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Questo articolo è stato tradotto automaticamente. Nonostante il nostro impegno per l’accuratezza dei contenuti, l’articolo potrebbe contenere alcune imprecisioni. Vi ringraziamo per la comprensione.

Gestire i casi in Personio Whistleblowing

Questo articolo spiega come gestire i casi in Personio Whistleblowing.

Accedere e organizzare i casi

Personio Whistleblowing fornisce ai responsabili casi designati le funzionalità per organizzare, assegnare e dare priorità ai casi presenti nei canali di segnalazione a cui sono assegnati.

Accedere ai casi

Per accedere ai casi, seleziona Whistleblowing dalla barra di navigazione principale di Personio. L'applicazione Whistleblowing si aprirà in una nuova finestra. Utilizza le opzioni della barra laterale di sinistra per visualizzare tutti i casi, i casi senza assegnazione o quelli assegnati specificamente a te. Tieni presente che potrai vedere solo i casi inviati al canale di segnalazione di cui sei responsabile.

I casi vengono visualizzati in un elenco simile ad un sistema di creazione ticket, con i seguenti componenti:

  • Titolo del caso (come riportato dall'autore della segnalazione)
  • Data di creazione
  • Assegnatario del caso (se assegnato)
  • Categoria (se assegnata)
  • Canale di segnalazione 
  • Stato 
  • Priorità

Ogni responsabile casi ha una vista diversa a seconda dei suoi diritti di accesso e dei canali di segnalazione a cui è assegnato. Vedi Aggiungere o rimuovere responsabili casi in Personio Whistleblowing.

Notifiche

I responsabili casi ricevono una notifica nella loro casella di posta e nella loro dashboard su Personio quando viene inviato un caso in un canale a loro assegnato. Fai clic sulla notifica per accedere al caso e ai relativi dettagli. 

  • Tutti i responsabili casi ricevono una notifica tramite e-mail e nella posta in arrivo di Personio quando un caso viene inviato al canale di segnalazione a cui sono assegnati.
  • I responsabili casi ricevono una notifica nella posta in arrivo di Personio quando vengono assegnati a un caso da un altro responsabile.
  • I responsabili casi ricevono una notifica nella posta in arrivo di Personio quando l'autore della segnalazione invia un aggiornamento o una risposta. 

Filtrare e ordinare i casi

Ordinare i casi in base all'ultimo aggiornamento o alla data di creazione

Per modificare l'ordinamento dei casi, segui queste istruzioni:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi. Seleziona Senza assegnazione, Assegnati a me o Tutti i casi dalla barra laterale a sinistra.
  2. Per impostazione predefinita, i casi sono ordinati in base all'Ultimo aggiornamento. Per ordinare i casi in base alla data di creazione, fai clic su Aggiornati di recente > Data di creazione nell'angolo in alto a destra.
  3. Utilizza le opzioni di filtro aggiuntive nella parte superiore della pagina per affinare ulteriormente l'elenco dei casi.

Filtrare i casi in base a uno o più componenti

I responsabili casi possono filtrare i casi utilizzando i menu a tendina a selezione multipla nella parte superiore della pagina. Per filtrare i casi in base a uno o più componenti, segui queste istruzioni:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi. Dalla barra laterale di sinistra, seleziona Senza assegnazione, Assegnati a me o Tutti i casi.
  2. Fai clic su un filtro nella parte superiore dell'elenco dei casi. (Tutti gli assegnatari, Tutte le categorie, Tutte le priorità, Tutti gli stati).
  3. Attiva la casella di controllo accanto a ciascun componente che desideri mostrare nella vista elenco. 
  4. Disattiva la casella di controllo accanto a ciascun componente che desideri rimuovere dalla vista elenco.
  5. Fai clic su Fine per aggiornare la vista dell'elenco in base alle selezioni effettuate.
  6. Ripeti i passaggi 1-5 per applicare più filtri contemporaneamente.
  7. Per tornare alla vista originale, fai clic su un filtro, riattiva tutte le caselle di controllo e fai clic su Fine. Ripeti l'operazione fino a quando tutte le caselle di controllo sono attivate per tutti i filtri.

Registri dei casi

Seleziona un caso dall'elenco per aprire il registro completo del caso e il sistema di messaggistica. Espandi le sezioni seguenti per una descrizione di tutti i componenti del registro.

Cronologia completa e dettagli del caso

  • Titolo del caso: inserito dall'autore della segnalazione al momento dell'invio della segnalazione. Non può essere modificato.
  • Ora di invio: appare sopra il titolo e mostra il tempo trascorso dall'invio della segnalazione.
  • Cronologia delle comunicazioni: tutte le comunicazioni tra il responsabile casi e l'autore delle segnalazioni, visualizzate cronologicamente. Il thread inizia con la segnalazione originale presentata e comprende tutte le comunicazioni successive tra il responsabile casi e l'autore, compresi gli allegati.
  • Cronologia delle modifiche: tutte le modifiche apportate al responsabile casi assegnato o allo stato, compreso chi ha effettuato le modifiche, sono registrate con data e ora.
  • Interfaccia di messaggistica:utilizza la casella di testo per inviare un messaggio all'autore della segnalazione. Utilizza l'icona della graffetta per aggiungere un allegato.
  • Data e ora: tutto ciò che è presente nel registro dei casi è contrassegnato da data e ora, e mostra il tempo trascorso da quando è stata eseguita l'azione. Passa il mouse sull'indicazione dell'ora per visualizzare la data e l'ora esatta dell'azione.
  • Icona ... : Questa icona si trova nella parte superiore del registro dei casi, a destra del titolo. Fai clic su questo pulsante per accedere all'opzione di eliminazione del caso.

Informazioni sul caso e schede dell'accordo sui livelli di servizio

Scheda informazioni

Questa scheda si trova nella barra laterale a destra della cronologia dei messaggi e mostra le seguenti informazioni:

  • Stato: i responsabili casi possono modificare questo dato in base ai progressi compiuti. Quando questa modifica viene effettuata, viene riportata nel registro del caso e sia l'autore della segnalazione che il responsabile casi possono vederla.
    Le opzioni di stato sono: Da fare, In corso, In attesa, Risolto.
  • Canale di segnalazione: selezionato dall'autore della segnalazione nel modulo di invio (l'opzione Filiale ). Non può essere modificato. 
  • Assegnato a: mostra il responsabile casi attualmente assegnato e appare nel registro dei casi sia per i responsabili casi che per gli autori delle segnalazioni. I responsabili casi non possono rispondere agli autori in forma anonima.
  • Categoria: mostra la categoria, se originariamente selezionata dall'autore della segnalazione o aggiornata dal responsabile casi. Puoi non assegnare alcuna categoria. L'autore della segnalazione non può vedere la categoria assegnata al suo caso.
  • Priorità: mostra la priorità attualmente assegnata al caso. Puoi non assegnare alcuna priorità.L'autore della segnalazione non può vedere la priorità assegnata al suo caso.

Scheda SLA

Questa scheda si trova nella barra laterale a destra del registro e mostra le seguenti informazioni: 

  • Constatazione entro la data: la data entro la quale il responsabile casi deve constatare la segnalazione. I requisiti definiti sono elencati di seguito. (Es: entro 7 giorni).
  • Fornisci aggiornamenti rilevanti entro: la data entro la quale il case manager deve fornire un aggiornamento sostanziale. I requisiti definiti sono elencati di seguito. (Es: entro 3 mesi).

Nota:
Le tempistiche per la constatazione e l'invio di un aggiornamento rilevante sono state stabilite nel prodotto per seguire la legislazione europea in materia di segnalazioni e non possono essere personalizzate.

Gestire i casi

Modificare o aggiornare componenti del caso

I responsabili possono modificare alcuni componenti del caso, come lo stato, il responsabile assegnato, la categoria o la priorità. Per modificare uno qualsiasi di questi elementi, segui queste istruzioni:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi.
  2. Trova e seleziona il caso per aprirlo. 
  3. Fai clic su Informazioni nella barra laterale a destra. 
  4. Fai clic sul componente che desideri aggiornare, rimuovere o lasciare senza assegnazione.
  5. Seleziona un'opzione dall'elenco visualizzato o fai clic su Rimuovi assegnazione.

Tutte le modifiche vengono automaticamente visualizzate nel registro dei casi, e l'autore della segnalazione vedrà tutte le risposte o gli aggiornamenti relativi al responsabile o allo stato.

Suggerimento
I responsabili casi all'interno di un canale di segnalazione possono assegnare un responsabile casi, aggiornare la categoria, impostare la priorità o modificare lo stato di un caso direttamente nella vista dell'elenco. Fare clic su un componente per visualizzare le azioni disponibili.

Rispondere a un caso

Per rispondere a un caso, segui queste istruzioni:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi > Assegnati a me.
  2. Apri il caso su cui desideri lavorare.
  3. Nella scheda Informazioni della barra laterale destra, seleziona tutti i componenti rilevanti per il caso, come lo stato, la priorità e il responsabile casi assegnato.
  4. Digita la risposta nella barra dei messaggi in fondo alla richiesta e fai clic su Invia risposta.
  5. Torna alla scheda Informazioni della barra laterale e modificare lo stato del caso, se necessario.

L'autore della segnalazione potrà vedere la tua risposta ed eventuali aggiornamenti del responsabile casi o dello stato.

Risolvere un caso

Per risolvere un caso e archiviarlo, segui queste istruzioni:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi.
  2. Trova e fai clic sul caso per aprirlo. 
  3. Fai clic su Informazioni nella barra laterale a destra.
  4. Fai clic su Stato > Risolto.

Il caso verrà visualizzato come risolto sia per il responsabile casi che per l'autore della segnalazione, verrà spostato in Whistleblowing > Casi > Archivio e non comparirà più in nessun elenco di casi. Gli autori delle segnalazioni e i responsabili non potranno più rispondere o aggiungere allegati.

Ripristinare un caso archiviato

Per ripristinare un caso archiviato, segui queste istruzioni:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi > Archivio.
  2. Trova e fai clic sul caso per aprirlo.
  3. Fai clic su Informazioni nella barra laterale a destra.
  4. Fai clic su Stato e aggiorna lo stato.

Il caso tornerà nell'elenco dei casi aperti e lo stato di avanzamento verrà aggiornato per l'autore della segnalazione.

Eliminare un caso

Per eliminare un caso e cancellare definitivamente tutto il suo contenuto, compresi i messaggi e gli allegati:

  1. Vai su Whistleblowing > Casi.
  2. Trova e fai clic sul caso per aprirlo. 
  3. Fai clic sull'icona con i tre puntini > Elimina caso.
  4. Nella finestra di conferma che comparirà, digita "ELIMINA" nella casella di testo.
  5. Fai clic su Elimina caso.

Per eliminare un caso dall'archivio, accedi a Whistleblowing > Casi > Archivio e segui i passaggi da 2 a 5 riportati qui sopra.

Nota:
L'eliminazione non è automatica, pertanto i responsabili casi dovranno eliminare le segnalazioni per rispettare il periodo di conservazione previsto dalla legge. Una volta eliminati, i dati non vengono conservati nel sistema.

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