Questo articolo fornisce una panoramica di Personio Whistleblowing per gli autori delle segnalazioni e contiene informazioni su come presentare una segnalazione di negligenza e su come seguire un caso. Se la tua azienda dispone della funzione Whistleblowing, queste informazioni saranno rilevanti per la maggior parte dei dipendenti e questo articolo può essere utilizzato dalla tua organizzazione come linea guida per la segnalazione. 

Panoramica

Informazioni su Personio Whistleblowing

Personio Whistleblowing offre ai luoghi di lavoro un canale di segnalazione sicuro e anonimo che consente agli autori delle segnalazioni di:

• Presentare in modo anonimo le segnalazioni di negligenza sul lavoro, mantenendo il pieno controllo delle informazioni condivise. 
• Sentirsi incoraggiati a esprimere le loro preoccupazioni, contribuendo a creare una cultura aziendale in cui tutti si sentano liberi di farsi avanti senza timore di ritorsioni.
• Rimanere aggiornati sui casi inviati e comunicare con il responsabile dei casi attraverso una casella postale sicura e protetta da password, senza dover mai rivelare la propria identità. 

Continua a leggere per conoscere la procedura di segnalazione e sapere come seguire il tuo caso. Per ulteriori informazioni sulla nostra soluzione Whistleblowing, consultare La soluzione Whistleblowing di Personio.

Suggerimento
La collocazione di un link non influisce sull'anonimato degli autori della segnalazione: il modulo di segnalazione è completamente separato da Personio e non vengono tracciate informazioni personali sugli autori. 

Procedura di segnalazione

Inviare una segnalazione

Per inviare una segnalazione anonima, segui queste istruzioni:

1. Vai al link al modulo di segnalazione e verifica le informazioni sulla pagina di destinazione. Assicurati di espandere e rivedere ciascuna scheda nella sezione Domande frequenti prima di continuare.
2. Seleziona la tua lingua di preferenza in alto a destra. La lingua del modulo di segnalazione dipende dalle impostazioni linguistiche del tuo browser.
3. Fai clic su Segnala un nuovo caso.
4. Seleziona una Filiale, completa il CAPTCHA e fai clic su Invia > Avanti.
   (La filiale determina il canale che riceverà la segnalazione).
5. Facoltativamente, seleziona la categoria che meglio descrive la tua segnalazione e fai clic su Avanti.
6. Inserisci un titolo, fornisci una descrizione della tua esperienza e fai clic su Avanti.
7. Se necessario, carica eventuali file che forniscano un contesto alla descrizione, quindi fai clic su Avanti.
8. Rivedi i dettagli del caso e fai clic su Invia caso.
9. Assicurati di salvare la password univoca fornita nella pagina di conferma dell'invio. Ti servirà ogni volta che vorrai accedere al tuo caso per consultare risposte o aggiornamenti in futuro.

Nota
Non è possibile recuperare una password che un autore della segnalazione non ha salvato o ha perso. Personio Whistleblowing non memorizza gli identificatori che possono collegare l'autore alle segnalazioni. 

Salvare la password

Non riceverai e-mail o notifiche sulle risposte o sugli aggiornamenti del caso, quindi è essenziale salvare la password. Puoi seguire il tuo caso tramite la pagina di destinazione delle segnalazioni e inserendo la password. Per salvare la password, esegui una o più delle seguenti operazioni: 

• Fai uno screenshot della pagina di conferma e conservalo in un luogo sicuro a cui tu possa accedere in futuro.
• Fai clic su Copia password e incollala in un luogo sicuro a cui potrai accedere in futuro.
• Fai clic su Scarica per salvare una versione PDF del modulo di conferma. Conservala in un luogo sicuro e accessibile per il futuro. 
• Stampa la pagina web e conservala in un luogo sicuro per potervi accedere in futuro.
• Nel browser, fai clic su File > Stampa > Salva come PDF. Conservala in un luogo sicuro e accessibile per il futuro.
• Non inserire la pagina tra i preferiti perché le informazioni non verranno comunque salvate.

Suggerimento
La scansione del codice QR comporta il salvataggio della password. Utilizza il codice QR per accedere immediatamente al tuo caso, evitando di inserire la password. Scaricando il modulo della password, potrai utilizzare ripetutamente il codice QR, eliminando la necessità di utilizzare la pagina di destinazione della segnalazione o di inserire manualmente la password.

Aggiornamenti dei casi

Registro del caso

Quando un autore della segnalazione accede al suo caso, vedrà un registro con le seguenti funzionalità:

Informazioni sul caso

• Una barra di avanzamento in alto che indica lo stato attuale del caso. (Ricevuto, Assegnato, In corso, Risolto). 
• Il responsabile assegnato, se applicabile. 
• Il tempo trascorso dall'ultimo aggiornamento del caso.
• Un registro completo dell'avanzamento del caso, completo di orari, accessibile tramite il pulsante Visualizza dettagli. Questo registro comprende:
  
  • L'ora in cui il caso è stato ricevuto.
  • Quando il caso è stato assegnato o riassegnato a un responsabile, insieme al suo nome.
  • Tutti gli aggiornamenti apportati allo stato del caso e data e ora relative.  
• Rimuovi "report-case" dall'URL della pagina di conferma per tornare alla pagina di destinazione del modulo di segnalazione. 

Nota:
Gli autori delle segnalazioni non ricevono notifiche sugli aggiornamenti ma dovranno seguire il loro caso attraverso il link del modulo di segnalazione.

Cronologia dei messaggi

• La cronologia dei messaggi tra l'autore della segnalazione e il responsabile dei casi viene visualizzata in un formato simile a quello di una chat, con ogni risposta o aggiornamento elencati insieme a data e ora relative. La chat inizia con l'invio della segnalazione originale ed è seguita da tutte le successive comunicazioni tra l'autore della segnalazione e i responsabili. 
• Gli autori delle segnalazioni possono comunicare direttamente con il responsabile dei casi o aggiungere ulteriori informazioni utilizzando la casella di testo in basso. È prevista un'opzione per aggiungere allegati.

Accedere al proprio caso e visualizzarne lo stato di avanzamento

Accedere a un caso

Per accedere a un caso che hai presentato, segui queste istruzioni:

1. Individua la password univoca del caso fornita al momento dell'invio.
2. Fai clic sul link del modulo di segnalazione, quindi su Segui un caso.
3. Inserisci la password univoca del caso  > Apri il caso.
4. Si aprirà il registro del tuo caso, che mostrerà l'invio originale ed eventuali risposte da parte del case manager. La barra di avanzamento in alto indica lo stato del caso. Per una descrizione di tutte le funzionalità, consulta Registro dei casi.

Suggerimento
Se hai scaricato il modulo di conferma dell'invio, scansiona il codice QR per visualizzare il registro dei casi senza dover inserire la password.

Rispondere a un responsabile del caso o aggiungere ulteriori informazioni

Per rispondere a un responsabile del caso o aggiungere ulteriori informazioni, segui queste istruzioni:

1. Individua la password univoca del caso fornita al momento dell'invio.
2. Fai clic sul link del modulo di segnalazione, quindi su Segui un caso.
3. Inserisci la password univoca del caso > Apri il caso.
4. Leggi e rispondi ai messaggi del case manager inserendo un messaggio anonimo nella casella di testo.
5. Per allegare un file, fai clic sull'icona della graffetta e seleziona i documenti pertinenti. Il file allegato apparirà nella parte superiore della casella di testo. Fai clic sull'icona della X per rimuovere il file.
6. Fai clic su Invia. 

La risposta verrà visualizzata nella cronologia dei messaggi, insieme agli eventuali allegati. 

Risolvere un caso

Dopo la risoluzione di un caso, l'autore della segnalazione e i responsabili del caso potranno ancora visualizzare la cronologia del caso, ma nessuno potrà rispondere. Per risolvere un caso, segui queste istruzioni:

1. Individua la password univoca del caso fornita al momento dell'invio.
2. Fai clic sul link del modulo di segnalazione, quindi su Segui un caso.
3. Inserisci la password univoca del caso  > Apri il caso.
4. Nella parte superiore del registro, fai clic su Visualizza dettagli > Risolvi caso.
5. Nella finestra di conferma visualizzata, fai clic su Risolvi caso. 

Lo stato del caso verrà cambiato in Risolto e non sarà più possibile rispondere o aggiungere allegati. Potrai accedere al caso e a tutti i suoi contenuti, compresi i messaggi e gli allegati, finché non verrà eliminato da un case manager.