Gestire le candidature su Personio

 

 

L'articolo illustra un esempio di come gestire le candidature in modo efficiente utilizzando il pacchetto Essential, dopo aver configurato tutte le impostazioni

A seconda dell'opzione utilizzata, sono diversi i modi per trasferire le candidature sul proprio account di Personio. Scopri come trasferire le candidature nello strumento di recruiting di Personio.

 

Gestire le candidature con il pacchetto Essential

Troverai tutte le candidature nella posizione specifica. Per impostazione predefinita, le candidature appena ricevute sono assegnate alla prima fase di recruiting del processo di candidatura. Con un clic sul nome di un candidato, è possibile aprire direttamente la sua candidatura, per poi navigare e gestire le diverse sezioni che la compongono.

Suggerimento: puoi anche trovare candidati in base ai diritti di accesso, utilizzando la barra di ricerca globale nella parte alta dello schermo.

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Nota: se un candidato ha presentato più candidature per una posizione (con lo stesso indirizzo e-mail), all'interno della candidatura sarà riportato un messaggio di avvertimento. Scopri di più sulle candidature multiple.

  1. Controlla la documentazione delle candidature
    Per prima cosa, passa in rassegna tutta la documentazione delle candidature e verifica che il candidato coincida con il profilo richiesto per la posizione. Apri la scheda Profilo e apri i documenti inviati dal candidato. In alternativa, puoi fare clic su Documenti Application-documents-icon_en-us.png, nell'intestazione della candidatura. Scopri di più sulla gestione della documentazione dei candidati mediante categorie di documenti e impara a restringere i diritti di visualizzazione e modifica di altri dipendenti nel nostro articolo Gestire i documenti del candidato.

  2. Completa i dati di profilo del candidato
    Nella scheda
    Profilo del candidato, inserisci i dettagli aggiuntivi estrapolati dalla documentazione della candidatura. Presta particolare attenzione al campo del profilo recante il genere del candidato, in modo tale che le relative variabili riportate nelle offerte e nei modelli di e-mail siano utilizzate correttamente. Per ulteriori informazioni sui modelli di e-mail, consulta Fase 2: impostazione della comunicazione tramite e-mail con il candidato

    Nota: puoi visualizzare gli attributi dei candidati a seconda dei diritti di accesso a te assegnati.

    Se viene caricato un nuovo documento di un candidato, ne compare l'anteprima. Per caricare altri documenti, modificare la categoria di assegnazione o eliminare un documento, fai clic sull'icona della penna. Inoltre, puoi caricare diversi documenti facendo clic o trascinandoli e rilasciandoli. Scopri di più su gestione della documentazione dei candidati e assegnazione dei rispettivi diritti di accesso

  3. Contrassegna i candidati
    Se necessario, fai clic su Aggiungi tag per aggiungere tag della candidatura
    . Così facendo, potrai ad esempio indicare le raccomandazioni ricevete dai dipendenti attuali o individuare facilmente i gruppi di candidati all'interno della lista generale.

  4. Sposta i candidati da una fase all'altra
    Se il candidato soddisfa i primi requisiti di base, la procedura di candidatura può proseguire. A tal fine, è necessario spostare il candidato nella giusta fase di recruiting. Scopri di più sulla configurazione di fasi e categorie.

  5. Assegna i candidati a un'altra posizione
    Se il candidato è più adatto a una posizione diversa o ha presentato richiesta per più posizioni, puoi assegnare la candidatura di conseguenza. Per farlo, fai clic
    sul pulsante Azione Action-Menu_en-us.png e seleziona Assegna a un'altra posizione. Per individuare più facilmente la posizione adeguata, viene visualizzato un menu a discesa che mostra il titolo, la sede e la categoria di recruiting della posizione. La nuova assegnazione viene annotata nella panoramica del candidato.

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  6. Pianifica i colloqui
    Crea appuntamenti per colloqui in base alle fasi di recruiting del candidato tramite la scheda Colloqui all'interno della candidatura
    . La modalità di pianificazione dei colloqui può variare a seconda della presenza o meno dell'integrazione del calendario con Cronofy. Scopri come pianificare colloqui tramite l'integrazione con il calendario e pianificare colloqui senza l'integrazione con il calendario.

  7. Invia i messaggi
    Una volta pianificato un colloquio, puoi inviare l'invito al candidato direttamente dalla scheda Colloqui. Basta fare clic su Invita il candidato via e-mail. L'invito creerà automaticamente un evento nel calendario del candidato. Per inviare qualsiasi altro messaggio al candidato, vai alla scheda Messaggi.
    Nella cronologia dei messaggi puoi visualizzare tutte le comunicazioni con il candidato. Scopri come inviare messaggi di recruiting

  8. Risposta del candidato
    Non appena il candidato risponde a un messaggio, accanto al suo nome nell'Elenco candidature appare un puntino blu. Se definito nei Ruoli di recruiting, riceverai anche notifiche via e-mail di tutti i messaggi in arrivo da parte dei candidati. Nella sezione Ruoli di recruiting, puoi anche indicare l'accesso ai documenti del candidato che possono essere inviati o ricevuti tramite la scheda Messaggi.

    Suggerimento: se necessario, è possibile assegnare manualmente a un'altra candidatura i messaggi assegnati in modo errato. Per farlo, basta fare clic sul pulsante Azione Recruiting-messages-reassign_en-us.png e selezionare Assegna. Il messaggio manterrà lo stato di elaborazione originale.

  9. Richiedi e fornisci feedback
    Nella scheda Valutazioni, è possibile richiedere a un collega di compilare un modulo di valutazione.  Nella scheda Commenti, è possibile scrivere un commento informale sul candidato.

    Suggerimento: dopo che un candidato è stato accettato, le richieste di feedback aperte vengono chiuse e rimosse automaticamente dalla dashboard della persona che ha fornito il feedback. Tieni presente che se una richiesta di feedback aperta viene chiusa automaticamente, non verrà inviata alcuna e-mail ai dipendenti corrispondenti.

  10. Pianifica ulteriori colloqui
    Se il supervisore fornisce un responso positivo, puoi procedere seguendo le fasi descritte in Pianifica i colloqui e Invia messaggi, quindi sposta il candidato a un'altra fase e invitalo a conoscerti di persona.

  11. Escludi
    Se il feedback relativo a un candidato è negativo, o se la persona non è più interessata alla posizione, hai la possibilità di escludere il candidato in qualsiasi momento, a prescindere dall'avanzamento della procedura di candidatura. Scopri di più sull'esclusione durante la procedura di candidatura. Se il candidato richiede la rimozione immediata di tutti i dati personali, rendi anonimi i suoi dati tramite l'elenco dei candidati.

    Nota: sia l'eliminazione che l'anonimizzazione dei dati dei candidati sono irreversibili. I dati non possono essere ripristinati, ma i dati anonimi dei candidati saranno comunque a disposizione per la redazione di report. Scopri di più sull'anonimizzazione e l'eliminazione dei dati dei candidati.

  12. Platea di talenti
    In alternativa, puoi includere il candidato nel tuo pool di talenti. Crea una categoria aggiuntiva a cui assegnare il candidato.

  13. Creare un'offerta
    Se il candidato ti ha convinto durante l'intero processo di candidatura, puoi creare un'offerta direttamente in Personio e inviarla al candidato.

  14. Accetta i candidati
    Hai due opzioni per accettare un candidato:

    ▶︎ Trasformare il candidato in un nuovo dipendente su Personio dopo che ha accettato l'offerta. Per farlo, vai sulla scheda Offerta e fai clic su Offerta accettata. Al profilo dipendente viene assegnato automaticamente lo stato Onboarding e rimane collegato alla candidatura. Scopri quali attributi vengono trasferiti dal profilo candidato al profilo dipendente.

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    ▶︎ In alternativa, puoi accettare il candidato senza inviargli un'offerta. Sposta manualmente il candidato alla fase Offerta accettata.

  15. Esclusioni in blocco
    Quando trovi un candidato adatto a occupare la posizione aperta, puoi escludere in una volta sola tutti gli altri candidati. Per farlo, vai su RecruitingCandidature e scegli i candidati da contattare. Seleziona la casella di spunta accanto ai nomi dei candidati, fai clic su Azioni e seleziona Escludi. Nella finestra modale, puoi selezionare se il candidato è stato rifiutato o se ha ritirato la propria candidatura, oltre che selezionare una motivazione di esclusione dal menu a discesa. Scopri di più sull'invio in blocco di e-mail di esclusione.

  16. Disattiva la pubblicazione della posizione
    Infine, accedi alla modalità di modifica della pubblicazione e disattiva la posizione pubblicata, in modo tale da non ricevere altre candidature. Scopri di più sulla promozione delle candidature.

 

Funzioni aggiuntive del pacchetto Professional

▶︎ Pianifica i colloqui
Quando organizzi dei colloqui, puoi anche allegare un modulo di valutazione per ricevere un feedback sul candidato da parte di tutti i partecipanti. Scopri di più sulla creazione di moduli di valutazione.

▶︎ Assegna modelli di onboarding
Una volta accettato un candidato, puoi assegnargli un modello di onboarding per semplificare l'ingresso del dipendente attraverso processi standardizzati. Scopri come creare e assegnare modelli di onboarding.

 

Funzioni aggiuntive dell'add-on Productivity Plus

▶︎ Invia messaggi tramite modelli per e-mail
Per inviare messaggi via e-mail ai candidati, ad esempio per invitarli a un colloquio, oltre al normale invio di messaggi puoi ricorrere ai modelli. È possibile utilizzare i modelli per e-mail anche nel rifiuto in blocco. Scopri come creare modelli per e-mail.

▶︎ Crea offerte tramite modelli per documenti
Genera offerte di contratto facendo clic su Offerta e selezionando un modello di offerta. Scopri di più su come configurare categorie di documenti e aggiungere modelli e creare un'offerta con un modello di contratto.

 

Funzioni aggiuntive dell'add-on Automation Plus

▶︎ Pianifica i messaggi
Per inviare messaggi via e-mail ai candidati, ad esempio per inviarli a un colloquio, puoi pianificare l'invio di e-mail in una data e/o un orario successivo (ora intera). Questa funzione è disponibile anche per l'invio di messaggi in blocco. Scopri come inviare messaggi di recruiting.

 

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