Questa è la fase 2 di 5 del modulo di implementazione Presenze e assenze.

L'articolo spiega come creare tipi di assenza in Personio in modo che i tuoi dipendenti possano richiedere diverse assenze, come malattia, ferie e congedo parentale.

Quali sono i vantaggi?

• Soddisfa i requisiti interni della tua organizzazione riguardo ai congedi. Puoi creare tutti i tipi di assenza che desideri per soddisfare le politiche aziendali (ad esempio, a seconda del mercato, potrebbe essere necessario distinguere un'assenza per lavorare da remoto all'estero da un'assenza per lavorare da remoto nella propria casa).
• Crea un database centralizzato per tutti i dati sulle assenze dei tuoi dipendenti, in modo che i dipendenti possano facilmente tenere traccia delle assenze pianificate e, a seconda dei loro diritti di accesso al calendario aziendale, anche delle assenze pianificate da altri dipendenti.
• Assicurati che i dati sulle assenze siano sempre aggiornati. I dipendenti potranno richiedere autonomamente le assenze come meglio credono e, una volta approvate, queste informazioni verranno immediatamente riportate in Personio. 

Fase 1: creare un nuovo tipo di assenza

1. Vai su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Assenze.
2. Fai clic su Aggiungi nuovo e inserisci un nome (ad esempio: "Ferie pagate", "Congedo per malattia", "Lavoro da remoto", ecc.)
3. Fai clic sul pulsante Modifica per configurare il tipo di assenza appena creato.
4. Alla voce Colore, seleziona un colore da usare nel calendario per il tipo di assenza.
5. Alla voce Categoria, seleziona la categoria da assegnare al nuovo tipo di assenza. Ad esempio, seleziona la categoria Ferie retribuite per il tipo di assenza Ferie retribuite o la categoria Lavoro da remoto per il tipo di assenza Lavoro da remoto. 
6. Alla voce Unità di tempo, seleziona Giorni oppure Ore. Tieni presente che, una volta creato il tipo di assenza, non potrai più modificare l'unità di tempo.
   

   Nota:
   Puoi utilizzare le assenze registrate in ore non solo per tenere traccia delle assenze parziali (un'assenza di due ore nel corso di un giorno), ma anche per tenere traccia delle assenze di un'intera giornata (un'assenza di otto ore nel corso di un giorno) o delle assenze distribuite tra più giorni (un'assenza di otto ore nel corso di due giorni).

7. Applicabile solo alle assenze registrate in giorni: alla voce Permetti le richieste per mezza giornata? decidi se il dipendente può richiedere mezze giornate per questo tipo di assenza.

8. Alla voce Sostituto richiesto? decidi se il dipendente deve nominare un altro dipendente come sostituto. Il nome del sostituto verrà mostrato nel calendario aziendale.

   Nota:
   La funzionalità di importazione delle assenze è disponibile solo se le richieste di sostituzione non sono impostate come obbligatorie nel sistema.

9. Alla voce È necessario un certificato? scegli se i dipendenti devono caricare un certificato quando richiedono questo tipo di assenza e, in caso affermativo, a partire da quale giorno. 
10. Applicabile solo alle assenze registrate in giorni: alla voce Vuoi permettere ai dipendenti di richiedere questa assenza per periodi nei quali stanno sostituendo qualcuno? decidi se i dipendenti che sono nominati come sostituti durante un determinato periodo possono comunque richiedere questo tipo di assenza.

    Nota:
    Consigliamo di attivare questa opzione solo per i tipi di assenza che non sono pianificati (ad esempio: “Malattia”) e di disattivarla per i tipi di assenza pianificati (ad esempio: “Ferie retribuite”). Così facendo, avrai la certezza che un dipendente che sta attualmente sostituendo un collega non andrà in ferie durante il periodo di sostituzione.

11. Alla voce Valida il scegli quali giorni della settimana conteggiare nel calcolo del diritto alle assenze. Il diritto alle assenze viene calcolato in base alla sovrapposizione tra l'orario di lavoro assegnato e i giorni selezionati all'interno di questa opzione.

12. Attiva l'opzione Vuoi considerare le ore registrate durante queste assenze come straordinari? se vuoi che tutte le ore lavorate durante un periodo contrassegnato come assenza in Personio siano conteggiate come straordinari. Questa opzione richiede che il dipendente registri le proprie ore di lavoro in Personio.
    

    Nota:
    Consigliamo di attivare questa opzione solo per i tipi di assenza che la tua azienda considera periodi di assenza effettivi (esempio: “Ferie retribuite”, “Malattia” e “Congedo straordinario”) e di disattivarla per i tipi di assenza che sono puramente informativi (esempio: “Lavoro da remoto”).

13. Attiva l'opzione Abiliti politica di accumulo? se applicabile. Vai alla sezione successiva di questo articolo per ulteriori informazioni su come valutare se una politica di accumulo è necessaria.
14. Fai clic su Aggiungi tipo di assenza per salvare le impostazioni.

Fase 2: valutare se è necessaria una politica di accumulo 

L'attivazione dell'opzione Abiliti politica di accumulo? e la successiva creazione di una politica di accumulo dipendono dalla frequenza con cui si può richiedere il tipo di assenza:

• Un numero illimitato di volte (ad esempio: “Malattia” o “Lavoro da remoto”)
  Non è necessario creare una politica di accumulo perché stai semplicemente registrando il numero di giorni/ore, invece di detrarli da un conteggio totale. In questo caso, non è necessario attivare l'opzione Abiliti politica di accumulo? , ma è sufficiente fare clic su Aggiungi tipo di assenza per creare correttamente il tipo di assenza.

• Un numero limitato di volte (ad esempio: “Ferie retribuite” e “Congedo parentale”)
  È necessario creare una politica di accumulo in modo che il sistema sottragga automaticamente il numero di giorni/ore richieste da un conteggio totale. Vai al prossimo articolo per scoprire come fare. 

Congratulazioni! 🎉
Puoi procedere e creare politiche di accumulo per i tipi di assenza in Personio.