Questo articolo descrive la struttura e le funzioni più importanti della sezione Payroll preliminare e della tabella del payroll.

Che cos'è la sezione Payroll preliminare?

La sezione Payroll preliminare combina tutti i dati rilevanti per il payroll nelle schede Info personali, Cambiamenti dei dipendenti, Salario, Assenze e Documenti. Qui puoi:

• Controlla i dati personali, i salari e le assenze, nonché le modifiche dei dati dall'ultima approvazione.
• Vedi i dettagli sulle modifiche ai dati e accedi al profilo di un dipendente per apportare le modifiche.
• Approva il payroll mensile e blocca la scheda Informazioni personali in modo da sapere esattamente quali dati vengono presi in considerazione per questo ciclo di payroll.
• Crea un'esportazione payroll preliminare in qualsiasi momento con le modifiche attuali evidenziate nel file Excel.

Suggerimento
Per accedere a questa sezione, vai su Payroll nella barra di navigazione a sinistra. I clienti tedeschi che utilizzano Personio Payroll per alcune delle loro entità giuridiche potranno scegliere tra il payroll preliminare e il payroll Personio, a seconda della entità giuridica. 

Funzioni della sezione Payroll preliminare

La sezione Payroll preliminare è organizzata per mese di payroll e gruppo di payroll di payroll, se abilitato. Qui puoi:

• Scegli il mese, il gruppo e la scheda di payroll: utilizza il menu a discesa in alto a sinistra per passare al mese di payroll desiderato.
• Approva payroll preliminare: in alto a destra nella tabella del payroll preliminare , una panoramica mostra lo stato del payroll preliminare per il mese selezionato, nonché la data in cui le modifiche sono state contrassegnate. Puoi approvare facendo clic sul pulsante corrispondente in alto a destra. Viene generata automaticamente un'esportazione.
• Generare esportazioni: puoi generare più esportazioni in qualsiasi momento prima e dopo l'approvazione del payroll preliminare del mese facendo clic sul relativo pulsante. Vai alla scheda Documenti per scaricare le esportazioni.

È inoltre suddiviso in diverse schede. Puoi trovare maggiori dettagli su ciascuna scheda qui sotto.

Nota
Le modifiche ai dati sono contrassegnate nella scheda Info personali e nel relativo menu a comparsa, nella scheda Cambiamenti dei dipendenti e nel file di esportazione del payroll. Affinché vengano contrassegnate correttamente, è necessario approvare regolarmente il payroll una volta terminato il ciclo di payroll. Per maggiori dettagli sull'impatto dell'approvazione, leggi il nostro articolo sull'approvazione del payroll. 

Quando appaiono i dipendenti nella tabella del payroll preliminare?

Affinché un dipendente appaia nella tabella del payroll preliminare , è necessario considerare due punti: l'impiego e l'assegnazione al payroll. Solo se le condizioni per entrambi gli aspetti sono soddisfatte un dipendente apparirà nella tabella del payroll. 

1. Occupazione

Almeno una condizione deve essere soddisfatta:

Impiego regolare	Cessazione del rapporto di lavoro
Il dipendente è impiegato almeno un giorno nel periodo di payroll in base alla data di assunzione e di risoluzione.	Il dipendente riceve il pagamento del salario fino a tre periodi di payroll dopo la data di risoluzione. o È stata apportata una modifica ai dati dei dipendente fino a tre periodi di payroll dopo la data di risoluzione.

 

2. Assegnazione al payroll

Oltre alle condizioni per l'assunzione, devono essere soddisfatte tutte le condizioni per l'assegnazione al payroll:

Tipo di impiego	Entità giuridica (se abilitata)	Gruppo di payroll (se abilitato)
Il tipo di impiego del dipendente è interno.	Il dipendente è assegnato a una entità giuridica (la cronologia dipendente deve corrispondere al periodo di payroll).	Il dipendente ha un valore per l'attributo del gruppo di payroll (la cronologia dipendente deve corrispondere al periodo di payroll).

Le schede della tabella del payroll

La scheda Persone

Visualizza una tabella dei dipendenti organizzata in tre viste preimpostate per ciascun periodo di payroll. Ogni vista si concentra sugli attributi rilevanti per una rapida panoramica:

• Tutti i dipendenti: visualizza le informazioni chiave sul payroll come il salario lordo (somma del salario e dei compensi per il periodo di payroll) e le assenze prese in questo periodo (somma di tutte le assenze registrate) e il saldo delle ferie pagate (numero di giorni di ferie retribuite rimanenti nell'anno per ciascuno dipendente) del gruppo di payroll scelto.
• Dipendenti di entrata: Concentrati sui nuovi assunti nel periodo di payroll correnti. Assicurati che i dettagli del payroll siano corretti. Visualizza le date di assunzione, le posizioni e altre informazioni importanti.
• Dipendenti in uscita gestire i dati dei dipendenti che lasciano l'azienda nel periodo di payroll e nel gruppo correnti. Assicurati di aver inserito tutti i dati necessari. Controlla le date risoluzione , i motivi e i relativi dettagli.

Per ogni vista, puoi regolare le colonne visualizzate e filtrare, ordinare e cercare i dipendenti in base alle tue preferenze. Fai clic sul nome di un dipendente per accedere al suo profilo e ottenere maggiori informazioni.

Nota
Questa scheda non evidenzia le modifiche e non è inclusa nelle esportazioni. Inoltre, non si blocca dopo approvazione.

La scheda Info personali

Ottieni una panoramica completa dei dati del payroll e delle modifiche per tutti i dipendenti. Qui puoi:

• Ottieniuna panoramica: visualizza una tabella dei dipendenti inclusi nel payroll per ciascun periodo di payroll. Ogni dipendente viene visualizzato in una riga che mostra le sue informazioni personali e gli attributi retributivi.
• Verificare le modifiche ai dati: vedi a colpo d'occhio quali informazioni sono cambiate e apporta le modifiche necessarie.
• Visualizzare dettagli: fai clic sulla vista dettagli di un dipendente. Qui puoi rivedere le modifiche ai dati di questo dipendente, vedere i periodi di assenza e accedere al suo profilo per aggiornare le informazioni, se necessario. 

Una volta approvare il payroll preliminare, la vista della tabella si blocca e non vengono apportate ulteriori modifiche. Per maggiori dettagli su come vengono contrassegnate le modifiche, consulta la sezione qui sotto. 

La scheda Salario

Visualizzare una tabella dei dipendenti inclusi nel payroll per ciascun periodo di payroll. Puoi regolare le colonne visualizzate e filtrare, ordinare e cercare i dipendenti in base alle tue preferenze. Qui puoi:

• Visualizzare solo i dati della retribuzione: ottieni una panoramica solo dei dati della retribuzione e delle modifiche nel periodo di payroll corrente . Ogni compenso viene visualizzato in una riga separata.
• Visualizza dettagli: Vedi i commenti per i tipi di compenso, come i bonus e i compensi ricorrenti, direttamente nella tabella. Accedi alla vista dettagliata per rivedere tutte le modifiche ai dati di un dipendente, vedere i periodi assenza e accedere al profilo di un dipendente per aggiornare le informazioni, se necessario. 

La scheda Salario non si blocca dopo approvazione.

La scheda Assenze

Qui è possibile vista una tabella di tutte le assenze dei dipendenti incluse nel payroll preliminare per ciascun periodo di payroll. Puoi regolare le colonne visualizzate e filtrare, ordinare e cercare i dipendenti in base alle tue preferenze. Qui puoi:

• Visualizza solo i dati assenza : ottieni una panoramica dei soli dati assenza nel periodo di payroll corrente . Ogni assenza viene visualizzata in una riga separata.
• Visualizza dettagli: Vedi i commenti per le assenze direttamente nella tabella. Accedi alla vista dettagliata per rivedere tutte le modifiche ai dati di un dipendente, vedere i periodi assenza e accedere al profilo di un dipendente per aggiornare le informazioni, se necessario. 

La scheda Assenze non si blocca dopo approvazione. 

La scheda Cambiamenti dei dipendenti

La scheda Modifiche dipendente offre una panoramica semplificata di tutte le modifiche. Scegli tra due viste preimpostate:

• Tutte le modifiche: vedi le modifiche agli attributi scelti nelle Impostazioni e tutte le modifiche al salario. Le modifiche dopo approvazione sono nel periodo di payroll successivo. Nota: puoi trovare le modifiche pianificate nella scheda Info personali.
• Modifiche retroattive: vedi le modifiche datate prima del periodo di payroll corrente .

Per ogni vista, puoi modificare le colonne e filtrare, ordinare o cercare i dipendenti. Fai clic sul nome di un dipendente per accedere al suo profilo e ottenere maggiori informazioni.

Nota
Questa scheda non evidenzia le modifiche e non è inclusa nelle esportazioni. Inoltre, non si blocca dopo approvazione. Per maggiori dettagli su come vengono contrassegnate le modifiche, consulta la sezione pertinente qui sotto .

La scheda Documenti

Nella scheda Documenti, hai una panoramica e puoi scaricare tutte le esportazioni del payroll create nel periodo di payroll visualizzato. Non si blocca dopo approvazione.

Come vengono contrassegnate le modifiche nel payroll preliminare?

Prerequisiti per contrassegnare le modifiche nel payroll preliminare 

Affinché le modifiche ai dati vengano contrassegnate correttamente nella scheda Informazioni personali, assicurati di:

• Approvare regolarmente il payroll preliminare : è necessario approvare regolarmente il payroll preliminare . Per maggiori dettagli sul motivo per cui è importante contrassegnare le modifiche, leggi il nostro articolo sull'argomento.
• Includere gli attributi nella tabella del payroll: affinché si riflettano nella tabella del payroll preliminare, tutti gli attributi, i compensi e le assenze che desideri registrare devono essere inclusi nelle impostazioni.

Modifiche nella scheda Info personali

Le modifiche e i nuovi dati sono contrassegnati come segue:

• Le modifiche apportate ai dati nel mese precedente (o nel periodo di payroll) appaiono nella parte superiore della tabella. 
• I dati dei dipendenti nuovi o modificati sono evidenziati in arancione e da un punto all'inizio della riga.
• I nuovi dipendenti sono contrassegnati in verde con Nuovo per il primo mese di payroll.
• I dipendenti in uscita sono contrassegnati dalla scritta rossa Fine nell'ultimo mese di payroll. 
• Le assenze vengono registrate in base al periodo di payroll. Ciò significa che le esportazioni aggiuntive dopo l' approvata del payroll non influiscono sulle assenze visualizzate.

 

Modifiche al menu a comparsa della vista dettagliata

Per una vista dettagliata delle modifiche, fai clic sulla riga di qualsiasi dipendente con le modifiche contrassegnate per aprire un menu a comparsa con più contesto. Se il payroll è stato approvata in anticipo e la vista tabella è bloccata, puoi comunque vedere le modifiche successive qui. 

 

Suggerimento
Se necessario, fai clic sul nome del dipendente nella parte superiore del menu a comparsa e accedi al suo profilo per aggiornare gli attributi.

Nella scheda Cambiamenti dei dipendenti

Nessuna modifica viene contrassegnata nella scheda Cambiamenti dei dipendenti, poiché vengono visualizzate solo le modifiche ai dati personali e retributivi. La ripartizione salario non viene visualizzata nella scheda Cambiamenti dei dipendenti, poiché non è in corso alcuna modifica al salario base. 

Nel file di esportazione del payroll

Tutte le modifiche ai dati personali e salario durante il periodo di payroll sono contrassegnate nel file di esportazione del payroll in formato EXCEL. Qui puoi rivedere le modifiche e comunicarle al tuo commercialista.

Il file di esportazione del payroll creato automaticamente all'approvazione del payroll contiene tutte le modifiche evidenziate al momento dell'approvazione. Le schede includono:

• Le schede Dati personali e Salario mostrano tutte le informazioni riflesse in salario e contrassegnano le modifiche.
• La scheda Assenze mostra tutte le assenza che si sono verificate.
• La scheda Delta dati personali mostra solo i dipendenti con modifiche alle informazioni personali, mentre la scheda Delta dati salario mostra solo i dipendenti con modifiche alle informazioni del salario.

Le modifiche successive all'approvazione non sono evidenziate in questo file. Per vedere le modifiche apportate dopo l'approvazione del payroll, crea un nuovo file di esportazione del payroll. 

Suggerimento
Per ulteriori informazioni sull'approvazione del payroll e sulla gestione delle successive modifiche ai dati, consulta il nostro articolo sull'argomento.

Casi speciali

Suggerimento
Consigliamo di modificare gli attributi "entità giuridica" e "gruppo di payroll" il primo giorno del periodo di payroll, se necessario, per evitare il comportamento spiegato di seguito. A questo scopo, è possibile programmare la modifica degli attributi. 

Domande frequenti

Perché un dipendente inattivo è ancora presente nel payroll preliminare?

Un dipendente inattivo può comparire nel payroll preliminare perché i pagamenti rimanenti salario o le modifiche ai dati possono ancora essere elaborati entro tre periodi di payroll dalla data di risoluzione. In questo modo si garantisce che tutte le correzioni finali e i pagamenti siano accuratamente contabilizzati.

Perché un dipendente non è presente nel payroll preliminare?

Un dipendente interno potrebbe non essere inserito nel payroll preliminare se non soddisfa le seguenti condizioni:

1. Condizioni di impiego: il dipendente deve avere un impiego regolare, essere assunto da almeno un giorno durante il periodo di payroll o avere diritto al pagamento salario o alla modifica dei dati entro tre periodi di payroll dopo la risoluzione.

2. Assegnazione Payroll: il dipendente deve essere designato come interno. Se l'azienda utilizza entità giuridiche, il dipendente deve essere assegnato a un'entità entità giuridica. Se vengono utilizzati i gruppi di payroll, è necessario che l' attributo utilizzato per suddividere i gruppi di payroll abbia un valore.

Il mancato rispetto di uno di questi criteri può far sì che il dipendente non compaia nel payroll. Per maggiori dettagli, consulta il punto pertinente qui sopra.