Scopri che cosa devi fare prima di poter importare i dipendenti in Personio.
Quali sono i vantaggi?
Configurare le impostazioni di base del tuo account è importante per i seguenti motivi:
- L'aggiunta di informazioni aziendali e di un logo personalizza Personio per la tua organizzazione. Il logo verrà visualizzato nell'angolo in alto a sinistra del tuo account Personio e nelle notifiche e-mail.
- La configurazione dei dipartimenti in Personio garantisce che vengano memorizzate le ore settimanali a tempo pieno corrette per ciascun dipartimento. Ciò determina il valore dell'equivalente a tempo pieno (FTE) di un dipendente e i calcoli del salario per i dipendenti part-time.
- La configurazione delle impostazioni dell'ufficio garantisce che siano memorizzati il fuso orario, i giorni festivi e la valuta corretti per ciascun dipendente.
Fase 1: impostare le informazioni generali sull'azienda
Per configurare le informazioni generali sull'azienda, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Azienda.
- Fai clic su Modifica.
- Inserisci i dati della tua azienda e carica il logo.
Nota:
Le impostazioni selezionate per valuta, fuso orario e giorni festivi indicano i valori predefiniti iniziali per l'azienda, ma possono essere sovrascritte per ogni ufficio.
Scopri di più sulla Configurazione delle informazioni aziendali.
Fase 2: creare team e dipartimenti
Dipartimenti
I dipartimenti consentono di impostare le ore di lavoro settimanali a tempo pieno, che verranno utilizzare per determinare l'FTE dei dipendente e calcolare così il salario appropriato per i dipendenti che lavorano part-time.
Per configurare i dipartimenti, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Dipartimenti e team.
- Nella scheda Dipartimenti, inserisci il nome del dipartimento in Nuovo dipartimento e fai clicca
.
- Accanto al dipartimento appena creato, fai clic su Modifica e inserisci le ore di lavoro settimanali del dipartimento. Per impostazione predefinita, le ore di lavoro settimanali sono impostate su 40.
Suggerimento:
Se le ore settimanali a tempo pieno dei tuoi dipartimenti variano in base alla sede del dipendente, crea dipartimenti separati per tenere conto di queste differenze.
Esempio:
John lavora nel dipartimento Vendite nel Regno Unito, dove il numero di ore settimanali a tempo pieno per questo dipartimento è pari a 37,5 ore. Louise lavora nel dipartimento Vendite in Germania, dove le ore settimanali di questo dipartimento sono 40 ore. In questo caso, devi creare due dipartimenti in Personio:
Dipartimento 1 = Vendite Regno Unito
Dipartimento 2 = Vendite Germania
Team
I team ti offrono la possibilità di raggruppare i dipendenti per mappare strutture organizzative complesse in Personio.
Per creare i team, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Dipartimenti e team.
- Nella scheda Team, inserisci il nome del team in Nuovo team e fai clic su
.
Una volta importati i dati dei dipendenti, puoi assegnare questi team ai dipendenti corrispondenti tramite la lista dipendenti. Il numero mostrato accanto al nome del team nella scheda Team indica il numero di dipendenti attivi che sono attualmente assegnati al team. Scopri di più sulla Configurazione di dipartimenti e team.
Fase 3: creare uffici
Ogni sede in cui hai un ufficio deve avere un ufficio separato configurato in Personio. Così facendo, puoi impostare l'indirizzo, la valuta, il fuso orario e, se necessario, un calendario dei giorni festivi personalizzato per ogni ufficio. Per creare un ufficio, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Uffici.
- Nel campo Nuovo ufficio, inserisci il nome dell'ufficio che desideri creare e fai clic su
.
- Accanto al nome dell'ufficio, fai clic su Modifica e aggiungi la valuta, il fuso orario, l'indirizzo e il calendario dei giorni festivi.
Scopri di più sulla configurazione dei calendari dei giorni festivi personalizzati nella fase successiva.
Fase 4: impostare i calendari dei giorni festivi
L'impostazione corretta e completa del calendario dei giorni festivi è essenziale per il calcolo del saldo delle assenze. Se definisci un giorno come giorno festivo in Personio, non viene calcolato come assenza anche se un dipendente richiede un'assenza per quel giorno.
Esempio:
La tua azienda ha una regola interna che consente ai dipendenti di lavorare mezza giornata il 24 e il 31 dicembre, oltre ai giorni festivi. In Personio, sarà necessario inserire queste mezze giornate nel calendario dei giorni festivi personalizzato. Se un dipendente invia una richiesta di ferie dal 24 al 31 dicembre, saranno calcolati solo quattro giorni di ferie, poiché i giorni festivi non vengono conteggiati o vengono conteggiati solo come mezze giornate (vedi immagine sottostante).
Se la tua azienda ha più uffici in diverse aree geografiche, è possibile configurare e assegnare un calendario dei giorni festivi a ogni ufficio. Scopri come Configurare i calendari dei giorni festivi.
Nota:
Verifica di aver impostato tutto correttamente in Controllo qualità: nozioni basilari dell'account prima di passare al modulo successivo.