Scopri come comunicare con i candidati tramite Personio, utilizzando l'indirizzo e-mail aziendale. 

Nota
Per configurare le impostazioni SMTP, avrai bisogno del supporto del tuo dipartimento IT interno.

Processo di comunicazione con i candidati

Quando imposti la comunicazione con i candidati in Personio, puoi: 

1. Trasferisci su Personio tutte le candidature inviate al tuo indirizzo e-mail aziendale. A tal fine, imposta il reindirizzamento delle e-mail (fase uno).

2. Invia e-mail da Personio con l'indirizzo e-mail aziendale visualizzato come mittente. A tal fine, imposta il tuo indirizzo e-mail personalizzato (fase due). Devi anche configurare il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) (fase tre). Se utilizzi Microsoft o Google, configura la nostra integrazione.  

Dopo aver configurato le impostazioni SMTP, la comunicazione con i candidati funziona come segue:

1. Un candidato fa domanda inviandola all'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda.

2. Con il reindirizzamento, la candidatura arriva nei messaggi non assegnati in Personio. Se il profilo di un candidato esiste già, sarà visibile lì.

3. Ora puoi gestire la candidatura e tutte le comunicazioni all'interno di Personio.

   La schermata seguente fornisce una panoramica del processo:

Le cinque fasi seguenti ti aiuteranno a garantire il corretto svolgimento delle comunicazioni e-mail da Personio. 

Fase uno: impostare un reindirizzamento per ricevere le e-mail dei candidati in Personio

Per impostazione predefinita, Personio utilizza un servizio di posta integrato di Mailjet. Tutte le comunicazioni con i candidati tramite Personio avvengono a questo indirizzo e-mail . Si presenta così: accountclienti-jobs@m-personio.de.

Con il reindirizzamento, tutte le candidature inviate al tuo indirizzo e-mail aziendale vengono trasferite su Personio. Per configurarlo, procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Recruiting > Generale > Impostazioni dell'e-mail per il Recruiting.
2. Copia l'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting.

3. Nel server e-mail della tua azienda, imposta un reindirizzamento delle e-mail. Assicurati che venga trasmessa anche l'intestazione originale dell'e-mail . Dovresti anche memorizzarne una copia sul server e-mail della tua azienda. Se non sei sicuro delle impostazioni richieste, contatta il tuo dipartimento IT.

4. Su Personio, vai su Nome mittente e definisci chi è il mittente dell'e-mail . Può essere il dipendente che invia l'e-mail o il nome della tua azienda.

Fase due: impostare l'indirizzo e-mail personalizzato del mittente

Se vuoi che l'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda appaia come mittente, procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Recruiting.
2. Nella scheda Generale, vai a Impostazioni dell'e-mail per il recruiting e fai clic su Modifica.
3. In Usa indirizzo e-mail personalizzato?, seleziona Sì.
4. Inserisci l'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting nel campo Indirizzo e-mail personalizzato.
   
   

Fase tre: imposta la connessione al tuo provider di e-mail elettronica

Per inviare messaggi dal tuo indirizzo e-mail aziendale tramite Personio, devi configurare una connessione.  Se utilizzi Google o Microsoft, configura la nostra integrazione.

In alternativa, dovrai configurare SMTP. Segui queste istruzioni:

1. Vai su Impostazioni > Recruiting > Generale > Impostazioni dell'e-mail per il Recruiting e fai clic su Modifica.
2. In Usa indirizzo e-mail personalizzato?, seleziona Sì.
3. Apri le impostazioni SMTP e fai clic su Avvia configurazione.
4. Inserisci le informazioni richieste (vedi tabella qui sotto per maggiori dettagli). Fai clic su Configurazione. Il nome utente inserito deve essere lo stesso dell'indirizzo e- e-mail personalizzato. Leggi informazioni tecniche più dettagliate sulle impostazioni SMTP per i diversi provider.

Puoi trovare maggiori informazioni su ciascuno dei campi di immissione nella tabella seguente:

Fase quattro: testare la connessione

Ora puoi testare la connessione. A tale scopo, fai clic su Verifica connessione:

• Se il reindirizzamento è impostato correttamente, l'e-mail apparirà nei messaggi non assegnati.

• Se il tuo server SMTP non riesce a stabilire una connessione, apparirà un messaggio di errore. Puoi inoltrarlo al tuo dipartimento IT per individuare l'errore. Puoi leggere ulteriori informazioni sulla risoluzione dei problemi e sulle impostazioni specifiche dei provider di posta elettronica più comuni.

Note
▶︎ Quando il reindirizzamento è impostato correttamente, le e-mail non vengono più inviate tramite Mailjet. Se riscontri problemi di consegna, Personio non sarà in grado di effettuare accertamenti.▶︎ Se hai bisogno di modificare o aggiornare il canale di comunicazione e-mail attualmente selezionato , devi prima attivare temporaneamente un'altra opzione. Ad esempio, se desideri modificare la configurazione SMTP, ti consigliamo di abilitare temporaneamente il servizio e- e-mail di Personio fino a quando non apporti le modifiche a SMTP.

Fase cinque: impostare gli indirizzi e-mail per le entità giuridiche (opzionale)

Se hai più entità giuridiche, puoi utilizzare indirizzi e-mail separati per comunicare con i candidati. Quando crei o aggiorni una posizione, devi selezionare l' entità giuridica a cui appartiene. In questo modo, i candidati riceveranno i messaggi dall'indirizzo e-mail di questa entità giuridica.

Per memorizzare l'indirizzo e-mail per una entità giuridica, segui la fase due e la fase tre. È necessario ripetere questi passaggi per ciascuna di queste fasi. Se lasci vuoto l'indirizzo e-mail personalizzato di un'entità giuridica, le impostazioni dell'azienda principale vengono applicate per impostazione predefinita.