I flussi di lavoro sono costituiti da criteri di attivazione, azioni, regole e condizioni. Automatizzano le attività e ti aiutano a lavorare in modo più efficiente in Personio. Puoi personalizzare questi componenti per creare un flusso di lavoro specifico per le tue esigenze. I criteri di attivazione avviano il flusso di lavoro, le regole e le condizioni definiscono quando inizia e le azioni sono le fasi che vengono eseguite una volta soddisfatte tutte le condizioni. 

Criteri di attivazione

I flussi di lavoro iniziano sempre con un criterio di attivazione. I criteri di attivazione richiedono l'avvio dell'automazione e le azioni successive. Esistono molti tipi di criteri di attivazione spiegati di seguito.

Criterio di attivazione basato sul tempo

I criteri di attivazione basati sul tempo avviano un'automazione in base a una data, ora e frequenza prestabilite. Esistono due tipi principali:

• Pianificati: l'automazione inizia in una data specifica, ad esempio l'invio di promemoria mensili ai dipendenti sulle valutazioni delle performance o sui sondaggi.
  
  
• Relativi a una data: l'automazione inizia in relazione a un'altra data, ad esempio la data di inizio del congedo o la data di assunzione di un dipendente. Scegli se inizia alla data o un certo numero di giorni prima o dopo la data.

Facoltativamente, aggiungi regole e condizioni per specificare i criteri relativi ai tipi di congedo, ai tipi di dipendente, agli stati e altro ancora.  

Suggerimento:
Quando pianifichi i criteri di attivazione per orari specifici, tieni presente che la funzionalità funziona in base all'UTC. La prima metà del giorno corrisponde alle 09:00 UTC e la seconda metà del giorno è alle 13:00 UTC. 

Criterio di attivazione basato sugli eventi

I criteri di attivazione basati sugli eventi avviano un'automazione quando si verifica un evento specifico in Personio. Seleziona un criterio di attivazione basato sugli eventi per tipo:

• Presenze e congedi: attivati da eventi di partecipazione o di congedo, ad esempio quando i giorni di congedo totali di un dipendente superano un limite prestabilito. 
• Eventi approvabili: attivati da azioni relative all'approvazione, ad esempio quando un dipendente invia presenze o modifiche ai dati dei dipendenti.
  Nota: questo tipo di criterio di attivazione appare solo per i clienti che sono passati all'esperienza Approvazioni nelle Automazioni. 
• Documenti: attivati da azioni relative ai documenti, ad esempio quando un documento viene creato da un modello o quando lo stato della firma del documento del dipendente viene aggiornato.
• Eventi relativi ai dipendenti: attivati da modifiche relative ai dipendenti. Ad esempio, quando viene creato un nuovo dipendente o quando le informazioni di un dipendente vengono aggiornate, come le modifiche al suo dipartimento o supervisore .  

Aggiungi regole e condizioni per definire i dipendenti interessati dall'automazione.
Ad esempio, imposta l'automazione in modo che si attivi solo quando vengono creati i dipendenti di determinati uffici o quando un documento viene caricato in una categoria specifica.

Regole e condizioni

Le regole e le condizioni offrono un maggiore controllo sui flussi di lavoro basati sugli eventi e sul tempo. Utilizzali per specificare quando un flusso di lavoro deve essere attivato e su chi deve influire. 

Condizioni

• Aggiungi condizioni ai criteri di attivazione basati sugli eventi per definire i criteri che un evento deve soddisfare prima di attivare un flusso di lavoro.

• Se aggiungi più condizioni, puoi scegliere se il flusso di lavoro deve attivarsi una volta che soddisfa una delle condizioni o solo quando le soddisfa tutte.

Regole

• Aggiungi regole ai criteri di attivazione basati su eventi o relativi alla data per filtrare gli effetti del flusso di lavoro. 
• Crea regole basate su attributi preimpostati e personalizzati o per dati relativi alla quantità. 
• Se aggiungi più regole, il flusso di lavoro si attiva solo quando tutte sono state soddisfatte.

Nota:
Nelle organizzazioni con integrazioni payroll attive, alcuni attributi di payroll (come IBAN e ID payroll) diventano attributi di sistema e non possono essere selezionati in regole o condizioni.

Esempi di regole e condizioni per i criteri di attivazione

Azioni

Dopo aver creato un criterio di attivazione, puoi aggiungere una o più azioni. Queste sono i passaggi eseguiti una volta avviato un flusso di lavoro. Le azioni principali sono: Assegna un'attività, notifica, invia un'e-mail e aggiungi un partecipante. A seconda del tipo di azione, può avvenire in modo sequenziale o sincrono.

• Le azioni sequenziali richiedono che ogni fase sia completata prima di poter iniziare quella successiva. Ad esempio, se aggiungi un'attività prima di un'azione "invia un'e-mail" durante la creazione di un flusso di lavoro, l'utente assegnato deve contrassegnare l'attività come completata per poter inviare l'e-mail. 
• Le azioni sincrone si verificano contemporaneamente a un'altra. 

Assegna un'attività

Semplifica i processi assegnando attività a una persona o a un ruolo specifico. Le attività attivate da un'automazione vengono visualizzate nella casella di posta Personio dell'assegnatario Puoi definire le seguenti informazioni:

Un assegnatario: la persona o il ruolo specifico che dovrebbe ricevere l'attività. Prima di aggiungere gli assegnatari, assicurati che dispongano dei diritti di accesso necessari per svolgere l' attività. Includi altri assegnatari in sequenza aggiungendo più attività al flusso di lavoro. 

Un messaggio: fornisci agli assegnatari i dettagli sull'attività. 

• Utilizza le variabili per menzionare dipendenti specifici nel messaggio e fornisci un contesto aggiuntivo, ad esempio i nomi dei documento .
• Inserisci link che possono fornire informazioni aggiuntive.

Le attività vengono eseguite in sequenza. Qualsiasi azione nel flusso di lavoro di lavoro che segue attività si criterio di attivazione solo quando l' assegnatario contrassegna l' attività come completata. Monitorare l'avanzamento di un flusso di lavoro tramite la scheda Attività.

Notifica

Invia aggiornamenti su un flusso di lavoro alla casella di posta Personio di un utente per tenere tutti informati. Per ricevere notifiche relative al flusso di lavoro, gli utenti devono avere attivato "Altro" nelle impostazioni di notifica personali. Qui, i destinatari possono anche scegliere di ricevere aggiornamenti via e-mail. Le notifiche devono includere le seguenti informazioni:

Destinatari: seleziona le persone o i ruoli per ricevere la notifica. Prima di aggiungere destinatari, assicurati che dispongano dei diritti di accesso necessari per i dati relativi alla notifica.

Un titolo: fornisci un contesto sulla notifica.

Un messaggio: fornisce ai destinatari i dettagli sull'aggiornamento. Utilizza le variabili per menzionare dipendenti specifici e fornire un contesto aggiuntivo.

Le notifiche vengono eseguite in modo sincrono e si attivano contemporaneamente all'azione successiva. Monitorare l'avanzamento di un flusso di lavoro tramite la scheda Attività.

Invia un'e-mail

Inviare un'email a una persona o a un ruolo specifico aiuta a personalizzare l'esperienza del dipendente con il minimo sforzo. Le azioni via email richiedono:

Destinatari: seleziona le persone o i ruoli dall'elenco a discesa. Includi qualsiasi indirizzo e-mail, anche esterno, digitando l'indirizzo e premendo invio. 

(Facoltativo) Cc, Ccn, Rispondi-a

L'oggetto e-mail : aggiungi una breve descrizione.

Il corpo del testo dell'e-mail: utilizza la formattazione RTF e i link. Aggiungi variabili come il titolo del flusso di lavoro di lavoro , la persona interessata o il supervisore della persona interessata per fornire un contesto più ampio.

Le e-mail vengono inviate in modo sincrono. Si attivano contemporaneamente all'azione successiva. Monitorare l'avanzamento di un flusso di lavoro tramite la scheda Attività.

Nota:
Le e-mail possono includere solo fino a 50 destinatari, inclusi Cc e Ccn. 

Casi d'uso

Esempi

• Imposta un flusso di lavoro correlato al congedo per tipi di congedo specifici, come quello per malattia o parentale.
• Crea un flusso di lavoro relativo ai documenti attivato da categorie di documenti specifiche, come i visti di lavoro. Personalizza ancora di più il flusso di lavoro a seconda dell'ufficio o del Paese di impiego del dipendente.
• Informa i dipendenti interessati quando lo stato della firma di un documento cambia da In sospeso a Firmato.