali, se necessario.
Fase 1: configurare le sezioni e gli attributi dei dipendenti in Personio
Il profilo dipendente in Personio contiene diverse sezioni importanti come informazioni HR, dati personali e informazioni sul payroll. Ogni sezione contiene vari attributi che definiscono quali dati devono essere memorizzati in quella determinata sezione (ad esempio Tipo di impiego, Ore di lavoro settimanali, Data di assunzione). Il sistema dispone di alcune sezioni e attributi predefiniti, a cui puoi aggiungere sezioni e attributi personalizzati.
Note:
▶︎ Prima di iniziare con l'importazione effettiva dei dati dei dipendenti, è necessario creare e configurare tutte le sezioni e gli attributi in base alle tue esigenze.
▶︎ È necessario che le sezioni e gli attributi siano sempre impostati nella lingua dell'azienda configurata in Impostazioni > Organizzazione > Azienda > Preferenza lingua. Puoi quindi memorizzare le traduzioni degli attributi nelle lingue disponibili in Personio: tedesco, inglese, spagnolo, francese, italiano, olandese, svedese o finlandese.
Per creare e configurare le sezioni, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Persone > Informazioni dipendente.
- Modifica le singole sezioni (a sinistra) e gli attributi associati (a destra).
- Se necessario, fai clic su Crea una sezione per aggiungere altre sezioni. Fai clic su Aggiungi un attributo per impostare i singoli attributi personalizzati all'interno di una sezione.
- Assegna un nome all'attributo e seleziona il tipo di attributo appropriato.
Nota:
Il tipo è importante per la formattazione degli attributi e il loro funzionamento.
La tabella seguente illustra i diversi tipi di attributo:
| Tipo di attributo | Spiegazione |
| Generale | Un semplice campo di testo per testi brevi. Esempio: nomi, indirizzi e-mail o numeri di telefono |
| Lista di opzioni |
Un elenco di opzioni consente di scegliere tra più valori di un attributo. Puoi definire in anticipo i valori possibili. |
| Numero (intero) |
Numeri senza cifre decimali. |
| Numero (fino a due decimali) | Numeri con una o due cifre decimali (puoi indicare il numero di cifre decimali quando crei l'attributo). Esempio: importi monetari o valori percentuali, quali l'assegno familiare |
| Data | Il valore di questo attributo è una data. Esempio: compleanno |
| Link | Questo attributo è un link. Esempio: per i profili LinkedIn o Xing dei tuoi dipendenti |
| Campo di testo a più righe |
Campo di testo libero per testi più lunghi. |
| Tag |
Definisci i valori degli attributi allo stesso modo di una Lista di opzioni, ma con la possibilità di selezionare più valori contemporaneamente. |
Per una panoramica di altre sezioni e attributi dei dipendenti particolarmente utili e per alcuni esempi, consulta gli articoli del Centro assistenza Migliori prassi: sezioni e attributi e i più Importanti attributi predefiniti e relative funzionalità.
Fase 2: utilizzare il modello Excel per raccogliere informazioni sui dipendenti
Il modello IT Caricamento dati dipendenti (disponibile nella sezione Download di questo articolo) si basa sul tuo account durante la fase di test e contiene tutti gli attributi inclusi.
Nota:
I nomi degli attributi e delle opzioni nella tabella devono corrispondere esattamente a quelli del tuo account Personio. In caso contrario, si verificheranno errori di importazione.
Suggerimento:
Nei modelli di importazione, i titoli delle colonne degli attributi presenti in Personio come Lista di opzioni vengono visualizzati in corsivo.
È possibile visualizzare le prime righe dei modelli con le restrizioni consentite tramite un elenco a discesa.
- Innanzitutto, scarica il modello Excel e leggi la scheda Istruzioni per la compilazione del file di caricamento dei dati dei dipendenti.
- Quindi, compila le colonne con i dati dei dipendenti. Ogni riga rappresenta un dipendente identificato dal proprio indirizzo e-mail. Le colonne evidenziate in giallo sono campi obbligatori per i profili dei nuovi dipendenti, mentre per i dipendenti esistenti è sufficiente inserire l'indirizzo e-mail.
- Puoi aggiungere altre colonne per importare gli attributi dei dipendenti che hai configurato personalmente.
- Salva il file Excel completato.
Nota:
Gli indirizzi e-mail fungono da identificatori univoci nel sistema. Pertanto, è necessario inserire un indirizzo e-mail per ciascun dipendente, che risulterà essenziale anche per le importazioni successive, come ad esempio l'importazione dei dati sul salario. Se un file di importazione contiene l'indirizzo e-mail e un altro identificatore (ad esempio l'ID dipendente), per impostazione predefinita Personio utilizzerà l'indirizzo e-mail per l'importazione dei dati. Tuttavia, ti consigliamo di non importare più identificatori contemporaneamente.
Fase 3: informazioni aggiuntive per l'importazione
Per compilare il modello di importazione, fai riferimento alle migliori prassi riportate di seguito:
▶︎ Gli attributi preimpostati sono attributi di sistema che non possono essere rinominati o eliminati, poiché sono collegati ad altri processi in Personio.
Suggerimento: puoi nascondere alcuni attributi preimpostati ai tuoi dipendenti. Crea una nuova sezione e sposta gli attributi. Le nuove sezioni create non sono visibili ai dipendenti, a meno che tu non conceda loro i diritti di accesso.
▶︎ Il modello Excel può essere compilato a posteriori con attributi aggiuntivi. Dovrai includere un ID univoco e gli attributi che desideri importare. Non sarà necessario includere nuovamente gli attributi di sistema o del dipendente completati in precedenza.
▶︎ Non è possibile indicare due dipendenti come supervisori l'uno dell'altro. Se un dipendente non ha un supervisore (un CEO, ad esempio), puoi lasciare vuota la colonna corrispondente.
Nota:
Se la struttura della tua azienda prevede che i dipendenti facciano riferimento a più supervisori, dovrai importare almeno un supervisore. Per ulteriori informazioni su come aggiungere supervisori, consulta l'articolo Configurare supervisori aggiuntivi.
Fase 4: importare i dati dei dipendenti
Una volta completate tutte le fasi preliminari, puoi importare i dati dei tuoi dipendenti.
Il processo di importazione in Personio comprende le seguenti fasi:
- Caricamento del file: carica il file nella sezione Importazioni del tuo account Personio. Seleziona il tipo di file Caricamento dipendenti in blocco.
- Configurazione delle colonne: nella fase successiva, assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati in Personio. È opportuno che le colonne abbiano lo stesso nome o un nome simile.
- Anteprima dell'importazione: verrà quindi visualizzata un'anteprima dell'importazione. Se noti errori, puoi semplicemente annullare l'importazione e apportare le correzioni necessarie nel foglio Excel.
- File di revisione: se il file di importazione non è formattato correttamente, verrà visualizzato un avviso. Fai clic sul pulsante Scarica file di revisione per scaricare un file .xls con le colonne o i campi con gli errori evidenziati. Apporta le correzioni necessarie e ripeti l'importazione.
Suggerimento:
Per ulteriori informazioni sugli errori di importazione e su come risolverli, leggi Perché l'importazione non funziona?.
Nota:
Controlla di aver impostato tutto correttamente in Controllo qualità: profilo del personale prima di passare al modulo successivo.