Questo articolo spiega la differenza tra dipartimenti e team in Personio e spiega come utilizzarli per mappare la struttura organizzativa della tua azienda. È necessario impostare dipartimenti e team in modo diverso, a seconda che siano già stati utilizzati in passato.
Qual è la differenza tra dipartimenti e team?
In Personio, i dipartimenti e i team si riferiscono a due diverse strutture organizzative:
-
I dipartimenti sono grandi unità organizzative che raggruppano i dipendenti in base alle principali funzioni aziendali e seguono una struttura gerarchica. I sottodipartimenti sono divisioni più piccole all'interno dei dipartimenti che si concentrano su aree specifiche, come il Performance Marketing all'interno del dipartimento Marketing .
- I team sono gruppi più piccoli e flessibili che lavorano su progetti o attività specifici e possono includere membri di vari dipartimenti. I subteam sono divisioni più piccole all'interno dei team che si concentrano su aree specifiche, come l'interazione con i clienti all'interno del team di lancio del prodotto X.
Nota
In Personio è necessario impostare sempre i dipartimenti, ma è necessario impostare i team (e i team secondari) solo se l'azienda utilizza una struttura a matrice, che consente la collaborazione tra i dipartimenti.
Per degli esempi, consulta la sezione successiva.
Esempi di dipartimenti e team
Esempio 1:
La tua azienda ha una gerarchia tradizionale, quindi devi solo creare dipartimentie, se necessario, sottodipartimenti:
| Dipartimento | Sottodipartimento |
| Esperienza del cliente | Supporto clienti |
| Crescita dei clienti | |
| Prodotto | Ingegneria |
| Progettazione | |
| Gestione del prodotto | |
| Marketing | Performance Marketing |
| Social media |
| Dipartimento | ||||
|---|---|---|---|---|
| Esperienza del cliente | Prodotto | Marketing | Vendite | Finanza |
| Mario | Giulia | Elena | Fil | Oscar |
| Benjamin | Maria | Vittoria | ||
| Marco | ||||
Esempio 2:
La tua azienda ha una gerarchia più avanzata, con una struttura a matrice che favorisce la collaborazione tra i dipartimenti. I Dipendenti possono appartenere allo stesso dipartimento ma lavorare in team diversi.
È necessario creare sia i dipartimenti che iteam (e, se necessario, i sottodipartimenti e i sottoteam):
| Dipartimento | Sottodipartimento | Team | Team secondario | |
| Esperienza del cliente | Supporto clienti | Lancio del prodotto A | A contatto con i clienti | |
| Crescita dei clienti | Abilitazione | |||
| Prodotto | Ingegneri | Upselling | ||
| Designer | Lancio del prodotto B | A contatto con i clienti | ||
| Responsabili di prodotto | Abilitazione | |||
| Marketing | Performance Marketing | Lancio del prodotto C | A contatto con i clienti | |
| Social media | Upselling |
| Dipartimento | ||||||
| Esperienza del cliente | Prodotto | Marketing | Vendite | Finanze | ||
| Team | Lancio del prodotto A | Mario | Giulia | - | Fil | - |
| Lancio del prodotto B | - | Maria | Elena | - | Oscar | |
| Lancio del prodotto C | Benjamin | Marco | - | Vittoria | - | |
Configurazione di dipartimenti e team
Se non hai mai utilizzato dipartimenti e team in Personio
Se non hai mai configurato dipartimenti e team, dovrai creare dipartimenti, sottodipartimenti, team e sottoteam.
Prima di iniziare, prepara una panoramica della gerarchia della tua azienda e di come intendi implementarla all'interno di Personio. Una volta decisa, segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Dipartimenti e team.
- Seleziona la scheda di interesse (Dipartimenti o Team), a seconda che tu stia creando un dipartimento o un team.
- Fai clic su Aggiungi nuovo nell'angolo in alto a destra per creare un nuovo dipartimento o team.
-
Assegna un genitore al nuovo dipartimento o team. In questo modo viene creata automaticamente una gerarchia e il nuovo dipartimento o team si trasforma in un sottodipartimento o in un sottoteam.
Suggerimento
Per rappresentare più livelli della gerarchia, assegna un dipartimento o un team principale al dipartimento o al team principale dal punto quattro. Ripeti il ciclo tutte le volte che vuoi. - Assegna i dipendenti al nuovo dipartimento o team secondario direttamente tramite Profilo dipendente o Lista dipendenti. Il dipartimento o team principale verrà assegnato automaticamente. Puoi anche trasferire più dipendenti contemporaneamente tramite la funzionalità di importazione.
Suggerimento
Quando esporti la lista dipendenti, aggiungi le colonne Gerarchia dipartimento e Gerarchia team per includere informazioni sui dipartimenti e i team secondari.
Se hai già utilizzato dipartimenti e team in Personio
Alcuni mesi fa, abbiamo cambiato il modo in cui i dipartimenti e i team vengono creati in Personio. Ora puoi creare una mappatura più gerarchica che includa sottodipartimenti e sottoteam.
Se a un certo punto hai già utilizzato i dipartimenti e i team di Personio, ti consigliamo di passare alla nuova configurazione gerarchica di dipartimenti e team, poiché offre numerosi vantaggi.
Esistono due modi per farlo:
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Crea un nuovo dipartimento o team secondario
Segui queste istruzioni per continuare a utilizzare i dipartimenti e i team esistenti e per aggiungere dipartimenti e team secondari. -
Trasforma i tuoi vecchi team in sottodipartimenti
Segui queste istruzioni per mantenere i dipartimenti esistenti e convertire i vecchi team in sottodipartimenti, che appariranno nella scheda Dipartimenti.
Opzione 1: creare nuovi sottodipartimenti e sottoteam
1. Crea un nuovo sottodipartimento o sottoteam
Prima di iniziare, prepara una panoramica della gerarchia della tua azienda e di come intendi implementarla all'interno di Personio. Una volta decisa, segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Dipartimenti e team.
- Seleziona la scheda di interesse (Dipartimenti o Team), a seconda che tu stia creando un dipartimento o un team secondario.
- Fai clic su Aggiungi nuovo nell'angolo in alto a destra per creare un nuovo dipartimento o team.
- Assegna un dipartimento principale al nuovo dipartimento o team. Questo crea una gerarchia automaticamente, e il nuovo dipartimento o team diventerà un dipartimento o un team secondario.
Suggerimento
Per rappresentare più livelli della gerarchia, assegna un dipartimento o un team principale al dipartimento o al team principale dal punto quattro. Ripeti il ciclo tutte le volte che vuoi.
2. Regola i diritti di accesso per i nuovi sottodipartimenti o sottoteam
- Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
- Seleziona il ruolo dipendente pertinente e fai clic su Diritti di accesso.
- Vai alla sezione Dati personali > Profilo pubblico e fai clic su Visualizza > Personalizzati.
-
Fai clic su Condizione ed effettua la selezione pertinente:
▶︎ Affinché i dipendenti abbiano accesso a tutti i membri dello stesso dipartimento, seleziona Dipartimento è il proprio (dipartimento assegnato).▶︎ Affinché i dipendenti abbiano accesso allo stesso dipartimento e a tutti i dipartimenti sottostanti, seleziona Dipartimento è il proprio (dipartimento assegnato e dipartimenti secondari).▶︎ Affinché i dipendenti abbino accesso a tutti i membri dello stesso dipartimento principale, seleziona Dipartimento è il proprio (intera gerarchia del dipartimento).
Nota
I filtri personalizzati precedenti con ilDipartimento di proprietà verranno sostituiti automaticamente con il dipartimento filtro Il dipartimento è proprio (intera gerarchia del dipartimento). La funzionalità rimarrà la stessa.
3. Assegnare i dipendenti ai nuovi sottodipartimenti e team
Suggerimento
Se hai intenzione di modificare la data in cui il dipartimento o team secondario è stato assegnato ai dipendenti in blocco tramite la funzionalità di importazione (fase 4), puoi saltare il punto 3.
Puoi assegnare dipendenti ai dipartimenti o team secondari direttamente tramite il loro profilo dipendente o tramite la lista dipendenti. Il dipartimento o team principale verrà assegnato automaticamente.
In alternativa, puoi trasferire più dipendenti contemporaneamente tramite la funzionalità di importazione:
- Nel tuo account Personio, vai su Importazioni.
- Seleziona Dipendenti come tipo di file da caricare.
- Accanto a Scarica modello, fai clic su Questo modello per avviare il download del file.
- Apri il modello Excel e leggi le istruzioni nella scheda Linee guida.
- Inserisci l'e-mail dei dipendenti, il dipartimento secondario e il team assegnato nelle colonne. Puoi lasciare vuoti gli altri attributi.
- Salva il file e caricalo su Personio.
- Nelle Abbina colonne, modifica il file seguendo le istruzioni del Centro assistenza.
4. Regola la cronologia dipendente (opzionale)
Se necessario, puoi modificare la data di assegnazione del dipartimento o team secondario tramite la cronologia dipendente.
Per modificare la data di più dipendenti contemporaneamente, effettua un'importazione Valido da.
- Contatta il nostro team di supporto tramite Assistenza e feedback per attivare il tipo di importazione Valido dal .
- Prepara un file di importazione dei dipendenti con le seguenti colonne:
- Dipartimento assegnato
- Team assegnato
- Valido dal
- Assicurati di compilare il dipartimento o il team secondario direttamente assegnato. Personio assegna automaticamente i dipartimenti e i team principali in base alla gerarchia creata.
Nota
La data Valido da sarà la data di candidatura nella cronologia dipendente. Se a una certa data cambia solo l'assegnazione del dipartimento o del team, lascia vuoto l'altro campo della riga.
5. Regola l' API pubblica
L'API pubblica (PAPI) V1 rimarrà la stessa. Tuttavia, la PAPI V2 aggiornata introdurrà una struttura gerarchica e le seguenti modifiche:
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- Nella versione V1, i dipartimenti e i dipartimenti secondari appariranno come dipartimenti indipendenti, senza alcuna connessione gerarchica.
- Nella V2, avrai visibilità su tutti i dipartimenti e i team a cui è assegnato un dipendente e delle entità principali e secondarie associate a ciascuno.
6. Aggiorna altre funzionalità
Assicurati che il dipartimento e il team giusti siano utilizzati nel gruppo di payroll, nei flussi di lavoro di approvazione, nell'integrazione e in altre parti del prodotto.
Opzione 2: trasforma i team esistenti in sottodipartimenti
1. Esporta l'attuale struttura del team della tua azienda
Nota
Per trasformare i vecchi team in dipartimenti secondari, la gerarchia della tua azienda deve utilizzare i team come entità secondarie dei dipartimenti (esempio: un dipartimento di marketing contenente un team di marketing online).
Prima di iniziare, prepara una panoramica della gerarchia della tua azienda e di come intendi implementarla all'interno di Personio. Una volta decisa, segui queste istruzioni:
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Vai su Report > Crea report > Usa lo strumento di creazione classico e genera un report personalizzato con la seguente configurazione:
- Nome: Importazione dipartimenti gerarchici
- Tipo di report: Cronologia dati
- Data: Inserisci una data personalizzata in base al punto di partenza desiderato per la cronologia dei dipendenti
- Aggiungi le colonne: E-mail, Nome, Cognome e TeamAssicurati che l'indirizzo e- e-mail di ciascun dipendente sia quello attualmente in uso. Se in precedenza un dipendente aveva e-mail diversa, sostituiscila con quella corrente.
- Imposta le condizioni a seconda dei dipendenti che desideri includere nel report, ad esempio solo team specifici o solo dipendenti attivi.
- Fai clic su Esporta report personalizzato e apri il report personalizzato sul tuo computer.
- Se vuoi, rinomina la colonna Team come "Nuovo dipartimento gerarchico" per ottenere una panoramica più chiara.
- Aggiungi tutti i team esistenti della tua azienda nella colonna "Nuovo dipartimento gerarchico". Questi saranno trasformati in dipartimenti secondari.
Nota
Assicurati che i dipendenti siano assegnati al team più in basso nella gerarchia. - Salva il report personalizzato modificato.
2. Importa i team in modo che appaiano come dipartimenti
- Vai su Importazioni e seleziona il file da caricare Dipendenti.
- Carica il report personalizzato esportato e modificato nel punto precedente.
- In Abbina colonne, rimuovi le prime due colonne (Nome e Cognome) e lascia solo la colonna E-mail , poiché è l'identificatore univoco delle importazioni.
- Mappa la colonna Data di validità sull'attributo Valido dal .
- Mappa la colonna Nuovo dipartimento gerarchico sull'attributo Dipartimento .
- Fai clic su Avanti, ricontrolla, quindi fai clic su Importa.
3. Trasforma i nuovi dipartimenti in sottodipartimenti
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Dipartimenti e team.
- In Dipartimenti, verifica l'elenco dei dipartimenti per assicurarti che l importazione abbia funzionato correttamente e che i vecchi team vengano mostrati come dipartimenti.
- Se manca uno dei vecchi team (ora dipartimenti), fai clic su Aggiungi nuovo nell'angolo in alto a destra per crearlo come nuovo dipartimento.
- Trasforma i nuovi dipartimenti in un dipartimento secondario assegnandogliene uno principale. In questo modo, la gerarchia verrà creata automaticamente.
Suggerimento
Per rappresentare più livelli della gerarchia, assegna un dipartimento o un team principale al dipartimento o al team principale dal punto quattro. Ripeti il ciclo tutte le volte che vuoi.
4. Regolare i diritti di accesso per i nuovi sottodipartimenti
- Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
- Seleziona il ruolo dipendente pertinente e fai clic su Diritti di accesso.
- Vai alla sezione Dati personali > Profilo pubblico e fai clic su Visualizza > Personalizzati.
-
Fai clic su Condizione ed effettua la selezione pertinente:
▶︎ Affinché i dipendenti abbiano accesso a tutti i membri dello stesso dipartimento, seleziona Dipartimento è il proprio (dipartimento assegnato).▶︎ Affinché i dipendenti abbiano accesso allo stesso dipartimento e a tutti i dipartimenti sottostanti, seleziona Dipartimento è il proprio (dipartimento assegnato e dipartimenti secondari).▶︎ Affinché i dipendenti abbino accesso a tutti i membri dello stesso dipartimento principale, seleziona Dipartimento è il proprio (intera gerarchia del dipartimento).Nota
I filtri personalizzati precedenti con ilDipartimento di proprietà verranno sostituiti automaticamente con il dipartimentofiltro Il dipartimento è proprio (intera gerarchia del dipartimento). La funzionalità rimarrà la stessa.
5. Regola le integrazioni e l' API pubblica
L'API pubblica (PAPI) V1 rimarrà la stessa. La struttura gerarchica si rifletterà nella nuova PAPI V2:
- Nella V1, sia i dipartimenti che i dipartimenti secondari appariranno come dipartimenti indipendenti senza alcun collegamento tra loro (nessuna gerarchia).
- Nella V2, vedrai tutti i dipartimenti e i team a cui è assegnato un dipendente, nonché le entità principali e secondarie di ciascuno.
Segui le istruzioni indicate di seguito a seconda del tipo di integrazione:
- Per l'integrazione di prime parti (fornite da Personio), potresti dover passare dai dipartimenti ai dipartimenti di primo livello nelle tue impostazioni di integrazione.
- Per le integrazioni di terze parti (fornite dai nostri partner di integrazione), non dovrai fare niente
6. Aggiorna altre funzionalità
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Approvazioni: sostituisci i team con i dipartimenti nei flussi di lavoro di approvazione per garantire che sia definito il gruppo di dipendenti corretto a cui si applica uno specifico flusso di lavoro di lavoro di approvazione.
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Gruppi di Payroll: sostituisci i dipartimenti con i dipartimenti di livello principale nei gruppi di payroll per garantire che le vecchie informazioni sul team si riflettano nella nuova configurazione delle tabelle e dei gruppi di payroll preliminare.
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Modelli di documento: sostituisci i team con i dipartimenti per assicurarti che vengano compilate le informazioni corrette.
- Report personalizzati: sostituisci i team con i dipartimenti nei campi e nei raggruppamenti per assicurarti che i report mostrino le informazioni corrette.
7. Elimina tutti i team dalla scheda Team
- Vai su Lista dipendenti e annulla l'annulla assegnazione dei dipendenti ai vecchi team, poiché ora sono assegnati al dipartimento secondario.
- Vai su Impostazioni > Organizzazione > Dipartimenti e team.
- Fai clic su Team ed elimina tutti i team precedentemente impostati, poiché ora appariranno tutti come dipartimenti secondari nella scheda Dipartimenti.
Nota
I record storici vengono conservati nella cronologia dipendente, anche dopo aver eliminato i vecchi team. In alternativa, se preferisci non eliminarli, puoi rinominarli.