Inviare e-mail dal server SMTP aziendale

 

Questo articolo fornisce informazioni sulle impostazioni da applicare per gestire tutte le comunicazioni con i candidati tramite Personio utilizzando l'indirizzo e-mail di recruiting dell'azienda (ad esempio offerte@nomeazienda.it). A tal fine, dovrai inserire le impostazioni SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) della tua azienda in Personio per stabilire la connessione. Le aziende con più società controllate possono configurare questa funzione per ciascun indirizzo e-mail.

Nota: se non inserisci le tue impostazioni SMTP, Personio utilizzerà il server SMTP di Mailjet e tutte le comunicazioni con i candidati tramite Personio avverranno tramite l'indirizzo e-mail di recruiting di Personio (ad es. accountclienti-offerte@m-personio.it).

 

Processo di comunicazione con i candidati

Se configuri correttamente le tue impostazioni SMTP, la comunicazione con i candidati avverrà come segue.

Un candidato fa domanda inviandola all'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda. Le impostazioni di reindirizzamento configurate nel tuo account di posta elettronica assicurano che la candidatura arrivi automaticamente nella sezione Messaggi non assegnati dell'area Recruiting di Personio o nel profilo del candidato, se è già presente. Il candidato e tutte le relative comunicazioni possono ora essere gestiti all'interno di Personio. Se desideri anche inviare messaggi da Personio utilizzando l'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda, questi devono essere indirizzati tramite il tuo server di posta elettronica.

Per maggiore chiarezza, il processo viene visualizzato nell'immagine seguente:

recruiting-smtp-setup-process_en-us.png

Per garantire il corretto funzionamento delle comunicazioni via e-mail di Personio, segui questa procedura in quattro fasi:

Suggerimento: ti consigliamo di collaborare con il tuo dipartimento IT interno per configurare le impostazioni SMTP.

 

1. Imposta il reindirizzamento delle candidature

Per poter gestire le candidature in entrata in Personio, è necessario configurare un reindirizzamento all'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting (da Personio) nella posta in arrivo dell'azienda.

  1. Vai a Impostazioni > Recruiting > Recruiting.
  2. Nella scheda Generale, vai a Impostazioni dell'e-mail di recruiting e fai clic su Modifica.
  3. Qui troverai il tuo indirizzo e-mail aziendale per il recruiting. 

Se non sei sicuro delle impostazioni necessarie per configurare il reindirizzamento nella posta in arrivo dell'azienda, contatta il tuo dipartimento IT.

Suggerimenti
▶︎ Assicurati che venga trasmessa anche l'intestazione originale dell'e-mail e che ne venga salvata una copia sul server di posta elettronica della tua azienda.

▶︎ Se usi Microsoft Office 365, controlla se il server di posta elettronica applica un criterio di filtro della posta indesiderata in uscita e accertati che sia consentito l'inoltro esterno. Maggiori informazioni.

settings-recruiting-mail-address_en-us.png

 

2. Imposta l'indirizzo e-mail del mittente

Nella fase successiva, devi inserire in Personio il tuo indirizzo e-mail aziendale, a cui i candidati dovranno inviare le loro candidature. A tale scopo, procedi come segue:

  1. Vai a Impostazioni > Recruiting > Recruiting.
  2. Nella scheda Generale, vai a Impostazioni dell'e-mail di recruiting e fai clic su Modifica.
  3. In Usa indirizzo e-mail personalizzato?, seleziona Sì.
  4. Inserisci il tuo indirizzo e-mail aziendale nel campo Indirizzo e-mail personalizzato.

    settings-recruiting-user-defined-address_en-us.png

 

3. Configura la connessione al server SMTP

Nella fase successiva, applica le impostazioni SMTP (per l'azienda principale) necessarie per inviare messaggi in uscita da Personio tramite l'indirizzo e-mail della tua azienda.

A tal fine, assicurati di aver seguito le fasi precedenti e, nella sezione Vuoi usarlo per inviare le e-mail?, seleziona per aprire la sezione Impostazioni SMTP

settings-recruiting-smtp-settings_en-us.png

Inserisci i dati necessari per stabilire la connessione. La tabella seguente contiene informazioni su ciascuno dei campi di immissione dati da compilare:

Host

Inserisci qui il nome dell'host del tuo provider di posta elettronica. Il nome è un identificativo univoco, utilizzato ad esempio per l'indirizzamento a un server o per la sua identificazione.

Porta

Una porta consente a un computer e a un server di comunicare tra di loro e con Internet. L'utilizzo delle porte garantisce che i pacchetti di dati siano sempre assegnati all'applicazione corretta. Ad esempio, le e-mail vengono assegnate alla porta riservata alle comunicazioni di posta elettronica.

In parole povere, i computer e i server inviano i dati in pacchetti di dimensioni ridotte e ogni pacchetto viene indirizzato a una particolare porta. Ciò consente al pacchetto di passare attraverso la porta a cui è assegnato il numero corretto e di raggiungere la sua destinazione.

Crittografia Viene stabilita una connessione crittografata per consentire il trasferimento sicuro di dati ed e-mail tra il server SMTP e il browser. Personio supporta i protocolli di crittografia SSL (Secure Sockets Layer) e TLS (Transport Layer Security, una versione migliorata di SSL).
Account

Personio utilizza l'account registrato per eseguire l'identificazione con il server SMTP del provider di posta elettronica. L'account è in genere un indirizzo e-mail completo.

È importante che l'indirizzo inserito qui a) corrisponda all'indirizzo e-mail definito dall'utente o b) sia autorizzato a inviare e-mail tramite quell'indirizzo.

Password

La password richiesta qui è la stessa utilizzata per accedere all'e-mail associata all'account.

 

4. Verifica la connessione

Una volta inserite e salvate le impostazioni SMTP, puoi verificare il funzionamento della connessione. Fai clic sul pulsante Verifica connessione per controllare che le impostazioni SMTP siano state configurate correttamente. Se hai impostato il reindirizzamento in modo corretto, l'e-mail verrà visualizzata nella sezione Messaggi non assegnati. Se non è possibile stabilire una connessione al tuo server SMTP, verrà visualizzato un messaggio di errore che puoi inoltrare al tuo dipartimento IT per individuare l'errore nelle impostazioni. Puoi leggere ulteriori informazioni sulla risoluzione dei problemi e sulle impostazioni specifiche dei provider di posta elettronica più comuni.

Nota: dopo aver configurato correttamente le impostazioni SMTP in Personio e aver attivato il reindirizzamento dal tuo account, le tue comunicazioni e-mail non utilizzeranno più il nostro provider di posta elettronica Mailjet. Pertanto, se si verificano problemi di recapito, non saremo in grado di fornire assistenza sulla possibile causa.

 

5. Imposta gli indirizzi e-mail delle società controllate (opzionale)

Se hai impostato varie società controllate all'interno del tuo account Personio, puoi utilizzare indirizzi e-mail separati per le comunicazioni con i candidati per ciascuna società. Definisci a quale società controllata appartiene una posizione nella sezione Dettagli della posizione. I candidati per quella posizione riceveranno tutti i messaggi inviati tramite l'indirizzo e-mail che hai inserito nella sezione Impostazioni SMTP di quella società controllata.

Per inserire un indirizzo e-mail di una società controllata, segui la fase 2 e la fase 3 descritte in precedenza per configurare l'indirizzo e-mail del mittente e le impostazioni SMTP in base al dominio della società controllata.

settings-recruiting-smtp-settings_subcompany_en-us.png

Nota: se lasci vuoto il campo Indirizzo e-mail personalizzato di una società controllata, le impostazioni dell'azienda principale vengono applicate anche a questa società. 

 

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