Questo articolo spiega come mappare la struttura aziendale in Personio aggiungendo sia gli uffici che le entità giuridiche e assegnare loro i dipendenti. L'aggiunta di uffici in Personio aiuta a organizzare i dipendenti in base alla loro ubicazione fisica e consente la creazione di report e analisi specifici per sede . Inoltre, l'aggiunta di entità giuridiche consente di gestire la conformità alle leggi locali e garantisce un'accurata gestione del payroll e dei benefit.
Nota:
se utilizzi Personio Payroll, è essenziale impostare correttamente la struttura aziendale. Scopri di più su come impostare la struttura aziendale per il Personio Payroll .
Configurazione degli uffici
Aggiungi un ufficio
Devi impostare ogni sede come ufficio distinto in Personio. In questo modo è possibile configurare l'indirizzo, la valuta, il fuso orario e, se necessario, un calendario dei giorni festivi personalizzato per ogni ufficio.
Per aprire un ufficio, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Uffici.
- Nel campo Nuovo ufficio... , digita un nome e fai clic sul pulsante + .
- Dopo aver aggiunto il nuovo ufficio, puoi compilare i diversi campi:
-
(0): quanti dipendenti attivi sono assegnati. Se non ce ne sono, puoi eliminare l'ufficio.
-
Nome dell'ufficio: il nome appena inserito.
-
Valuta: la valuta dell'ufficio. Questo verrà visualizzato nei profili dei dipendente per il salario e il payroll.
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Fuso orario: il fuso orario dell'ufficio. Questo è importante per i processi di importazione e i promemoria via e e-mail .
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Indirizzo: l'indirizzo dell'ufficio è essenziale se desideri utilizzare i portali del lavoro.
-
Giorni festivi: l' orario dei giorni festivi dell'ufficio . Questo è rilevante solo se è diverso dall'orario dei giorni festivi dell'azienda ed è essenziale per il calcolo dei saldi delle assenza .
Nota:
L' attributo dipendente d' ufficio viene solitamente creato automaticamente quando importi i dati dei dipendente in Personio. Tuttavia, è una buona idea rivedere e aggiornare manualmente queste informazioni in seguito.
Creare le entità giuridiche
Abilita entità giuridiche
-
Per prima cosa, valuta se abilitare le entità giuridiche. La tabella seguente mostra come le entità giuridiche influiscono sulla funzionalità delle funzionalità di Personio:
| Funzionalità |
Impatto delle entità giuridiche |
| Pagina Carriere |
Puoi creare una pagina carriere separata per ogni entità giuridica e assegnare le posizioni a entità giuridiche specifiche. Scopri di più sul branding delle entità giuridiche nel recruiting.
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| DATEV |
Puoi impostare l'integrazione DATEV per diverse entità giuridiche.
Tuttavia, quando si attivano le entità giuridiche, le impostazioni DATEV del datore di lavoro vengono eliminate e l'autorizzazione revocata. In questo modo, si garantisce che le impostazioni siano corrette per ogni entità giuridica e che i dati non vengano inviati dati al ricevente sbagliato.
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| Filtra per attributo |
Puoi selezionare l'attributo Entità giuridica per qualsiasi filtro disponibile in Personio, ad esempio per concedere diritti di accesso a una specifica entità giuridica. I dipendenti con diritti di accesso a una specifica entità giuridica possono accedere solo ai dati di quell'entità giuridica. Scopri di più sui ruoli dipendente e sui diritti di accesso (Implementazione).
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| Organigramma |
Puoi visualizzare ciascuna entità giuridica e i relativi dipendenti nell'organigramma filtrando per entità giuridica.
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| Payroll |
Puoi creare esportazioni del payroll separate per ciascuna entità giuridica. Le entità giuridiche vengono separate automaticamente nei processi di preparazione del payroll. Scopri di più sul processo di payroll mensile su Personio.
Tuttavia, quando si attivano altre entità giuridiche, i periodi di payroll precedentemente approvati non saranno più approvati e le esportazioni precedentemente generate non saranno più accessibili.
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| Report |
Puoi generare report separati creando gruppi o aggiungendo filtri per specifiche entità giuridiche.
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- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Azienda.
- Accanto a Informazioni azienda, fai clic su Modifica.
- Spunta la casella di controllo Funzioni dell'entità giuridica abilitate e fai clic su Salva.
Aggiungi entità giuridiche
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Entità giuridiche (società controllate).
- Fai clic su Aggiungi nuova.
- Seleziona un paese e, nella ricerca dell'Entità giuridica, cerca il nome completo dell'entità giuridica e seleziona l'entità giusta. I dettagli vengono compilati automaticamente. In alternativa, puoi anche compilarli manualmente.
- Fai clic su Aggiungi.
- Ripeti la procedura per ogni entità giuridica da aggiungere. Se aggiungi più entità giuridiche, seleziona l' entità giuridica che desideri come entità giuridica principale e fai clic su Imposta come principale.
Se si verificano errori durante la compilazione degli attributi di entità giuridica, dai un'occhiata alle seguenti tabelle (e anche a questa tabella relativa al payroll, se la tua azienda ha sede in Germania):
Informazioni generali
| Attributo |
Regole di convalida ▶︎ l'errore viene attivato se... |
| Nome |
- il valore è più breve di 3 caratteri.
- il primo carattere è uno tra seguenti: spazio, trattino basso, segno meno, segno più, virgola, punto e virgola, due punti, asterisco, punto, hashtag.
-
il valore è il numero di registrazione dell'azienda.
Nota
Il tipo di azienda (GmbH, AG, ecc.) deve stare alla fine e fa distinzione tra maiuscole e minuscole.
Esempi:
▶︎ GRUPPO PERSONIO SE
▶︎ Personio SE & Co KG
Gli errori vengono visualizzati se:
▶︎ manca una parola: PERSONIO SE
▶︎ ordine sbagliato: PERSONIO SE GROUP
▶︎ errore di ortografia: PERSONIO GRUOP SE
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| Numero di registrazione |
- il valore non è esattamente di 8 caratteri.
- le prime tre cifre del numero di registrazione iniziano con una delle seguenti combinazioni: 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 996, 997.
Nota
Scopri di più sul numero di registrazione dell'azienda per le entità giuridiche con sede in Germania.
|
| E-mail |
- il valore è più lungo di 70 caratteri.
- il carattere @ compare più di una volta.
- i caratteri @, <, > o un apostrofo compaiono all'inizio o alla fine del valore.
- il valore contiene caratteri diversi da:
| punto esclamativo ! |
e commerciale & |
| virgolette " |
apostrofo ' |
| cancelletto o hashtag # |
parentesi tonda aperta o chiusa () |
| simbolo del dollaro $ |
asterisco * |
| percentuale % |
segno più + |
| virgola , |
trattino alto o segno meno - |
| punto . |
slash / |
| numeri da 0 a 9 |
due punti : |
| punto e virgola ; |
segno minore di < |
| uguale = |
segno maggiore di > |
| punto interrogativo? |
paragrafo § |
| @ |
lettere maiuscole A-Z, Ä, Ö, Ü |
| accento circonflesso ^ |
lettere minuscole a-z, ä, ö, ü |
| accento grave ` |
trattino basso o underscore _ |
|
| Telefono |
-
il valore è più lungo di 20 caratteri o più breve di 7 caratteri.
- il valore contiene altri caratteri diversi da: numeri, trattini, barre, parentesi, spazi, segno più.
- il segno più è incluso in qualsiasi punto diverso dal primo carattere.
- il primo carattere è diverso da un segno più, uno zero o una parentesi aperta.
- il valore contiene un segno più seguito da uno zero.
- il valore contiene solo zeri.
|
Indirizzo
| Attributo |
Regole di convalida ▶︎ l'errore viene attivato se… |
| Via |
- Il valore è più lungo di 33 caratteri, più breve di 2 caratteri
▶︎ Eccezione: Può essere lungo 1 lettera maiuscola. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
- utilizzi caratteri diversi da: lettere, numeri, spazi, punti, virgole, trattini, barre, apostrofi, parentesi, e commerciali, virgolette.
-
uno qualsiasi dei caratteri speciali (spazi, virgole, apostrofi, trattini, barre e punti) compare più di una volta in una riga
▶︎ Esempio: Via,
- il valore inizia con tre lettere identiche.
▶︎ Eccezione 1: inizia con "III." ed è seguito da altri caratteri.
▶︎ Eccezione 2: inizia con "MMM-Str".
- il valore inizia con caratteri diversi da lettere, cifre, apostrofi o virgolette.
- il valore inizia con una serie di cifre non seguite da una lettera, un punto, uno spazio o un trattino.
- contiene una serie di cifre non seguite da una lettera, un punto, uno spazio, un trattino, una barra o una virgola.
- il valore contiene un punto che non segue immediatamente una lettera o una cifra.
- il valore termina con uno spazio o un trattino.
|
| Numero civico |
- il valore è più lungo di 9 caratteri.
- il valore contiene caratteri diversi da: lettere, cifre, virgole, spazi, trattini, barre e punti.
- il primo e l'ultimo carattere non sono lettere o cifre.
- uno qualsiasi dei caratteri speciali (spazi, virgole, trattini, barre e punti) appare più di una volta di seguito.
▶︎ Esempio: Shaftesbury House 151*
|
| Città |
- il valore contiene più di 34 caratteri o meno di 2 caratteri.
- il valore contiene qualcosa di diverso da: lettere, punti, virgole, spazi, trattini, barre, parentesi.
- uno qualsiasi dei caratteri speciali (spazi, virgole, trattini, barre e punti) appare più di una volta di seguito.
▶︎ Esempio: Monaco di Baviera,
- il valore inizia con tre lettere identiche.
- il valore non inizia con una lettera maiuscola.
- un punto compare dopo qualsiasi cosa che non sia una lettera.
- l'ultimo carattere è diverso da una lettera, un punto o una parentesi chiusa.
|
| Codice postale |
- il valore non rientra nell'intervallo (esempio: compreso tra 01000 e 99999 per le entità giuridiche con sede in Germania).
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| Stato |
Nota
Questo campo viene visualizzato solo se selezioni la Germania come paese dell'entità giuridica.
|
Indirizzo postale
| Attributo |
Regole di convalida ▶︎ l'errore viene attivato se… |
| Nome |
- il valore contiene uno spazio come primo carattere.
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| Numero di casella postale |
- il valore è più lungo di 10 caratteri.
Nota
Questo campo è obbligatorio solo se selezioni la casella postale come tipo di indirizzo. Se selezioni Indirizzo postale internazionale o Indirizzo postale standard, puoi lasciare il campo vuoto.
|
| Via |
- il valore è più lungo di 33 caratteri, più breve di 2 caratteri
▶︎ Eccezione: Può essere lungo 1 lettera maiuscola. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
- utilizzi caratteri diversi da: lettere, numeri, spazi, punti, virgole, trattini, barre, apostrofi, parentesi, e commerciali, virgolette.
-
uno qualsiasi dei caratteri speciali (spazi, virgole, apostrofi, trattini, barre e punti) compare più di una volta in una riga
▶︎ Esempio: Via,
- il valore inizia con tre lettere identiche.
▶︎ Eccezione 1: inizia con "III." ed è seguito da altri caratteri.
▶︎ Eccezione 2: inizia con "MMM-Str".
- il valore inizia con caratteri diversi da lettere, cifre, apostrofi o virgolette.
- il valore inizia con una serie di cifre non seguite da una lettera, un punto, uno spazio o un trattino.
- contiene una serie di cifre non seguite da una lettera, un punto, uno spazio, un trattino, una barra o una virgola.
- il valore contiene un punto che non segue immediatamente una lettera o una cifra.
-
il valore termina con uno spazio o un trattino.
Nota
Questo campo è obbligatorio solo se selezioni Indirizzo postale standard come tipo di indirizzo. Se selezioni Indirizzo postale internazionale o Casella postale, questo può essere lasciato vuoto.
|
| Numero civico |
- il valore è più lungo di 9 caratteri.
- il valore contiene caratteri diversi da: lettere, cifre, virgole, spazi, trattini, barre e punti.
- il primo e l'ultimo carattere non sono lettere o cifre.
- uno qualsiasi dei caratteri speciali (spazi, virgole, trattini, barre e punti) appare più di una volta di seguito.
▶︎ Esempio: Shaftesbury House 151*
|
| Codice postale |
- il Paese è impostato su Germania e il valore non rientra nell'intervallo 0100-99999.
- Il paese è impostato su uno dei valori sottostanti e il valore non corrisponde alla struttura corrispondente dell'elenco.
| Paese |
Cifre |
Caratteri consentiti
N = numero, A = lettera maiuscola
|
| Austria |
4 |
NNNN |
| Belgio |
4 |
NNNN |
| Canada |
7 |
ANA NAN |
| Svizzera |
4 |
NNNN |
| Danimarca |
4 |
NNNN |
| Francia |
5 |
NNNNN |
| Paesi Bassi |
7 |
NNNN AA |
| Polonia |
6 |
NN-NNN |
| Repubblica Ceca |
6 |
NNN NN |
| Lussemburgo |
4 |
NNNN |
| Bulgaria |
4 |
NNNN |
| Estonia |
5 |
NNNNN |
| Grecia |
6 |
NNN NN |
| Spagna |
5 |
NNNNN |
| Croazia |
5 |
NNNNN |
| Italia |
5 |
NNNNN |
| Cipro |
4 |
NNNN |
| Lettonia |
4 |
NNNN |
| Lituania |
5 |
NNNNN |
| Ungheria |
4 |
NNNN |
| Malta |
8 |
AAA NNNN |
| Portogallo |
8 |
NNNN-NNN |
| Romania |
6 |
NNNNNN |
| Slovenia |
4 |
NNNN |
| Slovacchia |
6 |
NNN NN |
| Finlandia |
5 |
NNNNN |
| Svezia |
6 |
NNN NN |
|
| Città |
- il valore contiene più di 34 caratteri o meno di 2 caratteri.
- il valore contiene qualcosa di diverso da: lettere, punti, virgole, spazi, trattini, barre, parentesi.
- uno qualsiasi dei caratteri speciali (spazi, virgole, trattini, barre e punti) appare più di una volta di seguito.
▶︎ Esempio: Monaco di Baviera,
- il valore inizia con tre lettere identiche.
- il valore non inizia con una lettera maiuscola.
- un punto compare dopo qualsiasi cosa che non sia una lettera.
- l'ultimo carattere è diverso da una lettera, un punto o una parentesi chiusa.
|
| Stato |
Nota
Questo campo viene visualizzato solo se selezioni la Germania come paese dell'entità giuridica.
|
| Paese |
- lo stesso paese è selezionato come paese dell'entità giuridica.
Nota
Questo campo appare solo se selezioni Indirizzo postale internazionale come tipo di indirizzo.
|
Persona di contatto
| Attributo |
Regole di convalida ▶︎ l'errore viene attivato se... |
| Nome e cognome |
- il valore ha più di 34 caratteri.
|
| Telefono |
- il valore contiene più di 20 caratteri o meno di 7 caratteri.
- il valore contiene altri caratteri diversi da: numeri, trattini, barre, parentesi, spazi, segno più.
- il segno più è incluso in qualsiasi punto diverso dal primo carattere.
- il primo carattere è diverso da un segno più, uno zero o una parentesi aperta.
- il valore contiene un segno più seguito da uno zero.
-
il valore contiene solo zeri.
|
| E-mail |
- il valore è più lungo di 70 caratteri.
- il carattere @ compare più di una volta.
- i caratteri @, <, > o un apostrofo compaiono all'inizio o alla fine del valore.
- il valore contiene caratteri diversi da:
| punto esclamativo ! |
e commerciale & |
| virgolette " |
apostrofo ' |
| cancelletto o hashtag # |
parentesi tonda aperta o chiusa () |
| simbolo del dollaro $ |
asterisco * |
| percentuale % |
segno più + |
| virgola , |
trattino alto o segno meno - |
| punto . |
slash / |
| numeri da 0 a 9 |
due punti : |
| punto e virgola ; |
segno minore di < |
| uguale = |
segno maggiore di > |
| punto interrogativo? |
paragrafo § |
| @ |
lettere maiuscole A-Z, Ä, Ö, Ü |
| accento circonflesso ^ |
lettere minuscole a-z, ä, ö, ü |
| accento ` |
trattino basso o underscore _ |
|
Assegnare i dipendenti a un'entità giuridica
Per assegnare nuovi dipendenti a un'entità giuridica, segui queste istruzioni:
-
Aggiungi un nuovo dipendente alla Lista dipendenti.
- Seleziona l'entità giuridica per quel dipendente nelle nuove opzioni di impostazione del profilo dipendente.
Per modificare l'entità giuridica di un dipendente:
- Vai su Dipendenti > Lista dipendenti.
- Seleziona i dipendenti da modificare.
- Fai clic su Azioni > Modifica profilo.
- Scegli Entità giuridica dall'elenco degli attributi.
- Seleziona una nuova entità giuridica.
- Facoltativo: seleziona quando questa operazione avrà effetto.
- Fai clic su Salva.
Puoi vista il numero di dipendenti assegnati a entità giuridica andando su Impostazioni > Organizzazioni > Entità Legale (società controllate).
Eliminare un'entità giuridica
Per eliminare un'entità giuridica, segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Entità giuridiche (società controllate).
- Seleziona l'entità giuridica che desideri eliminare. Assicurati che l'entità giuridica non contenga dipendenti attivi o inattivi.
- Fai clic sul menu con tre puntini in alto a destra.
- Fai clic su Elimina.
- Una finestra di conferma ti avviserà che stai per eliminare l'entità giuridica. Fai clic su Elimina per continuare.