Questo articolo spiega come creare flussi di lavoro di onboarding e offboarding. Per entrambi i flussi di lavoro, devi creare fasi, modelli e gruppi.

Quali sono i vantaggi?

La creazione di flussi di lavoro di onboarding e offboarding è importante per i seguenti motivi:

• Con l'Hub dei flussi di lavoro puoi tenere traccia dei flussi di lavoro di onboarding e offboarding e identificare potenziali criticità prima che provochino ritardi.
• La creazione di un processo di onboarding automatizzato assicura che i nuovi dipendenti siano supportati nella loro nuova posizione e ricevano le informazioni rilevanti di cui hanno bisogno.
• L'automatizzazione delle attività di onboarding e offboarding aumenta l'efficienza del processo e fa risparmiare tempo, poiché a ogni persona coinvolta vengono ricordate le azioni da compiere e le attività da completare.
• Migliorando i flussi di lavoro con le integrazioni potrai ottimizzare ulteriormente i processi di onboarding e offboarding. Per visualizzare le integrazioni disponibili che possono aiutarti a migliorare i tuoi flussi di lavoro, fai clic sull'icona a forma di fulmine a destra della panoramica di onboarding nell'Hub dei flussi di lavoro.

Fase 1: creazione di fasi di onboarding e offboarding

Suggerimento
Quando crei flussi di lavoro di onboarding e offboarding in Personio, è utile prendere in considerazione i processi di onboarding e offboarding già esistenti nella tua azienda per inserirli nei flussi di lavoro, insieme a eventuali fasi che potrebbero migliorare il processo. Consulta i nostri articoli sulle migliori prassi per degli esempi di modelli e fasi tipici di onboarding e offboarding.

Per impostare le fasi di onboarding e offboarding, vai su Impostazioni > Flussi di lavoro > On-/Offboarding. In entrambe le schede, fasi di onboarding e fasi di offboarding, è presente un campo vuoto sulla sinistra con un'icona con il simbolo più . Puoi creare due tipi di fasi: una fase generale e un'azione via e-mail.

Fase generale

Puoi impostare una fase generale selezionando un tipo di elemento o aggiungendo alla fase più tipi di elementi. I tipi di elementi sono spiegati in dettaglio di seguito.

Azione via e-mail

Puoi configurare un'e-mail da inviare in un punto specifico di un flusso di lavoro. Per impostare i parametri di un'azione via e-mail, procedi come segue:

1. Puoi scegliere tra tre diverse opzioni di invio, come mostrato di seguito.

   Opzione di invio	Dettagli
   Invia manualmente	I dipendenti incaricati ricevono un promemoria per l'invio dell'e-mail. Puoi indicare il dipendente o il gruppo responsabile dello svolgimento di questa fase durante la creazione del modello di onboarding o di offboarding.
   Alla data prevista	L'e-mail viene inviata automaticamente nella data specificata nel modello di onboarding.
   Quando le fasi precedenti sono completate	Personio genererà l'invio automatico solo dopo che tutte le precedenti fasi di onboarding o di offboarding sono state contrassegnate come completate.

2. Per il parametro Mittente, seleziona quale dipendente sarà visualizzato come mittente dell'e-mail.
   Nota
   L'e-mail riporterà la firma impostata in Personio per il dipendente selezionato. Scopri di più sulla configurazione della firma per le e-mail.
3. Nel parametro Destinatario/i, seleziona i destinatari dell'e-mail. Puoi scegliere tra il dipendente che deve completare la fase, il suo supervisore o tutti i dipendenti. Puoi anche selezionare i dipendenti che fanno parte dei gruppi che hai creato.
4. Seleziona l'oggetto dell'e-mail e scrivi il testo dell'e-mail nel modello di e-mail. Puoi utilizzare il menu a discesa Inserisci variabile nell'e-mail per inserire quanto segue nell'e-mail: Attributi dipendenti, Attributi di onboarding e di offboarding, Immagine del profilo, Varianti di genere. Carica i documenti che desideri allegare all'e-mail. La dimensione massima dei file è di 256 MB.
5. Fai clic su Salva modifiche.

Fase 2: creazione di gruppi di onboarding e offboarding

Suggerimento
Una volta assegnato a un gruppo il ruolo di responsabile di una fase di onboarding, tutti i dipendenti di questo gruppo riceveranno la notifica dell'attività sulla propria dashboard, ma solo un dipendente dovrà completare l'attività.

I gruppi di onboarding e offboarding sono gruppi di dipendenti a cui hai assegnato il ruolo di responsabile di una specifica fase di onboarding o di offboarding. Puoi anche impostare questo gruppo di dipendenti come destinatari di un'azione via e-mail.

Per creare un gruppo di onboarding o di offboarding, procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Flussi di lavoro > On-/Offboarding.
2. Fai clic sulla scheda Gruppi.
3. In Gruppi, digita il nome del nuovo gruppo nel campo vuoto e fai clic sull'icona con il simbolo più .
4. Il nome del tuo team apparirà sulla sinistra, insieme a due colonne. Nella colonna di sinistra, fai clic sui nomi dei dipendenti che desideri aggiungere o utilizza il filtro per trovarli. I nomi dei dipendenti selezionati appariranno quindi nella colonna di destra.
   Suggerimento
   Per rimuovere il nome di un dipendente da un gruppo, fai clic sul suo nome nella colonna di destra.
5. Fai clic su Salva modifiche.

Fase 3: creazione di modelli di onboarding e offboarding

Suggerimento
Puoi anche duplicare i modelli esistenti, rinominarli e modificarli.

Ora puoi creare un modello di onboarding o di offboarding seguendo le fasi che hai creato in precedenza. Procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Flussi di lavoro > On-/Offboarding e fai clic su Modelli di onboarding o Modelli di offboarding. 
2. Inserisci il nome del nuovo modello e fai clic sull'icona con il simbolo più .
3. Fai clic su Aggiungi fase.
4. Seleziona la fase che desideri aggiungere, la persona, il gruppo o il team responsabile e la scadenza. La scadenza attiva i promemoria e le attività come segue:
   ▶︎ Per le fasi generali
   Sette giorni prima della scadenza di un termine, Personio invia la prima e-mail di notifica a tutti i dipendenti responsabili del completamento della rispettiva fase di onboarding e crea un'attività nel widget Attività nella Dashboard e nella Posta in arrivo. Personio invia un altro promemoria via e-mail due giorni prima della scadenza. Se un'attività non risulta completata entro la scadenza, i dipendenti responsabili ricevono promemoria giornalieri via e-mail.
   
   ▶︎ Per le azioni via e-mail
   La scadenza definisce la data di invio dell'e-mail se l'opzione Alla data prevista è impostata nella fase di onboarding o di offboarding con azioni via e-mail.
5. Fai clic su Aggiungi fase per aggiungere ulteriori fasi al modello.
   Suggerimento
   Fai clic sull'icona della freccia a sinistra di ogni fase per trascinare e modificare l'ordine delle fasi.
6. Fai clic su Salva modifiche.

Fase 4: assegnazione dei modelli

Modelli di onboarding 

Consulta il nostro articolo Assegnazione e gestione dei modelli di onboarding per scoprire come assegnare un modello di onboarding ai singoli dipendenti.

Modelli di offboarding

I modelli di offboarding non possono essere assegnati ai dipendenti attivi. La scheda offboarding appare nel profilo di un dipendente solo quando viene inserita la cessazione del rapporto di lavoro. Solo allora puoi assegnare al dipendente il modello di offboarding adatto.

Nota
Controlla di aver impostato tutto correttamente in Controllo qualità: onboarding e offboarding prima di passare alla fase successiva.