Questo articolo spiega come impostare la registrazione dei dipendente con un codice di attivazione. Con questa funzionalità, i dipendenti senza indirizzo e- e-mail possono accedere a Personio. Questo articolo spiega anche come generare codici di attivazione e controllare stato di autenticazione .

Se sei un dipendente con un codice di attivazione, consulta il nostro articolo su come registrarsi su Personio utilizzando un codice di attivazione.

Abilita la registrazione con i codici di attivazione

Per abilitare la registrazione dipendente con i codici di attivazione:

1. Vai al profilo del dipendente.
2. Inserisci un'e-mail inesistente come e-mail del dipendente. Lo usano come nome utente di accesso. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione sulle opzioni di accesso dei dipendente .
3. Aggiorna la data di nascita del dipendente alla data corretta.
4. Aggiorna l' attributo Registrati con codice di attivazione su Sì.
5. Salva le modifiche.

Puoi aggiornare l' attributo per più dipendenti contemporaneamente utilizzando la lista dipendenti.

Opzioni di accesso dei dipendenti

I dipendenti hanno due opzioni per il tipo di nome utente di accesso da utilizzare:

• E-mail inesistente: questo è un indirizzo e-mail che non ha una casella di posta elettronica. Utilizzi questa e-mail come nome utente del dipendente per l'accesso.
• Accesso basato sul nome utente: se preferisci utilizzare un formato nome utente, assicurati che l'e-mail inesistente termini con @noemail.personio.de. In questo modo si specifica che l'accesso è basato sul nome utente. Ad esempio, se il nome utente desiderato è "jdoe", l'e-mail deve essere jdoe@noemail.personio.de.

Genera codici di attivazione

Devi essere un amministratore di Personio o disporre dei diritti di accesso necessari per generare i codici di attivazione. Per concedere i diritti di accesso per generare i codici di attivazione:

1. Vai su Impostazioni.
2. Nella sezione Persone , fai clic su Ruoli dipendente.
3. Seleziona il ruolo dipendente a cui vuoi concedere l'accesso.
4. Fai clic su Diritti di accesso.
5. Vai a Configurazione account.
6. In Autenticazione, imposta i diritti di modificare su Tutti.

Per generare codici di attivazione per i dipendenti:

1. Vai su Impostazioni.
2. Nella sezione Integrazioni, fai clic su Autenticazione.
3. In Accesso senza e-mail, seleziona i dipendenti per i quali desideri generare i codici di attivazione.
4. Genera i codici di attivazione.
5. Condividi i codici di attivazione e l'e- e-mail utilizzata da ciascun dipendente per accedere.

I codici di attivazione sono validi solo per 14 giorni dalla data di generazione. Dopodiché, dovrai generare un nuovo codice di attivazione.

Sblocca i dipendenti rigenerando i codici di attivazione

I Dipendenti senza un vero indirizzo e- e-mail potrebbero aver bisogno di un nuovo codice di attivazione se:

• Hanno dimenticato la password e non possono reimpostarla tramite e-mail.
• Ha inserito il codice di attivazione in modo errato più di tre volte.
• Il codice di attivazione è scaduto.

Per verificare quali dipendenti sono bloccati o il cui codice di attivazione è scaduto:

1. Vai su Impostazioni.
2. Nella sezione Integrazioni, fai clic su Autenticazione.
3. In Accesso senza e-mail, controlla la colonna Stato autenticazione .

Questa tabella spiega gli stati di autenticazione :

Considerazioni sulla sicurezza e migliori prassi

La registrazione con un codice di attivazione è soggetta a limitazioni che aumentano i rischi per la sicurezza.

• Tutti gli utenti devono avere disabilitato il calcolatore di accessi sospetti di Personio.
• I Dipendenti non ricevono alcuna notifica via e- e-mail .

Personio consiglia di:

• È importante impostare un'e- e-mail inesistente per tutti i dipendenti senza un account aziendale nello stesso dominio degli account aziendali validi. In questo modo, l'amministratore o chiunque altro non potrà accedere alle notifiche via e- e-mail per conto dei dipendenti.
• Prepara il codice di attivazione in una busta indirizzata al dipendente:
  • Stampa il codice in modo che sia all'interno quando pieghi il foglio.
  • Sul lato opposto del foglio, direttamente dietro il codice stampato, copri l'area con inchiostro nero.
  • Sigilla la busta e assicurati di indirizzarla al dipendente corretto
  • Chiedi ai dipendenti di smaltire la carta in modo sicuro dopo l'attivazione.
• Consigliamo vivamente ai dipendenti di completato la formazione di base sulla sicurezza.
• Non stampare il segreto (data di nascita) o qualsiasi altra informazione identificativa con il codice di attivazione.

Le raccomandazioni suggerite non sono esaustive. È necessario eseguire la valutazione interna e la valutazione di questi suggerimenti. Questa valutazione deve essere in linea con gli obblighi di sicurezza previsti dai Termini e condizioni generali di Personio.

Domande frequenti

Cosa succede se non riesco a vedere i dipendenti che generano i loro codici di attivazione?
Puoi generare codici di attivazione solo per i dipendenti con l' attributo Registrazione con codice di attivazione impostato su Sì. Verifica di averlo abilitato per i dipendenti per i quali desideri generare il codice e aggiornare la pagina Accesso senza e-mail .

Come faccio a disabilitare la registrazione con un codice di attivazione per i dipendenti?
Imposta l' attributo Registrati con codice di attivazione per svuotare e aggiornare l'e- e-mail dei dipendenti interessati. La prossima volta che accedono a Personio, dovranno creare una password. A tale scopo, deve fare clic su Hai dimenticato la password? nella pagina di accesso (nome host.personio.de/login) e segui le istruzioni. Se si utilizza il Single Sign-On, i dipendenti possono accedere senza creare una nuova password.

Dov'è il file con i codici di attivazione?
Controlla la cartella dei download del browser e cerca un file CSV chiamato Activation_codes.

Come faccio a formattare correttamente il file con i codici di attivazione?
Importa il file CSV selezionando una virgola (,) come delimitatore. Se il problema persiste, controlla le impostazioni internazionali dello strumento in uso. Se il separatore decimale in formato numerico è una virgola, periodo in un punto ('.').