Questo articolo spiega come creare categorie di documenti dove puoi archiviare i documenti dei dipendenti, come creare modelli di documenti e archiviarli e, infine, come assegnare un modello in modo che, al suo interno, i dati dei dipendenti vengano compilati automaticamente.

Quali sono i vantaggi?

Organizza i documenti dei tuoi dipendenti: usa le categorie in modo che ogni dipendente sappia dove trovare i documenti che lo riguardano, come buste paga, contratti o manuali per i dipendenti.
Semplifica il lavoro: crea modelli di documenti con segnaposti. Personio compila automaticamente i modelli con i dati dei dipendenti.
Personalizza i documenti: utilizza diversi modelli di documento per soddisfare le tue esigenze. Che si tratti di referenze di lavoro o lettere di promozione, puoi personalizzare e automatizzare i processi HR ripetitivi per aumentare l'efficienza.

Fase 1: creazione di categorie di documenti

Su Personio, puoi configurare le categorie in cui archiviare i documenti dei tuoi dipendenti. Ad esempio, puoi includere categorie come “Payroll”, “Politiche aziendali” o “Referenze”. Crea e personalizza le categorie prima di iniziare a realizzare e archiviare i modelli.

Per creare nuove categorie di documenti, procedi come segue:

Vai su Impostazioni > Persone > Documenti
Fai clic sulla scheda Categorie.
Nel campo nuova categoria di documenti, digita il nome della nuova categoria di documenti e fai clic su Aggiungi.

Suggerimento
In questa sezione, puoi anche modificare ed eliminare le categorie. Le categorie di sistema contrassegnate dall'icona di un lucchetto non possono essere cancellate o rinominate perché sono legate ai processi interni di Personio.

Nota
Se crei nuove categorie di documenti, assicurati di concedere i relativi diritti di accesso nei tuoi ruoli dei dipendenti tramite Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente. Scopri di più sui Diritti di accesso.

Fase 2: creazione di modelli di documenti

Puoi utilizzare i modelli di documenti come base di partenza per generare documenti specifici per ciascun dipendente tramite l'inserimento di segnaposto, variabili di genere e blocchi di testo selezionabili. Per creare modelli, hai bisogno di un'applicazione per l'elaborazione di testi. Personio supporta modelli nei formati di Microsoft Office od OpenOffice.

Puoi aggiungere segnaposto compilati automaticamente con i dati dei dipendenti corrispondenti. I segnaposto devono essere sempre inseriti all'interno di parentesi graffe doppie.

Personio supporta i tre tipi di segnaposto seguenti:

Segnaposto di sistema predefiniti: per gli attributi di sistema che non possono essere modificati o eliminati, come Nome o Dipartimento. Questi devono essere denominati in inglese, ad esempio {{first_name}} o {{department}}.
Segnaposto personalizzati: per gli attributi creati dall'utente. Il loro nome deve corrispondere alla denominazione memorizzata nel tuo account Personio. Ad esempio, potresti aver creato un attributo relativo ai pronomi preferiti. In questo caso, il segnaposto sarebbe {{Pronomi Preferiti}}.
Segnaposto liberi: non rimandano ad attributi e vengono compilati manualmente in formato testo quando viene assegnato il modello a un dipendente. Ad esempio, se nel documento vuoi elencare gli obiettivi su cui i dipendenti hanno lavorato durante un recente ciclo di performance, il segnaposto può essere {{Obiettivo 1}}.

Nell'articolo Creare modelli di documenti - segnaposto, puoi trovare un elenco completo di segnaposto e informazioni dettagliate su come creare modelli di documento. Inoltre, puoi visualizzare e scaricare modelli esemplificativi.

Fase 3: archiviazione di un modello di documento su Personio

Una volta creato il modello di documento tramite un'applicazione di elaborazione di testi, dovrai archiviarlo su Personio.

Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
Fai clic sulla scheda Modelli.
Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Aggiungi modello. Seleziona una categoria di documento, assegna un nome al modello e seleziona la lingua del documento. Scegli il modello di documento in formato Microsoft Office od OpenOffice creato in precedenza.
Fai clic su Carica.

Fase 4: assegnazione di un modello di documento

Per compilare automaticamente un modello di documento con i dati specifici di un dipendente, vai sul profilo del dipendente e seleziona la scheda Documenti. Avvia la configurazione del documento facendo clic sul pulsante Nuovo da modello per selezionare il modello desiderato.

Sulla parte sinistra dello schermo, vedrai un elenco di tutti i segnaposto disponibili e dei blocchi di testo personalizzati che è possibile selezionare. Da qui è possibile controllare e aggiungere dati secondo necessità. Sulla parte destra dello schermo viene visualizzata l'anteprima del documento finale. Puoi salvare il documento sia nel formato originale che in PDF.

A questo punto, Personio ti consente di accedere al documento generato tra i documenti del dipendente in questione, in base ai diritti di accesso.

Fase 5: caricamento dei documenti

Puoi caricare documenti singolarmente o in blocco. Per ulteriori informazioni su queste due opzioni, consulta i seguenti articoli:

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Come possiamo aiutarti?

Creare e gestire categorie di documenti e modelli (implementazione)