Pubblicato il: 07/04/2023
Nota
Questo articolo ha uno scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale.Alcune informazioni qui contenute potrebbero non essere aggiornate con l'evoluzione del panorama legale.Consulta un professionista legale o le autorità competenti nella tua giurisdizione per avere indicazioni precise sulla conformità e sulle questioni legali.Personio fornisce i prerequisiti tecnici e lo strumento di segnalazioni e non si assume alcuna responsabilità.
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Questo articolo spiega la Direttiva UE sulle segnalazioni del 2019 e alcune considerazioni chiave per la conformità.
Panoramica della Direttiva (UE) 2019/1937
Contesto
Il 16 dicembre 2019, l'Unione Europea ha approvato una direttiva per proteggere gli informatori ("whistleblowers") in tutti gli Stati membri. Copre un'ampia gamma di settori e incoraggia i singoli a segnalare violazioni del diritto dell'UE, come corruzione, frode, evasione fiscale e minacce alla sicurezza pubblica o all'ambiente. Molti paesi hanno già adottato una propria interpretazione della legge.
Chi è un informatore?
La Commissione europea definisce come informatore una persona che segnala o divulga informazioni su un illecito ottenute in contesto lavorativo, contribuendo a prevenire danni e a individuare minacce o danni all'interesse pubblico che potrebbero altrimenti rimanere nascosti.
Chi è soggetto alla direttiva?
- Aziende con 50 o più dipendenti
- Istituzioni e autorità del settore pubblico
- Comuni con 10.000 o più abitanti
Requisiti
Anche se ogni stato membro dell'UE può applicarla in modo diverso, la direttiva UE richiede quanto segue:
- Creazione di canali di segnalazione interni che permettano agli informatori di segnalare illeciti all'interno di un'organizzazione o di un luogo di lavoro.
- Questi canali devono essere facilmente accessibili, garantire la riservatezza e proteggere gli informatori dalle ritorsioni.
- Tutti i dati relativi alle segnalazioni devono essere trattati nel rispetto delle normative sulla privacy dei dati.
- Designazione di una persona o di un dipartimento imparziale che segua e indaghi la segnalazione, come ad esempio:
- Responsabile della conformità, responsabile delle risorse umane, consulente legale, direttore finanziario, membro del consiglio di amministrazione o della direzione.
- Le persone non autorizzate non devono poter accedere al sistema e venire a conoscenza dell'identità dell'informatore né del contenuto della segnalazione stessa.
- Entro sette giorni, gli informatori devono ricevere conferma di ricezione della loro segnalazione. Entro tre mesi, dovranno ricevere una risposta sostanziale da parte dell'organizzazione.
- Le aziende possono affidare il trattamento delle segnalazioni a fonti esterne, come autorità di regolamentazione esterne.
- In alcuni casi, le aziende con sedi in più paesi dovranno avere un canale di segnalazione per paese.
- Le aziende con 250 o più dipendenti dovranno adeguarsi entro due anni dall'adozione.
- Le aziende con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 250 dovranno adeguarsi entro quattro anni dall'adozione.
- In alcuni casi, le aziende con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 250 potranno utilizzare un canale di segnalazione unico per ottenere e identificare prove, purchè tutti gli altri requisiti siano soddisfatti.
La soluzione Whistleblowing di Personio
Abbiamo sviluppato una soluzione di whistleblowing per le segnalazioni anonime. Le organizzazioni possono utilizzarla per seguire la Direttiva UE e gestire i casi in un unico luogo. Per maggiori informazioni su come iniziare a utilizzare Personio Whistleblowing, consulta Panoramica di Personio Whistleblowing e Implementare Personio Whistleblowing. Visita questa pagina per esprimere il tuo interesse per la nostra funzionalità, che offre:
Un aiuto per la conformità
La nostra soluzione segue la Direttiva dell'UE sul Whistleblowing del 2019 e il GDPR, e ti aiuta a rispettare le normative in materia di:
- Anonimato
- Riservatezza
- Comunicazione bidirezionale
- Periodi di aggiornamento previsti dalla legge, secondo la normativa sulle segnalazioni.
Anonimato
Con la nostra soluzione di segnalazione sicura e anonima, gli informatori hanno la possibilità di far sentire la propria voce, creando una cultura aziendale in cui tutti possono sentirsi al sicuro senza temere ritorsioni.
- I dipendenti e i soggetti esterni possono inviare segnalazioni e ricevere aggiornamenti senza rivelare la propria identità.
- La funzionalità Personio Whistleblowing prevede una casella di posta anonima sicura e protetta da password per ogni segnalazione, e tutti gli informatori hanno pieno controllo sulle informazioni che condividono.
Gestione dei casi
Gestisci i casi in un unico posto con il nostro sistema di creazione ticket. In questo modo non perderai mai una segnalazione, e conoscerai sempre lo stato dei casi aperti.
- Assegna nuovi casi per garantire un'ottima gestione e trasparenza.
- Monitora, rispondi e risolvi i casi da un'unica postazione.
- Monitora i periodi previsti dalla legge per rispondere e aggiornare ogni caso.
Considerazioni sulla conformità
Prendi confidenza con la legislazione nazionale
- Ogni stato membro dell'UE attua la direttiva attraverso le proprie leggi nazionali.
- Studia la legislazione specifica del tuo paese o dei tuoi paesi per comprendere i requisiti di segnalazione, i canali e le protezioni disponibili per gli informatori.
- Ricorda che la tua organizzazione potrebbe essere soggetta a più giurisdizioni in cui la direttiva viene attuata in modo diverso.
- Se necessario, richiedi il consulto di un legale.
Stabilisci procedure di segnalazione interna
- Sviluppa procedure di segnalazione chiare e accessibili all'interno dell'organizzazione.
- Valuta chi nominare come persona o dipartimento dedicato alla gestione delle segnalazioni in arrivo.
- Come è strutturato il tuo triage per le segnalazioni in arrivo?
- Stabilisci standard di qualità e linee guida di comunicazione per i case manager.
- Assicurati che il tuo sistema elabori anche le segnalazioni di persone che non sono dipendenti.
Forma e sensibilizza i dipendenti
- Istruisci il personale sui diritti e gli obblighi riguardo le segnalazioni.
- Responsabilizza i dirigenti senior perché si assumano le proprie responsabilità.
- Assicurati che il personale sia consapevole dei requisiti e delle implicazioni anti-ritorsione.
- Trova o crea risorse e materiali che ti aiutino a formare i dipendenti e a sensibilizzarli sull'importanza delle segnalazioni. Fornisci ai responsabili casi linee guida sulla comunicazione.
Garantisci la riservatezza e la protezione dei dati
- Salvaguarda le informazioni personali degli informatori e delle segnalazioni in conformità con le norme sulla protezione dei dati.
Previeni le ritorsioni
- Implementa politiche e procedure che proteggano gli informatori dalle ritorsioni.
- Stabilisci una cultura che incoraggi le segnalazioni e garantisca un trattamento non discriminatorio per le persone che si fanno avanti.
Rivedi le politiche e i contratti esistenti
- Aggiorna le politiche interne, i contratti di lavoro e i codici di condotta in modo che siano allineati alla direttiva UE.
Best practice
Come già detto, è importante impostare la soluzione Whistleblowing in base ai requisiti di legge delle proprie giurisdizioni. Per farlo, considera quanto segue:
- Quanti dipendenti sono presenti in un ufficio e/o in una persona giuridica? Più di 49 o più di 249?
- Hai bisogno di un canale di segnalazione separato per ogni paese?
- Se hai una struttura con più persone giuridiche in un unico paese, hai bisogno di un canale di segnalazione separato per ognuna?
Nota
Questa non è da considerarsi una consulenza legale. È responsabilità del cliente verificare se questi consigli sono conformi alla legislazione locale.
Maggiori informazioni
Risorse di Personio Whistleblowing
- Personio Whistleblowing
- Panoramica di Personio Whistleblowing
- Implementare Personio Whistleblowing
- Personio Whistleblowing per gli autori delle segnalazioni
Risorse generali di Whistleblowing
- Direttiva dell'UE sul Whistleblowing 2019
- Protezione per gli informatori
- Monitoraggio delle segnalazioni dell'UE
- Rete internazionale delle segnalazioni dell'UE
- Elenco delle risorse della rete internazionale delle segnalazioni
L'ultimo aggiornamento di questi link risale al 27 luglio 2023. Per informazioni più aggiornate, consulta un professionista legali o le autorità competenti nella tua giurisdizione.