Introduzione a Personio per i dipendenti

 

Benvenuto in Personio. In questo articolo, ti spieghiamo come accedere a Personio per la prima volta e usare le funzioni più importanti all'interno dell'applicazione.

 

Attivare l'account Personio

Per attivare il tuo account Personio, per prima cosa fai clic sul link nell'e-mail di attivazione che ti abbiamo inviato. Registrati con il tuo indirizzo e-mail e imposta la password.

Nota: la tua password deve soddisfare i seguenti requisiti:

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Una volta completata l'attivazione, il browser ti porterà nell'area Home del tuo account Personio. Usa la schermata di login di Personio per accedere nuovamente inserendo il tuo indirizzo e-mail e la password appena impostata.

Suggerimento: il tuo URL di accesso è nomeaccount.personio.de

 

Panoramica delle funzioni

Per una breve descrizione delle funzioni principali di Personio, prosegui la lettura.

Nota: l'ambito delle funzionalità disponibili nel tuo account Personio dipenderà dai tuoi diritti di accesso e dalle funzionalità utilizzate dalla tua azienda. I seguenti elementi potranno quindi apparire in modo diverso nel tuo profilo personale.

 

Area Home

Una volta effettuato l'accesso, verrà visualizzata la tua area Home. In alternativa, fai clic su Home per passare alla schermata iniziale del tuo account Personio.

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  • Compiti
    Il widget Attività fornisce una panoramica di tutti i compiti in sospeso. È possibile gestire alcune attività direttamente nel widget. Puoi accedere alle notifiche facendo clic su Notifiche per aprire la Posta in arrivo.
  • Approvazioni
    Il widget Tutte le approvazioni mostra tutte le richieste di approvazione in sospeso (presenze, assenze, certificati di assenza e dati dei dipendenti).
  • Registrazione delle ore giornaliere
    Il widget Registrazione delle ore di oggi consente di inserire in modo rapido ed efficiente gli orari di lavoro e di pausa senza dover passare alla scheda Presenze del tuo profilo.

    Note 
    ▶︎ Puoi solo inserire voci complete. Se desideri inserire le tue ore solo parzialmente, puoi farlo solo nella scheda Presenze.
    ▶︎ Se sono state specificate regole per le pause, verrà visualizzato un avviso se le pause inserite sono insufficienti.
    ▶︎
    Nel caso in cui siano abilitati gli straordinari e le ore di deficit, le ore registrate saranno contrassegnate in viola e indicate dal simbolo di un orologio.
    ▶︎ I
    l widget consente solo di aggiungere le ore di lavoro e di pausa. Puoi aggiungere le ore di progetto e i commenti solo nella scheda Presenze.

 

Impostazioni personali

Per modificare le impostazioni personali, fai clic sull'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra e seleziona Impostazioni personali. Qui puoi eseguire queste operazioni:

  • Selezionare la tua lingua preferita. Personio è attualmente disponibile in tedesco, inglese, spagnolo, francese, italiano e olandese.
  • Fare clic su Notifiche per scegliere se ricevere i promemoria solo nella casella Posta in arrivo o anche tramite e-mail. Ti consigliamo di attivare le notifiche e-mail.
  • In Promemoria troverai un elenco di tutti i promemoria predefiniti per te e potrai memorizzarne altri.
  • In E-mail puoi creare e salvare la firma personale, necessaria se prendi parte ai processi di recruiting della tua azienda. Scopri di più su come impostare una firma e-mail

 

Il tuo profilo

Puoi accedere direttamente al profilo personale da Il mio profilo nella barra laterale. In alternativa, il profilo è accessibile tramite la relativa immagine in alto a destra dello schermo: fai clic sull'immagine, quindi su Il mio profilo per accedere a una panoramica di tutte le funzioni disponibili nel tuo profilo dipendente.

 

Carica un'immagine del profilo

Inizia a personalizzare il tuo profilo caricando un'immagine. Fai clic sull'avatar e seleziona una foto, quindi fai clic su Carica per salvarla come immagine del profilo.

 

Informazioni personali

La sezione Informazioni personali in Il mio profilo contiene i tuoi dati personali e di dipendente. A seconda dei tuoi diritti di accesso, in questa sezione puoi proporre, apportare o pianificare modifiche.

 

Salario

Fai clic su Salario nel tuo profilo di dipendente per accedere a una panoramica dei componenti del tuo salario attuale. Fai clic su Vista dettagliata per visualizzare la cronologia delle modifiche alla retribuzione.

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Documenti

A seconda dei diritti di accesso, nella sezione Documenti del tuo profilo di dipendente puoi caricare documenti personali e accedere a quelli archiviati. Questi includono, ad esempio, contratti, referenze e certificati delle assenze o di altro tipo. 

La tua azienda potrebbe anche aver deciso di archiviare le tue buste paga nella categoria Payroll.

 

Presenze

La scheda Presenze offre una panoramica delle tue ore di lavoro, degli straordinari e delle ore di deficit eventualmente registrate, nonché dei giorni lavorativi e delle ore settimanali. Nella panoramica mensile puoi registrare le presenze. A tale scopo, fai clic su un giorno per inserire gli orari di inizio e fine della tua giornata lavorativa, nonché la durata di ogni pausa. Facoltativamente, puoi inoltre assegnare le presenze a un progetto o aggiungere un commento.

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Note

  • Se sono state specificate delle regole per le pause, un triangolo di avviso arancione indicherà le pause insufficienti. Se ci sono ore di straordinario o di deficit, vedrai un'icona viola dell'orologio.
  • Se una presenza è stata inserita ma è contrassegnata come In sospeso, deve ancora essere approvata. Le presenze approvate sono contrassegnate come Approvate, mentre quelle rifiutate sono indicate come Rifiutate. Puoi modificare le presenze rifiutate e inviarle nuovamente per l'approvazione.
  • Le ore registrate per interi giorni lavorativi possono essere copiate anche in altri giorni dello stesso mese. È sufficiente passare il mouse sopra la cella di un giorno in sospeso o approvato nel calendario e fare clic sull'icona Copia ore situata nell'angolo in alto a destra.employee-profile-attendance-time-copying_en-us.png
  • Nella finestra popup, seleziona Giorni lavorativi dal mio orario di lavoro per copiare le ore in tutti i giorni del mese o Giorni specifici della settimana per copiarle solo nei giorni feriali selezionati per l'intero mese. Hai anche la possibilità di copiare commenti e progetti. Una volta confermata la selezione, verrà creata una nuova voce per ogni giorno scelto. 

Nota Non è possibile copiare le ore nei giorni festivi, nei giorni con assenze approvate e nei giorni con altre ore già registrate.

 

Assenze

Per visualizzare le assenze o fare richieste di permesso, procedi come segue:

  1. Vai a Il mio profilo > Assenze per visualizzare i saldi delle assenze, ad esempio le ferie retribuite a cui hai diritto.
  2. Per richiedere assenze, utilizza la funzione Aggiungi periodo di assenza o seleziona i giorni di assenza direttamente nel calendario.
  3. Poi seleziona il tipo di assenza appropriato, ad esempio Ferie retribuite, il periodo di assenza specifico e un collega che ti sostituirà, come concordato internamente (se applicabile).
  4. Facoltativamente, puoi aggiungere un commento alla richiesta.
  5. Fai clic su Richiedi per inviare la richiesta di assenza.

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Una volta approvata la richiesta, il saldo delle assenze verrà aggiornato e riceverai un'e-mail di conferma. La scheda Assenze mostra anche tutti i permessi trasferiti dall'anno precedente, i giorni di assenza a cui hai diritto nell'anno corrente, il totale dei giorni di assenza già presi e pianificati durante l'anno corrente e i giorni di assenza totali disponibili nell'anno corrente.

Se per un'assenza è necessario un certificato dopo un certo numero di giorni, ad esempio nel caso di un permesso per malattia, Personio richiede il certificato sia dall'interno dell'applicazione che tramite e-mail. Per caricare un certificato, fai clic su Carica certificato. Una volta caricato, il documento sarà disponibile nella categoria Certificati della scheda Documenti.

Per maggiori informazioni sulle assenze per malattia o ferie in Personio, guarda i seguenti video: 

Se hai bisogno di modificare o eliminare le assenze future già approvate, puoi farlo facilmente nella visualizzazione calendario. Fai clic sul periodo di assenza che desideri modificare e cambia le date di inizio e fine, oppure elimina l'intero periodo. Le modifiche apportate attiveranno un altro processo di approvazione e verranno visualizzate sul tuo saldo assenze solo dopo essere state confermate.

 

Prestazioni

La sezione Performance del tuo profilo dipendente fornisce una panoramica di tutti i feedback, le riunioni sulla performance e gli obiettivi per il periodo corrente. Fai clic su una voce per visualizzare ulteriori informazioni come il contenuto del feedback, i dettagli della riunione o la descrizione degli obiettivi.

Nota: per scrivere e pubblicare un feedback, devi disporre del livello di accesso modifica per la sezione Performance

 

Onboarding

La sezione Onboarding nel tuo profilo dipendente contiene tutte le attività che devi completare come nuovo dipendente, a seconda dei privilegi di accesso. Le date di scadenza indicano le scadenze per le varie attività in sospeso. Personio invia e-mail e crea elenchi di attività da svolgere nella schermata iniziale per ricordarti i processi di onboarding in sospeso.

 

Note

La sezione Note nel tuo profilo dipendente ti consente di conservare note e promemoria personali nel tuo account Personio.

Nota: per accedere ai promemoria, i dipendenti devono disporre almeno di diritti di visualizzazione per la sezione Gestisci account.

 

Calendari

Infine, Personio fornisce una panoramica dei calendari integrati nel software. Per accedervi, fai clic su Calendari nel menu della barra laterale. Sono disponibili due diverse visualizzazioni: Cronologia assenze e Calendario eventi. 

 

Cronologia assenze

La Cronologia assenze mostra una panoramica di tutte le assenze che sei autorizzato a visualizzare. Puoi applicare a questa visualizzazione vari filtri, ad esempio per eseguire selezioni in base al tipo di assenza, dipartimento, ufficio o società controllata. 

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Calendario eventi

Il Calendario eventi mostra quanto segue:

  • Riunioni per colloqui e feedback a cui sei invitato.
  • Promemoria personali e compleanni.
  • Giorni festivi in ufficio.

Fai clic sugli altri calendari disponibili per visualizzare le rispettive voci nella panoramica di calendario. Usa la funzione di filtro per visualizzare un calendario in base alle singole società controllate, uffici, dipartimenti o team.

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Suggerimento: utilizza la funzione iCAL per integrare il calendario con un'applicazione esterna, ad esempio un calendario di Google o di Outlook. A tale scopo, fai clic sul pulsante Esporta e seleziona i calendari che desideri integrare nel tuo calendario. Facoltativamente, puoi filtrare il calendario iCAL in base al dipartimento selezionato. Poi seleziona il link appena generato e incorporalo nel tuo calendario esterno. Scopri come integrare il calendario Personio tramite un link iCal.

 

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