Questa è la fase 1 di 5 del modulo di implementazione Presenze e assenze.
Scopri come creare gli orari di lavoro, in cui definisci come verranno calcolate le ferie, gli straordinari e le ore di deficit dei dipendenti.
Quali sono i vantaggi?
- Registra su Personio i giorni e le ore di lavoro dei dipendenti.
- Calcola correttamente le ferie e tieni traccia degli straordinari su Personio.
- I giorni non definiti come giorni lavorativi non vengono considerati nel calcolo di giorni di ferie o di malattia, ad esempio.
- Calcola correttamente gli straordinari e le ore di deficit. Nel registrare entrambi, usa gli orari per definire le ore di lavoro necessarie.
- Se stai tenendo traccia degli straordinari e delle ore di deficit all'interno degli orari di lavoro, puoi scegliere di pagare gli straordinari o di convertirli in congedi per i tuoi dipendenti. Ulteriori informazioni sulla gestione degli straordinari.
Fase 1: definire gli orari di lavoro
Per impostare gli orari di lavoro, devi prima pensare a quanti orari di lavoro diversi sono presenti in azienda.
Suggerimento
Per definire i diversi orari di lavoro, puoi porti le seguenti domande:
▶︎ Ci sono dipendenti part-time?
▶︎ Ci sono dipendenti part-time che lavorano solo in giorni specifici? Se sì, in che giorni lavorano? (Ad esempio, lunedì e martedì).
Consulta il nostro modello Excel (in basso) per capire come configurare i tuoi orari di lavoro. Nota: il modello è stato creato non per essere importato, ma per aiutarti a ricordare tutti gli orari di lavoro possibili.
Nel definire gli orari di lavoro, devi tenere conto anche dei seguenti aspetti e del modo in cui vengono gestiti dall'azienda:
| Concetto | Domande |
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Ore di straordinario |
▶︎ Desideri tenere traccia degli straordinari? ▶︎ Gli straordinari andrebbero calcolati su base giornaliera o settimanale? ▶︎ Il salario dei dipendenti copre già un certo numero di ore mensili di straordinario? Scopri di più sull'Impostazione degli straordinari. |
| ore di deficit |
▶︎ Desideri tenere traccia delle ore di deficit? Nota: Questa opzione consente di registrare automaticamente le ore di deficit non solo nei giorni con le ore registrate, ma ogni volta che vuoi. Le ore di deficit vengono poi compensate con le ore di straordinario presenti nel saldo straordinari del dipendente. |
| Regole pausa |
▶︎ Desideri stabilire quanto dovrebbe durare una pausa se una persona lavora un determinato numero di ore? I dipendenti e gli approvatori verranno quindi avvisati se inseriscono o approvano pause troppo corte o troppo lunghe nella registrazione ore. Scopri di più sulla Configurazione e utilizzo delle regole di pausa per la registrazione delle ore. |
| Ripartizione proporzionale del diritto alle assenze | ▶︎ L'orario di lavoro dovrebbe fungere da base per il calcolo delle ferie? |
| Valore di riferimento |
▶︎ Quando si utilizza la ripartizione proporzionale del diritto alle assenze, quale valore di riferimento deve essere applicato per il calcolo? Per il calcolo delle ferie, Personio confronta i giorni di lavoro inseriti nell'orario di lavoro con il valore di riferimento indicato. Esempio: Scopri di più sulla Configurazione delle ferie part-time. |
Fase 2: creare un orario di lavoro
Dopo aver definito i diversi tipi di orari di lavoro per l'azienda, puoi iniziare a configurarli. Per creare un nuovo orario di lavoro, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Presenze.
- Nella sezione Orari di lavoro, fai clic sul campo Aggiungi orario e dagli un nome significativo (ad es. a tempo pieno; 40 ore; lun, mar, mer, gio, ven con registrazione ore).
- Quindi fai clic su
.
-
Giorni e orari di lavoro: per definire i giorni e gli orari di lavoro, inserisci quante ore dovrebbero lavorare i dipendenti in ogni giorno lavorativo e la durata delle loro pause.
Nota:
l'inserimento dell'orario di inizio e fine è facoltativo e serve solo come linea guida. I dipendenti possono registrare le presenze al di fuori degli orari di inizio e fine stabiliti. -
Tieni traccia delle ore di straordinario e di deficit (facoltativo): per registrare gli straordinari, seleziona Sì.
▶︎ Quindi specifica se gli straordinari devono essere calcolati su base giornaliera o settimanale.
▶︎ Nella sezione Soglia straordinari, puoi selezionare se sono state calcolate ore di straordinario già comprese nel salario mensile, che non verranno considerate.
▶︎ Se gli straordinari sono calcolati su base giornaliera, puoi selezionare l'opzione Registra le ore di deficit.
▶︎ Specifica se si debba registrare le ore di deficit nei giorni senza ore registrate.
Nota
:se scegli di registrare le ore di deficit nei giorni senza ore registrate, le ore di deficit inizieranno a essere generate immediatamente. Per questo motivo ti consigliamo di:
▶︎ Attivare il deficit di ore solo dopo che i dipendenti iniziano a monitorarle attivamente.
▶︎ Seleziona Crea duplicato dell'orario di lavoro quando lo salvi, per salvare gli aggiornamenti su una copia che verrà assegnata automaticamente ai dipendenti interessati. -
Regole pausa (facoltativo): specifica se i dipendenti e gli approvatori devono essere informati se un dipendente inserisce pause errate nella registrazione delle ore.
Nota:
puoi aggiungere fino a due regole per il tempo di pausa richiesto per una specifica quantità di ore di lavoro. - Assenze: per ripartire proporzionalmente il diritto alle assenze, seleziona Sì. Poi seleziona un valore di riferimento per ripartire in modo proporzionale il diritto alle assenze dal menu a discesa.
- Quindi fai clic su Salva orario di lavoro.
Ulteriori informazioni sull'impostazione degli orari di lavoro per i dipendenti part-time sono disponibili nell'articolo Configurare il part-time.
Esempio: tempo pieno o part-time con giorni lavorativi e giorni di ferie fissi
Nell'esempio seguente, si presume che l'azienda abbia tre tipi di dipendenti che ricevono tutti 24 giorni di ferie all'anno:
- Il dipendente di tipo A lavora a tempo pieno, con una settimana di 5 giorni (lun, mar, mer, gio, ven) per 40 ore totali
- Il dipendente di tipo B lavora part-time, con una settimana di 3 giorni (lun, mar, gio) per 24 ore totali
- Il dipendente di tipo C lavora part-time, con una settimana di 3 giorni (lun, mar, mer) per 20 ore totali
Per ogni tipo di dipendente, è necessario creare un orario di lavoro separato tramite Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Presenze, per poi assegnarlo ai dipendenti corrispondenti. Nomina gli orari di lavoro in modo che possano essere identificati facilmente (ad esempio part-time, 20 ore (lunedì, martedì, giovedì, venerdì)).
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Dipendente A (tempo pieno) |
Dipendente B (part-time) |
Dipendente C (part-time) |
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Quanti giorni di ferie riceve il dipendente il 1° gennaio? |
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| 5/5 × 24 = 24 | 3/5 × 24 = 14.4 | 3/5 × 24 = 14.4 |
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Esempio 1: supponendo che tutti e tre i dipendenti richiedano le ferie da domenica a sabato |
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| - 5 giorni di ferie |
- 3 giorni di ferie |
- 3 giorni di ferie |
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Esempio 2: supponendo che tutti e tre i dipendenti richiedano le ferie da domenica a mercoledì |
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| - 3 giorni di ferie |
- 2 giorni di ferie |
- 3 giorni di ferie |
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Esempio 3: supponendo che tutti e tre i dipendenti richiedano le ferie da mercoledì a sabato |
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| - 3 giorni di ferie |
- 1 giorno di ferie (giovedì) |
- 1 giorno di ferie (mercoledì) |
Fase 3: assegnare gli orari di lavoro
Dopo aver configurato gli orari di lavoro, la fase successiva consiste nel selezionare quale orario dovrebbe essere quello predefinito e assegnare gli altri orari ai dipendenti appropriati, individualmente o in blocco.
Nota:
le ferie maturate vengono ricalcolate se si assegna un nuovo orario di lavoro dopo che sono state concesse le ferie (di solito il 1° gennaio).
Orario di lavoro predefinito
In Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Presenze, puoi selezionare un orario di lavoro (in genere lo schema da 40 ore), come orario di lavoro assegnato a tutti i dipendenti per impostazione predefinita.
Nota:
se non imposti come predefinito uno degli orari di lavoro, Personio assegnerà automaticamente il primo orario di lavoro in elenco come predefinito per tutti i dipendenti.
Assegnare gli orari di lavoro individualmente
Per assegnare l'orario di lavoro appropriato a un singolo dipendente, procedi come segue:
- Accedi al Profilo dipendente e alla scheda Presenze.
- Poi fai clic sui tre punti
nel campo Ore di lavoro e piano orario e seleziona Cambia piano orario.
- Qui puoi selezionare il piano orario richiesto e decidere da quale data iniziare ad applicarlo.
- Quindi fai clic su Salva.
Modifica in blocco degli orari di lavoro
Puoi ricorrere alla modifica in blocco per assegnare un orario di lavoro a più dipendenti contemporaneamente. A tale scopo, procedi come segue:
- Vai alla Lista dipendenti e seleziona tramite le caselle di controllo tutti i dipendenti ai quali assegnare lo stesso orario di lavoro.
- Quindi fai clic su Azioni e seleziona Assegna o rimuovi orario di lavoro.
- Scegli l'orario di lavoro appropriato e decidi a partire da quale data applicarlo.
- Quindi fai clic su Salva.
Fase 4: creare progetti per la registrazione ore basata sui progetti (opzionale)
Se i dipendenti tengono traccia delle ore passate a lavorare a progetti specifici, puoi creare progetti e attivare la registrazione ore basata sui progetti. Per creare progetti, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Presenze.
- In Progetti, fai clic sul campo Aggiungi progetto e inserisci il nome del progetto.
- Quindi fai clic su
- Per registrare le ore lavorate a un progetto, seleziona la casella di controllo Disponibile per la registrazione delle presenze. I progetti con la registrazione ore attiva sono contrassegnati da un segno di spunta davanti al nome del progetto.
Scopri di più su come Configurare e utilizzare la registrazione ore basata sui progetti.
Fase successiva
Nota:
controlla di aver impostato tutto correttamente in Controllo qualità: presenze prima di passare alla fase successiva.