Questa è la fase 1 di 2 nel modulo di implementazione Salari e Payroll preliminare.
Dopo aver configurato i dipartimenti e gli uffici e aver importato i dati dei dipendenti, puoi passare all'importazione dei dati del salario. L'assegnazione dei salari ai dipendenti attuali e passati può essere effettuata in Personio tramite un'importazione in blocco da Excel.
Quali sono i vantaggi?
L'importazione dei dati del salario in Personio è importante poiché consente di effettuare le seguenti operazioni:
- Memorizzare tutti i dati sui salari dei tuoi dipendenti in un unico posto, senza errori.
- Creare un database centrale per tutti i dati del salario, assicurandoti che tutti sappiano quali dati sono memorizzati e dove trovarli.
- Aumentare la trasparenza e coinvolgere i dipendenti dando loro visibilità diretta su adeguamenti del salario, bonus e compensi una tantum.
- Trasferire automaticamente tutti i dati rilevanti per il salario nel payroll preliminare, in modo che le risorse umane debbano solo controllare e approvare.
Fase 1: configurare i calcoli del salario
Prima di importare i salari, è necessario configurare il calcolo dei salari con ripartizione proporzionale.
In questa fase decidi se il salario con ripartizione proporzionale di un dipendente che inizia a metà mese deve essere calcolato in base ai giorni effettivi del mese o sempre in base a 30 giorni. Così facendo ti assicurerai che i dati salariali caricati vengano calcolati correttamente.
Per configurare il calcolo del salario, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Payroll > Salario e payroll.
- Vai alla scheda Generale.
- Nella sezione Payroll, vai su Ripartisci proporzionalmente il calcolo salariale.
- Scegli tra Basato su 30 giorni e In base ai giorni del mese.
- Poi fai clic su Salva.
Per informazioni più dettagliate sulle opzioni di calcolo del salario con ripartizione proporzionale, consulta l'articolo Calcolo del salario con ripartizione proporzionale.
Fase 2: preparare i file da importare
Una volta configurati i calcoli del salario con ripartizione proporzionale, puoi iniziare a preparare i diversi file da importare. Offriamo quattro diversi file di importazione: Salario, Salari ricorrenti, Bonus personalizzati e Compensi una tantum. Puoi scaricare i file in diverse lingue dalla sezione di download che trovi in questo articolo in basso a destra.
Nota:
La lingua del file di importazione deve corrispondere alla lingua dell'account Personio. In caso contrario, si verificheranno errori di importazione. Scopri come modificare la lingua dell'account.
Salari
Per preparare il file di importazione del salario, procedi come segue:
- Scarica il modello Excel Caricamento salari nella sezione dei download.
Nota: consigliamo di scaricare nuovamente il modello Excel direttamente da questo articolo prima di eseguire le importazioni, per non rischiare di utilizzare la versione non aggiornata. - Apri il modello Excel e inserisci l'indirizzo e-mail di ogni dipendente.
- Nella colonna Salario fisso, inserisci il salario lordo mensile o annuale in corso di validità, o usa la colonna Salario orario per inserire il salario orario applicato.
Nota: non compilare entrambe le colonne, perché interferiscono con i rispettivi calcoli.
- Usa la colonna Intervallo per specificare la frequenza del pagamento. Puoi scegliere tra Mensile o Annuale.
Nota: la colonna Intervallo è applicabile solo in caso di salario fisso. Il valore inserito in questa colonna verrà ignorato se inserisci un salario orario.
- Per ogni dipendente, aggiungi la data iniziale di validità del salario attuale (di solito la data di assunzione o quella dell'ultimo aumento di salario).
- Inserisci le ore settimanali per ogni dipendente.
Nota: se questo campo viene lasciato vuoto, per impostazione predefinita verranno applicate le ore di lavoro settimanali del dipartimento del dipendente.
- Salva il file Excel completato.
Note per le importazioni del salario
▶ Il salario dei dipendenti part-time deve indicare l'importo effettivamente percepito.
Esempio: Carla riceve l'80 % del suo salario pari a 3000 €: questo è l'importo che deve essere inserito nel file Excel.
▶︎ I dipendenti il cui salario non deve essere importato (ad esempio gli ex dipendenti) possono essere omessi dal file Excel.
▶︎ Quando formatti le celle del file Excel, assicurati che i salari non abbiano più di due cifre decimali.
▶︎ È possibile impostare i bonus basati sulle performance separatamente per ciascun dipendente. Scopri di più sulla Configurazione degli obiettivi di performance.
Aggiungi i salari e le ore di lavoro settimanali passati (facoltativo)
Se, oltre ai salari correnti, è necessario importare in Personio anche i salari e le ore di lavoro settimanali passati, è sufficiente aggiungere voci aggiuntive per il relativo dipendente nel modello Excel e, nel campo Valido da, impostare la data corrispondente nel passato. In questo modo potrai salvare tutta la cronologia salariale dei tuoi dipendenti e monitorare facilmente le modifiche.
Compensi ricorrenti
È possibile inserire componenti retributive aggiuntive ricorrenti per ciascun dipendente (ad esempio sussidi per le spese di trasporto pubblico, buoni pasto, sussidi per la palestra, tariffa forfettaria Internet, ecc.). Queste voci possono essere caricate utilizzando lo stesso metodo seguito in precedenza per i salari.
Per preparare il file da importare, procedi come segue:
- Scarica il modello Excel Caricamento compensi ricorrenti nella sezione dei download.
Nota: consigliamo di scaricare nuovamente il modello Excel direttamente da questo articolo prima di eseguire le importazioni, per non rischiare di utilizzare una versione non aggiornata.
- Apri il modello Excel e inserisci l'indirizzo e-mail di ogni dipendente.
- Crea una colonna per ciascun tipo di salario ricorrente rilevante.
Note:
▶︎ Assegna un nome a ciascuna colonna in questo modo: Salario / descrizione del tipo di salario ricorrente.
▶︎ Tutti i tipi di salario ricorrente che vuoi importare devono essere già creati in Personio.
- Poi inserisci il rispettivo importo per ciascun tipo di compenso.
Nota: per gestire le detrazioni, come i contributi previdenziali, puoi utilizzare importi negativi. È sufficiente inserire il segno meno prima dell'importo (ad esempio -700,00).
- Nella colonna Intervallo, imposta l'intervallo di pagamento su mensile, trimestrale, semestrale o annuale.
- Inserisci alla voce Valido da la data a partire dalla quale è stato erogato il compenso. Volendo, puoi inserire alla voce Valido fino al la data di fine del compenso. Nella data registrata, il compenso corrispondente verrà impostato su zero.
- Salva il file Excel completato.
Nota:
Prima di poter importare il file Excel, è necessario memorizzare in Personio le componenti retributive aggiuntive.
Per memorizzare le componenti salariali aggiuntive in Personio, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Payroll > Compenso aggiuntivo.
- Fai clic su Crea nuovo e inserisci il nome del compenso.
- In Frequenza di pagamento, scegli Ricorrente.
- Fai clic su Conferma.
Ulteriori informazioni sulla Gestione dei salari ricorrenti.
Bonus personalizzati
Puoi anche importare bonus personalizzati. Queste voci possono essere caricate utilizzando lo stesso metodo seguito per i salari.
Per preparare il file da importare, procedi come segue:
- Scarica il modello Excel Caricamento bonus personalizzati nella sezione dei download.
Nota: consigliamo di scaricare nuovamente il modello Excel direttamente da questo articolo prima di eseguire le importazioni, per non rischiare di utilizzare una versione non aggiornata. - Apri il modello Excel e inserisci l'indirizzo e-mail di ogni dipendente.
- Alla voce Bonus personalizzato, inserisci il rispettivo importo.
- Inserisci alla voce Valido da la data a partire dalla quale è stato erogato il compenso.
- Salva il file Excel completato.
Nota:
Prima di poter importare il file Excel, è necessario creare il bonus come componente retributiva dei rispettivi dipendenti.
Per creare il bonus personalizzato per il tuo dipendente, procedi come segue:
- Vai sul profilo dipendente e accedi alla scheda Salario.
- In Componenti salariali, fai clic su Modifica.
- Fai clic su Modifica/aggiungi bonus e seleziona Bonus personalizzato.
- Scegli il periodo del bonus e la data in cui la modifica diventa effettiva.
Scopri di più sulla Gestione dei pagamenti di bonus.
Compensi una tantum
Puoi anche scegliere di assegnare compensi una tantum. Prima di importarli, è necessario creare i tipi di compenso una tantum.
Per preparare il file da importare, procedi come segue:
- Scarica il modello Excel Caricamento compensi una tantum nella sezione dei download.
Nota: consigliamo di scaricare nuovamente il modello Excel direttamente da questo articolo prima di eseguire le importazioni, per non rischiare di utilizzare una versione non aggiornata. - Apri il modello Excel e inserisci l'indirizzo e-mail di ogni dipendente.
- Inserisci il tipo di pagamento Compenso una tantum e l'importo, un commento facoltativo e il mese e l'anno del pagamento.
- Salva il file Excel completato.
Nota
Le colonne contenenti numeri devono sempre essere formattate come testo per essere importate correttamente su Personio.
Scopri di più sui Compensi una tantum.
Fase 3: importare i dati del salario
Per importare i dati dei salari e di altri tipi di compensi in Personio, procedi come segue:
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Carica il file: nel menu della barra laterale, vai alla sezione Importazioni.
▶︎ Per i salari, i compensi ricorrenti e i bonus personalizzati, seleziona il tipo di file da caricare Caricamento salari.
▶︎ Per l'importazione di compensi una tantum, scegli Caricamento compensi una tantum.
Quindi fai clic su Scegli file, caricalo e fai clic su Avanti.
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Configura le colonne: se necessario, assegna manualmente le colonne del tuo file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati in Personio. Poi fai clic su Avanti.
- Crea l'anteprima dell'importazione: rivedi i dati di importazione nell'anteprima. Se noti errori, puoi semplicemente annullare l'importazione e apportare le correzioni necessarie nel foglio Excel, quindi ricominciare dalla fase 1. Se i dati sono corretti, fai clic su Importa.
Scopri di più su Come eseguire un'importazione.
Suggerimento
Se si verificano errori durante l'importazione, consulta l'articolo sulla risoluzione dei problemi di importazione nel Centro assistenza.
Prossime fasi
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