Fase 6: configurazione di assenze e politiche di accumulo

 

 

⚠️ L'articolo fa riferimento alle assenze calcolate in giorni. Per le assenze in ore, leggi questo articolo.

 

Una volta creati e assegnati tutti gli orari di lavoro, vanno configurate le assenze e le politiche di accumulo. Le assenze comprendono, ad esempio, ferie, malattia e congedi parentali. L'articolo descriverà in primo luogo come creare assenze non soggette a politiche di accumulo (come la malattia), quindi si baserà su questa prima parte per spiegare come impostare assenze soggette ad accumulo (come le ferie).

 

Assenze non soggette ad accumulo (ad es. malattia)

Per quanto riguarda le assenze non soggette ad accumulo, è necessario tenere il conto dei giorni di assenza, senza dedurli in base a una politica di accumulo. Per impostare assenze per Malattia, vai su Impostazioni > ORE DI LAVORO E ASSENZE > Assenze. Da qui, puoi creare un nuovo tipo di assenza o rinominarne uno già esistente e configurarlo in base alle esigenze.

Innanzitutto, definisci la categoria di assenza a cui deve essere assegnato il tipo di assenza creato. Puoi trovare ulteriori informazioni sugli effetti e le funzioni delle categorie di assenza.

Nota: nel salvare le impostazioni generali del tipo di assenza, è obbligatorio definire una categoria di assenza.

È quindi possibile stabilire se i dipendenti possono inserire le mezze giornate e se le richieste di sostituzione devono essere opzionali, obbligatorie o disabilitate. L'opzione Vuoi permettere ai dipendenti di richiedere questa assenza per periodi nei quali stanno sostituendo qualcuno? indica se anche il dipendente che ne sostituisce un altro può richiedere un periodo di assenza (come ferie, lavoro da remoto o malattia) durante l'assenza del dipendente sostituito.

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Impostazioni sulla validità

Nella sezione Valida il, puoi utilizzare l'orario di lavoro per stabilire i giorni della settimana in cui l'assenza selezionata è valida. I giorni di assenza sono calcolati in base alla sovrapposizione tra l'orario di lavoro e i giorni in cui è applicato il tipo di assenza.

 

Assenze conteggiate come permessi

Se attivi la funzionalità Vuoi considerare le ore monitorate durante le assenze di questo tipo come straordinari?, tutte le ore lavorate durante un periodo contrassegnato come assenza su Personio saranno conteggiate come straordinario. Ti consigliamo di attivare questa funzionalità per tutti i tipi di assenza considerati come periodi di assenza effettivi nella tua azienda (ad esempio ferie retribuite, malattia e congedo speciale).

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Puoi trovare ulteriori informazioni sulla funzionalità Vuoi considerare le ore monitorate durante le assenze di questo tipo come straordinari? e sui suoi effetti nel nostro articolo Considerare le presenze durante i periodi di assenza come straordinari.

 

Assenze soggette ad accumulo (ad es. ferie retribuite)

In caso di assenze soggette ad accumulo, assicurati di spuntare la casella Crea accumulo. Una volta abilitata la funzione, puoi definire se i giorni dell'anno precedente possono essere trasferiti all'anno successivo o se il trasferimento è limitato fino a una data specifica (solitamente il 31 marzo) dell'anno successivo. Questa è una decisione a livello aziendale che deve essere presa una sola volta. Inoltre, puoi decidere se le richieste di sostituzione devono essere opzionali, obbligatorie o disabilitate.

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Nota: la funzionalità di importazione delle assenze è disponibile solo se le richieste di sostituzione non sono impostate come obbligatorie nel sistema. Una volta importate le assenze su Personio, è possibile impostare l'opzione come obbligatoria.

 

Integrazione delle ferie maturate nelle politiche di accumulo

Una volta abilitato l'accumulo per un determinato tipo di assenza, è necessario creare almeno una politica di riferimento, tenendo conto che è possibile assegnare regole alle politiche di accumulo. La scelta delle regole da associare dipende dalla modalità di assegnazione delle ferie stabilita dall'azienda. Queste sono alcune domande da porsi:

  • Quante tipologie di ferie sono previste dall'azienda?
  • Le ferie totali concesse vengono assegnate a tutti i dipendenti a inizio anno o in corrispondenza della data di assunzione di ognuno?
  • Le ferie totali sono assegnate ai dipendenti tutte in una volta o a ripartizione proporzionale mensile?

 

Creazione di politiche di accumulo per le assenze

Per creare una politica di accumulo, vai su Impostazioni > Assenze e scorri verso il basso per fare clic su Nuova politica sulle assenze. A questo punto, dovrai inserire le seguenti informazioni:

 

Fase 1: informazioni di base

Nella prima fase, imposta il numero di giorni di ferie che la politica deve contenere, il periodo di validità e quando dovrà maturare l'accumulo. Se la maturazione dell'accumulo avviene a inizio anno, il dipendente che inizia a lavorare il 1° novembre 2018, per esempio, riceverà inizialmente 2/12 × 24 giorni = 4 giorni e poi altri 24 giorni il 1° gennaio 2019.

Inoltre, puoi selezionare l'opzione Vuoi attivare il tempo di attesa?. L'opzione comparirà solo se hai selezionato Garantisci diritti ogni anno. Nella screenshot qui sopra, un dipendente con 24 giorni di ferie all'anno avrebbe diritto a 2 giorni di ferie al mese. Puoi modificare il numero in base alle tue esigenze o accettare il valore consigliato. Scopri di più sul Calcolo delle ferie maturate durante il tempo di attesa.

 

Fase 2: calcoli di ripartizione proporzionale 

Supponendo che un dipendente inizi a lavorare il 2 novembre, secondo le impostazioni dello screenshot più sopra gli verrebbero assegnati 1/12 × 24 giorni = 2 giorni di ferie. La Ripartizione proporzionale mensile prevede che le ferie mensili di un dipendente maturino solo se lavora per tutto il mese presso l'azienda. In questo caso, quindi, a novembre quel dipendente non avrebbe diritto a giorni di ferie.

L'impostazione Data di decorrenza consente di determinare se l'ammontare delle ferie dei dipendenti è soggetto a riduzione automatica in caso di inserimento di una data di fine/risoluzione del contratto che rientra nei primi sei mesi dell'anno.

Se la data di fine/risoluzione del contratto cade negli ultimi sei mesi dell'anno, il dipendente riceverà sempre l'intero ammontare di ferie. In questo caso, uno dei prerequisiti è l'adozione di una politica di accumulo annuale (fase 1: garantisci diritti ogni “anno”).

Nota: se la data di fine/risoluzione del contratto rientra nei primi sei mesi del rapporto di lavoro, il calcolo in ripartizione proporzionale viene applicato indipendentemente dal fatto che sia stata abilitata o meno la funzione tempo di attesa.

 

Fase 3: giorni extra

Nell'ultima fase, è necessario definire se le ferie maturate devono essere incrementate in base alla durata dei servizi prestati all'azienda dal dipendente.

Se selezioni , devi inserire il numero di giorni extra per ogni anno di lavoro successivo alla data di assunzione. Puoi aggiungere un numero illimitato di politiche. La casella di spunta Garantisci giorni extra con l’inizio del prossimo periodo di diritto consente di definire la data di inizio del periodo di maturazione successivo come data di riferimento alla quale deve avvenire l'accumulo delle ferie al posto della data di assunzione. In questo caso, la politica di accumulo Aggiungi 1 giorno extra 1 anno dopo la data di assunzione comporta che un dipendente assunto il 1° ottobre 2017 riceva un giorno di ferie aggiuntivo il 1° gennaio 2019.

 

Assegnazione individuale delle politiche di accumulo

Una volta create tutte le politiche di accumulo, puoi assegnarle ai dipendenti. Per farlo, vai alla scheda Assenze del Profilo dipendente e seleziona l'opzione Imposta politica ora/Modifica politica di accumulo nel tipo di assenza corrispondente, ad es. ferie retribuite.

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Nota: quando assegni una politica per la prima volta, seleziona l'opzione Applicabile a partire dalla data di assunzione. Ulteriori informazioni sull'Assegnazione di politiche delle assenze.

 

Modifica in blocco delle politiche di accumulo

Per assegnare la politica di accumulo desiderata a più dipendenti contemporaneamente, puoi utilizzare la modifica in blocco.
A tale scopo, usa le caselle di spunta per selezionare tutti i dipendenti a cui assegnare la stessa politica di accumulo (solitamente la maturazione delle ferie). A questo punto, puoi selezionare il tipo di assenza appropriato (ad es. ferie pagate) tramite Azioni > Modifica politica di accumulo e assegnando la politica di accumulo richiesta ai dipendenti selezionati.

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Questa politica delle assenze viene quindi assegnata a tutti i dipendenti selezionati, che accumuleranno i giorni di ferie corrispondenti.

Quindi, puoi vedere a quanti dipendenti è stata assegnata una politica alla voce Impostazioni > ORE DI LAVORO E ASSENZE > Assenze > Ferie pagate.

 

Archiviazione ed eliminazione delle politiche di accumulo

Se vuoi evitare che una politica di accumulo sia assegnata a qualsiasi dipendente o che sia utilizzata come base per la maturazione delle ferie, puoi eliminarla nelle impostazioni alla voce Assenze > Ferie pagate.

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Fintanto che le politiche di accumulo sono assegnate a uno o più dipendenti, non è possibile eliminarle. Se desideri comunque rimuovere una politica dalle opzioni utilizzabili in futuro, puoi decidere di archiviarla.

Le politiche di accumulo archiviate non compariranno più tra le opzioni disponibili e non potranno essere assegnate ai dipendenti. Per trovare le politiche archiviate, vai su Impostazioni > ORE DI LAVORO E ASSENZE > Assenze > Ferie pagate > Politiche di accumulo > Archivio. L'archivio riporta inoltre informazioni su quando è avvenuta l'archiviazione di una politica di accumulo, chi l'ha effettuata e il numero di dipendenti ai quali è ancora assegnata.

Nota: le politiche di accumulo archiviate non possono essere ripristinate. Se vuoi ripristinare una politica di accumulo archiviata, dovrai ricrearla con la funzione Aggiungi politica di accumulo.

 

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