Puoi creare e assegnare profili di monitoraggio ai tuoi dipendenti per stabilire:
- Quale opzione vedono per il widget Registrazione ore sulla loro homepage: timbratura in entrata/uscita o registrazione manuale delle ore.
- Se vuoi monitorare la posizione dei tuoi dipendenti quando timbrano in entrata e in uscita.
- Se possono utilizzare un dispositivo associato con l'app di Ingresso.
Per farlo, devi disporre dei diritti di modifica per Configurazione account > Presenze.
Se abiliti l'opzione app di Ingresso, ti consigliamo di abilitare anche l'opzione timbratura in entrata/uscita. In questo modo, i dipendenti potranno timbrare l'entrata e l'uscita tramite il loro browser e un dispositivo condiviso.
Diritti di accesso dei dipendenti
Per visualizzare e utilizzare il widget Registrazione ore, i dipendenti devono avere i diritti di proposta per la propria area Presenze. Grazie a questi diritti, i dipendenti possono anche modificare le proprie ore aggiunte nella sezione Registrazione ore dopo aver utilizzato il widget. Ciò si applica sia alle opzioni di timbratura in entrata/uscita che a quelle di registrazione manuale dell'ora di inizio e di fine e non può essere impedito. Se non vuoi che i dipendenti modificare voci di orario passate o future, applica le restrizioni di registrazione ore .
Se desideri che i dipendenti monitorino il loro tempo solo tramite un dispositivo condiviso associato all'app di Ingresso,questi devono disporre dei diritti di visualizzazione solo per la propria area Presenze. Quando scegli quest'opzione, i dipendenti non possono vedere il widget Registrazione ore sulla loro homepage.
Profilo di registrazione predefinito
Il sistema crea un profilo di registrazione predefinito e lo assegna a tutti i dipendenti attuali e futuri. Non è possibile impostare un altro profilo di registrazione come predefinito. Per controllare il profilo di registrazione predefinito, vai su Impostazioni > Presenze > Profili di monitoraggio.
Se desideri che diversi dipendenti vedano opzioni diverse, crea e assegna un nuovo profilo.
Se desideri modificare l'opzione per tutti i dipendenti, modifica il profilo di registrazione ore predefinito.
Crea un profilo di registrazione
Per creare un nuovo profilo di registrazione ore, segui questi passaggi:
- Accedi a Impostazioni > Presenze > Profili di monitoraggio.
- Aggiungi un profilo e fai clic sul suo titolo nella metà destra dello schermo per rinominarlo. Ti consigliamo di dargli un nome facilmente riconoscibile.
- L'opzione predefinita per il nuovo profilo è il monitoraggio manuale. Se desideri passare alla timbratura in entrata/uscita, abilita l'interruttore corrispondente sulla destra dello schermo.
Assegna un profilo di registrazione
Dopo aver creato un profilo di registrazione ore, assegnalo ai dipendenti corrispondenti. Segui questi passaggi:
- Nella barra laterale di navigazione, fai clic su Dipendenti.
- facoltativo: filtra i dipendenti per restringere la selezione.
- Seleziona la casella di controllo a sinistra di tutti i dipendenti a cui desideri assegnare lo stesso profilo di registrazione.
- Fai clic su Azioni > Modifica profilo di registrazione ore.
- Nel menu a discesa, scegli il profilo che desideri assegnare.
- Salva le modifiche.
Modifica o elimina un profilo di registrazione
Puoi modificare o eliminare un profilo di registrazione ore in qualsiasi momento. Se elimini un profilo, tutti i dipendenti a esso assegnati torneranno a quello predefinito. Segui questi passaggi:
- Vai su Impostazioni > Presenze > Profili di monitoraggio, e scegli il profilo da modificare o eliminare.
- Per modificare il profilo, attiva o disattiva gli interruttori sul lato destro dello schermo. Le modifiche si applicano immediatamente.
- Per eliminare il profilo, clicca sui tre puntini in alto a destra e segui le istruzioni sullo schermo.
Tieni traccia della posizione dei tuoi dipendenti
Se abiliti l'opzione di timbratura in entrata/uscita per la homepage, puoi anche decidere di monitorare la posizione dei tuoi dipendenti all'inizio e alla fine di ogni periodo di lavoro. Loro possono decidere se condividere o meno la loro posizione ed eliminarla dopo il tracciamento. Se non condividono la loro posizione, questa viene registrata nel cartellino presenze e nei registri presenze contestualizzati. Se eliminano la sede, questa verrà registrata nei log di presenza in contesto.
Il monitoraggio della posizione è supportato solo sui widget di timbratura sul Web o sui dispositivi mobili. Affinché il monitoraggio della posizione funzioni, i dipendenti devono installare la versione più recente dell'app mobile.
Hai due possibilità:
Opzione 1: traccia la posizione esatta
Solo i dipendenti con diritti di visualizzazione per i dati di presenza di un dipendente specifico possono vedere la posizione tracciata. Queste informazioni sono visibili solo nel foglio presenze del dipendente interessato e nella richiesta di approvazione delle presenze (se configurata).
Opzione 2: traccia la posizione rispetto ai luoghi di lavoro
- Devi impostare una posizione geofence per ogni luogo di lavoro.
- Puoi decidere come gestire un'ora di inizio e di fine se viene registrata al di fuori del posto di lavoro:
- Non visualizzare alcun avviso.
- Consideralo come una violazione della policy di posizione e mostra un avviso.
▶︎ L'avviso viene visualizzato nel cartellino presenze del dipendente e nella richiesta di approvazione delle presenze (se configurata).
▶︎ Se un dipendente ha richiesto un'assenza per lavoro da casa, le sue timbrature fuori dai luoghi di lavoro non vengono considerate violazioni. In questo caso, l'avviso non viene visualizzato.
- La posizione di registrazione ore (sul posto di lavoro o da remoto) viene visualizzata nel rapporto sul periodo di presenza.
Imposta un flusso di approvazione per le ore aggiunte che violano le impostazioni di posizione
Puoi creare un flusso di lavoro di approvazione per le ore aggiunte che violano le impostazioni di posizione:
- La posizione esatta è stata richiesta ma è mancante
- Il luogo di presenza non è all'interno di un luogo di lavoro