Questa è la fase 1 di 2 del modulo di implementazione Ruoli dipendente e flussi di lavoro di approvazione.

Questo articolo spiega cosa sono i ruoli dei dipendenti in Personio, in che modo si collegano ai diritti di accesso e come combinarli per estendere o limitare l'accesso dei dipendenti alle informazioni aziendali.

Quali sono i vantaggi?

• Soddisfa i requisiti interni della tua organizzazione riguardo ad autorizzazioni e limitazioni. La combinazione di ruoli dei dipendenti e diritti di accesso ti consente di limitare l'accesso dei dipendenti a determinate aree in Personio, in modo che possano visualizzare e aggiornare solo ciò che è loro consentito.
• Configura set di diritti di accesso molto specifici per supportare esigenze temporanee. La combinazione di ruoli dei dipendenti e diritti di accesso consente di concedere a determinati dipendenti l'accesso a una sezione specifica per un periodo di tempo limitato (ad esempio, creando un responsabile delle approvazioni temporaneo che si occupi delle richieste di approvazione di un team specifico durante l'assenza di un supervisore).

Fase 1: aggiungere dipendenti a un ruolo dipendente

Per impostazione predefinita, il tuo account Personio dispone di due tipi di ruoli dipendente:

• Ruoli dipendente predefiniti: 
  
  ▶︎ Tutti i dipendenti: include tutti i dipendenti attivi. I nuovi dipendenti vengono aggiunti automaticamente a questo ruolo e non possono essere aggiunti o rimossi manualmente. Questo ruolo non può essere né rinominato né eliminato.
  
  ▶︎ Amministratore (o qualsiasi ruolo con diritti di amministratore): è la controparte del ruolo Tutti i dipendenti e non viene assegnato automaticamente a nessun dipendente. Pertanto, puoi aggiungere e rimuovere manualmente i dipendenti da questo ruolo (consigliamo di aggiungere solo un paio di dipendenti). Questo ruolo può essere rinominato, ma non può essere eliminato, poiché dev'esserci sempre almeno un dipendente assegnato. 
  
  
• Ruoli dipendente personalizzati:
  
  ▶︎ Responsabile HR, manager, tirocinanti, ecc.: questi ruoli non sono collegati ad altre funzionalità di Personio e possono quindi essere modificati liberamente. Puoi creare tutti i ruoli dipendente personalizzati che desideri.

  Nota
  Ti consigliamo di creare il minor numero possibile di ruoli personalizzati aggiuntivi, per monitorare meglio i diritti di accesso dei dipendenti e per evitare di avere ruoli personalizzati duplicati.

Per aggiungere i dipendenti a un ruolo dipendente personalizzato (o al ruolo predefinito Amministratore), procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
2. Fai clic su un ruolo dipendente esistente in Ruoli dipendente, oppure fai clic su Crea nuovo ruolo per creare un nuovo ruolo dipendente personalizzato (in questo caso, inserisci anche un nome per il nuovo ruolo dipendente personalizzato e fai clic su Crea ruolo).
3. La colonna Dipendenti aggiunti indica tutti i dipendenti attualmente aggiunti al ruolo. Se crei un nuovo ruolo dipendente personalizzato, questa colonna indicherà 0 dipendenti, poiché non sono ancora stati aggiunti dipendenti. 
4. Fai clic su un dipendente in Dipendenti disponibili per aggiungerlo al ruolo dipendente. Il dipendente cambierà colonna e sarà visualizzato nella colonna Dipendenti aggiunti con un contorno blu. 
5. Fai clic su un dipendente in Dipendenti aggiunti per rimuoverlo dal ruolo. Il dipendente cambierà colonna e sarà visualizzato nella colonna Dipendenti disponibili con un contorno rosso. 
6. Se necessario, fai clic sull'icona della matita accanto al nome del ruolo dipendente per rinominarlo.
7. Se necessario, fai clic sull'icona con i tre puntini sotto Crea nuovo ruolo per copiare (creare un duplicato) o eliminare il ruolo dipendente (vale solo per i ruoli dipendente personalizzati). Per eliminare un ruolo dipendente personalizzato, devi prima rimuovere tutti i dipendenti dal ruolo.
8. Fai clic su Salva per implementare le modifiche. 

Nota
Se imposti lo stato di un dipendente su Inattivo, il dipendente non apparirà più (né come Dipendente aggiunto né come Dipendente disponibile) nel ruolo dipendente.

Fase 2: impostare i diritti di accesso per i ruoli dipendente

I diritti di accesso sono suddivisi in categorie(Dati delle persone e Configurazioni), diritti di accesso(Visualizzazione, Proposta e Modifica) e aree di accesso(Propri, I miei subordinati, Personalizzati e Tutti). 

La combinazione di diritti di accesso e aree di accesso consente di rafforzare o indebolire i diritti di accesso. Ciò dipenderà anche dal tipo di ruolo del dipendente:

• Ruoli dipendente predefiniti: 
  
  ▶︎ Tutti i dipendenti: questo ruolo viene assegnato automaticamente a tutti i nuovi dipendenti e deve includere una serie di diritti di accesso molto basilari.
  ▶︎ Amministratore (o qualsiasi ruolo con diritti di amministratore): questo ruolo contiene diritti di accesso completi e il livello dei diritti di accesso non può essere modificato. 
  
  
• Ruoli dipendente personalizzati:
  
  ▶︎ Responsabile HR, Manager, Tirocinante, ecc.: questi ruoli vengono assegnati manualmente a determinati dipendenti e devono contenere un insieme molto specifico di diritti di accesso.

Per configurare i diritti di accesso per uno specifico ruolo dipendente personalizzato (o per Tutti i dipendenti), procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
2. Fai clic sul relativo ruolo dipendente in Ruoli dipendente e vai alla scheda Diritti di accesso.
3. Definisci i diritti di accesso per ogni sezione e sottosezione seguendo le istruzioni che troverai negli articoli Diritti di accesso e Migliori prassi: ruoli dipendente. 
4. Controlla la configurazione dei diritti di accesso accedendo all'account Personio di un dipendente. Per farlo, vai al profilo del dipendente e fai clic sull'icona Accedi come il dipendente nell'angolo in alto a destra.
   
   

Fase 3: configurare l'accesso al calendario aziendale per i ruoli dipendente

Consigliamo di impostare l'accesso al calendario aziendale per ogni ruolo dipendente. In caso contrario, Personio applicherà automaticamente l'accesso predefinito al calendario aziendale dal ruolo Tutti i dipendenti.

Per configurare l'accesso al calendario aziendale per uno specifico ruolo dipendente personalizzato (o per il ruolo Tutti i dipendenti), segui questa procedura:

1. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
2. Fai clic sul relativo ruolo dipendente in Ruoli dipendente e vai alla scheda Calendari.
3. Definisci l'accesso al calendario aziendale e ai diversi tipi di assenza. Per saperne di più, consulta l'articolo Configurare l'accesso al calendario aziendale.
4. Controlla la configurazione dell'accesso al calendario aziendale entrando sull'account Personio di un dipendente. Per farlo, vai sul profilo del dipendente e fai clic sull'icona Accedi come questo dipendente nell'angolo in alto a destra.

Nota
Se lo desideri puoi configurare promemoria e attivare l'autenticazione 2FA per ogni ruolo. 

Prossime fasi

Congratulazioni 🎉
Puoi procedere e impostare flussi di lavoro di approvazione in Personio.