Fase 10: creazione di flussi di lavoro di onboarding e offboarding

 

 

L'articolo è incentrato sui flussi di lavoro. Puoi iniziare a creare e monitorare tutti i flussi di lavoro dall'Hub dei flussi di lavoro.

 

L'articolo spiega come creare e configurare fasi e modelli nelle impostazioni per mappare i flussi di lavoro di onboarding e offboarding in Personio.

I flussi di lavoro di onboarding e offboarding si configurano allo stesso modo. Questo articolo illustra il processo utilizzando un esempio di onboarding.

 

Che cosa sono i flussi di lavoro di onboarding e offboarding?

Un flusso di lavoro di onboarding è un processo per dare il benvenuto ai nuovi assunti nella tua azienda e supportarli all'inizio della loro nuova posizione lavorativa. Un flusso di lavoro di offboarding è un processo per porre fine al rapporto tra l'azienda e un dipendente. 

In Personio, puoi creare flussi di lavoro a partire dall'Hub dei flussi di lavoro, per automatizzare i processi e assicurarti che vengano svolti senza intoppi dentro o fuori l'azienda.

 

1. Creare le fasi di onboarding

  1. Vai all'Hub dei flussi di lavoro.
  2. Nell'area dedicata all'onboarding, fai clic su Configura modelli di onboarding.
  3. Fai clic su Fasi di onboarding.
  4. Inserisci il nome di una nuova fase di onboarding.
  5. Seleziona se stai creando una fase generale o un'azione via e-mail.
  6. Aggiungi le voci alle fasi generali o definisci i parametri per le azioni via e-mail
  7. Fai clic su Salva modifiche.

È sufficiente creare le fasi solo una volta. Puoi riutilizzarle tutte le volte che desideri nei tuoi modelli.

 

Aggiungere elementi alle fasi generali

  1. Fai clic su + Aggiungi elemento.
  2. Dal menu a discesa, scegli il tipo di voce che vuoi creare (ad esempio: Informazioni testuali, Attributi dei dipendenti, Casella di controllo, ecc.). Tutte le voci sono descritte nell'interfaccia.
  3. Definisci la descrizione, l'etichetta, l'attributo, ecc. per il tipo di elemento selezionato.  
  4. Spunta la casella di controllo Obbligatorio per tutte le voci che devono essere obbligatoriamente completate durante il flusso di lavoro di onboarding. In questo modo, i dipendenti non possono contrassegnare una fase come completata se non vengono fornite le informazioni necessarie per la voce in questione.
  5. Per la voce Attributi dei dipendenti, è possibile selezionare la casella Modificabile se desideri che i dipendenti possano modificare i loro attributi finché la fase non è contrassegnata come completata.
  6. Fai clic su Salva modifiche.

 

Definire i parametri per le azioni via e-mail

  1. Imposta il parametro Invia e-mail automatica selezionando la modalità di invio: Invia manualmente, Alla data prevista Quando le fasi precedenti sono completate.
    Opzione di invio Descrizione
    Invia manualmente I dipendenti incaricati ricevono un promemoria per l'invio dell'e-mail. Puoi indicare il dipendente o il gruppo responsabile dello svolgimento di questa fase durante la creazione del modello di onboarding.
    Alla data prevista L'e-mail viene inviata automaticamente nella data specificata nel modello di onboarding.
    Quando le fasi precedenti sono completate Personio genererà l'invio automatico solo dopo che tutte le fasi di onboarding sono state contrassegnate come completate.
  2. Per il parametro Mittente, seleziona quale dipendente sarà visualizzato come mittente dell'e-mail.
    ⚠️ L'e-mail riporterà la firma impostata in Personio per il dipendente selezionato. Scopri di più sulla configurazione della firma per le e-mail.
  3. Nel parametro Destinatari, seleziona i destinatari dell'e-mail. Puoi scegliere tra il dipendente che deve completare la fase, il suo supervisore o tutti i dipendenti. Puoi anche selezionare i dipendenti che fanno parte dei gruppi che hai creato (vedi di seguito) o dipendenti di team, uffici o dipartimenti specifici.

    Suggerimento
    Per inviare l'e-mail a una persona esterna all'organizzazione, seleziona Indirizzo e-mail esterno. Apparirà il campo Indirizzo e-mail del destinatario in cui sarà possibile inserire l'indirizzo e-mail che hai scelto. 

  4. Definisci l'oggetto dell'e-mail.
  5. Scrivi il tuo modello e-mail. È possibile inserire gli attributi dei dipendenti, attributi di onboarding e offboarding e la foto profilo nell'e-mail, selezionandoli nel menu a discesa Inserisci variabile nell'e-mail. Se lo desideri, puoi inserire anche una suddivisione di genere. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo sulla creazione dei modelli e-mail.
  6. Carica i documenti che desideri allegare all'e-mail. La dimensione massima dei file è 256 MB. 
  7. Fai clic su Salva modifiche.

 

2. Creare gruppi

I gruppi di onboarding e offboarding sono utili per assegnare a un gruppo di dipendenti la responsabilità di una specifica fase di onboarding o per impostarli come destinatari di un'azione via e-mail. Per creare un gruppo:

  1. Vai a Impostazioni > FLUSSI DI LAVORO > On-/Offboarding e fai clic su Gruppi.
  2. Digita il nome del nuovo gruppo.
  3. Fai clic su +.
  4. Nella colonna di sinistra, fai clic sul nome dei dipendenti che desideri aggiungere. Appariranno nella colonna di destra. Per facilitare la ricerca, filtra digitando il nome o il cognome di un dipendente.
  5. Per rimuovere un dipendente è sufficiente fare clic sul suo nome nella colonna di destra. Per facilitare la ricerca, filtra digitando il nome o il cognome di un dipendente.
  6. Fai clic su Salva modifiche.

 

3. Comporre e gestire modelli di onboarding

Ora puoi creare un modello di onboarding utilizzando le fasi che hai creato in precedenza. In alternativa, puoi copiare un modello di onboarding esistente, rinominarlo e modificarlo.

  1. Vai a Impostazioni > FLUSSI DI LAVORO > On-/Offboarding e fai clic su Modelli di onboarding. 
  2. Inserisci il nome del nuovo modello di onboarding e fai clic su +.
  3. Fai clic su Aggiungi fase.
  4. Dal primo menu a discesa, seleziona la fase che desideri aggiungere. Puoi selezionarla dalle fasi che hai creato in precedenza nella scheda Fasi di onboarding.
  5. Dal secondo menu a discesa, seleziona i responsabili. Puoi scegliere tra il dipendente che deve completare la fase, il suo supervisore, uno dei gruppi di onboarding/offboarding che hai creato o qualsiasi team di dipendenti.  
  6. A questo punto, puoi impostare una scadenza inserendo un numero di giorni relativi alla data di assunzione dei dipendenti (prima o dopo). La scadenza attiva promemoria e attività come descritto di seguito:

    Per le fasi generali:
    Sette giorni prima della scadenza, Personio invia la prima e-mail di notifica a tutti i dipendenti responsabili del completamento di una determinata fase di onboarding e crea un'attività nel widget Attività nella dashboard e nella Posta in arrivo. Personio invia un altro promemoria via e-mail due giorni prima della scadenza. Se un'attività di onboarding non risulta completata entro la scadenza, i dipendenti responsabili ricevono promemoria giornalieri via e-mail.
    Per le azioni via e-mail:
    La scadenza definisce la data di invio se l'opzione Alla data prevista è impostata nella fase di onboarding con azioni via e-mail.

  7. Ripeti i passaggi da 3 a 6 per aggiungere ulteriori fasi di onboarding
  8. Fai clic sulla freccia a sinistra di ogni fase di onboarding per trascinare gli elementi e organizzarli in modo diverso.
  9. Fai clic su Salva modifiche.

Leggi gli articoli del Centro assistenza Migliori prassi: fasi e modelli di onboarding e Migliori prassi: fasi e modelli di offboarding per avere una panoramica sulle fasi e i modelli di onboarding e offboarding più comunemente utilizzati.

 

4. Attivare un flusso di lavoro di onboarding o offboarding

Flusso di lavoro di onboarding

Vai alla scheda Onboarding nel profilo del dipendente in questione e seleziona uno dei modelli di onboarding visualizzati. Tutti i modelli di onboarding creati in precedenza sono elencati qui.

Una volta assegnato un modello, viene visualizzato l'elenco di tutte le fasi di onboarding richieste, insieme alle relative scadenze e stati. Se desideri che i dipendenti vedano solo le fasi di cui sono responsabili, assicurati di non attivare il diritto di accesso Visualizzazione nella sezione  Onboarding. Per ulteriori informazioni sui diritti di accesso, consulta questo articolo

È così che le attività vengono assegnate ai vari responsabili, che procedono poi al loro completamento. Grazie alla codifica a colori puoi monitorare i progressi compiuti per ogni fase.

 

Flusso di lavoro di offboarding

I modelli di offboarding non possono essere assegnati ai dipendenti attivi. La scheda Offboarding appare nel profilo di un dipendente solo quando viene inserita la cessazione del rapporto di lavoro.

Quindi, assegna al dipendente il modello di offboarding adatto.

 

5. Gestire i flussi di lavoro nell'Hub dei flussi di lavoro

1. Panoramica dei percorsi di onboarding e offboarding 

Puoi vedere tutti i percorsi di onboarding e offboarding non completati entro la scadenza nel widget Flussi di lavoro, direttamente nella tua dashboard. Fai clic sul widget per accedere all'Hub dei flussi di lavoro. In questo modo avrai una panoramica di tutti i percorsi di onboarding e offboarding e potrai avere un elenco dettagliato facendo clic sui pulsanti Vedi tutti....

 

2. Migliorare i flussi di lavoro con le integrazioni

Per visualizzare le integrazioni disponibili che possono aiutarti a migliorare i flussi di lavoro, fai clic sull'icona a forma di fulmine nella panoramica di onboarding nell'Hub dei flussi di lavoro. Per ulteriori informazioni sull'attivazione delle integrazioni in Personio, leggi l'articolo del Centro assistenza Personio Marketplace.

 

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