Fase 2: impostazione della comunicazione tramite e-mail con il candidato

L'articolo spiega come configurare le impostazioni della comunicazione tramite e-mail per il recruiting. Puoi contattare i candidati direttamente da Personio e utilizzare i modelli e-mail per una comunicazione più efficace. 

 

Che cosa comporta la comunicazione con i candidati tramite e-mail in Personio?

Personio ti offre la possibilità di ricevere messaggi dai candidati tramite una casella di posta personale dedicata al recruiting e di inviare e-mail ai candidati direttamente dal tuo account Personio. La comunicazione è impostata da due punti, che possono essere configurati separatamente:

  1. Inoltro automatico delle e-mail dei candidati che arrivano all'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda o società controllata all'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting di Personio ilmioaccount-jobs@m.personio.de. ► Imposta il reindirizzamento nell'indirizzo e-mail della tua azienda per ricevere tutte le candidature in Personio e consentire una gestione agevole dei candidati.
  2. Invio di e-mail di recruiting da Personio utilizzando come indirizzo del mittente l'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda o società controllata. ► Imposta il tuo indirizzo e-mail personalizzato come mittente e configura il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). 

recruiting-smtp-setup_en-us.png

Tieni presente che puoi impostare il reindirizzamento delle e-mail a Personio (per le comunicazioni in entrata) e configurare il protocollo SMTP (per le comunicazioni in uscita). Per un processo di comunicazione senza intoppi, consigliamo di impostare entrambi, anche se puoi decidere di configurare solo il reindirizzamento.

 

Impostare il reindirizzamento per ricevere le e-mail dei candidati in Personio 

Se desideri ricevere le candidature via e-mail e i messaggi dai candidati direttamente in Messaggi non assegnati o nel profilo del candidato nella sezione dedicata al recruiting, è necessario impostare il reindirizzamento. Il reindirizzamento invia le e-mail in entrata dall'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda all'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting di Personio. 

Troverai l'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting in Personio nella sezione Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Impostazioni generali > Impostazioni dell'e-mail per il recruiting. Tutti i messaggi in uscita saranno inviati da questo indirizzo e-mail per impostazione predefinita e tutti i messaggi ricevuti in questa casella di posta verranno visualizzati nel tuo account Personio.

Settings-Recruiting-General-Recruiting-Email_en-us.png

Per ricevere le e-mail dei candidati inviate alla casella di posta di recruiting della tua azienda direttamente in Personio, procedi come segue: 

  1. Vai a Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Impostazioni generali > Impostazioni dell'e-mail per il recruiting.
  2. Tieni presente l'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting per il tuo account e imposta il reindirizzamento e-mail dal server di posta elettronica della tua azienda.

    Assicurati che venga trasmessa anche l'intestazione originale dell'e-mail e che ne venga salvata una copia sul server di posta elettronica della tua azienda. Se hai dubbi sulle impostazioni richieste, contatta il tuo dipartimento IT.

  3. Vai a Nome mittente per scegliere se mostrare come mittente dell'e-mail il nome del dipendente connesso al momento dell'invio o il nome dell'azienda (Impostazioni > ORGANIZZAZIONE E PERSONE > Azienda). 

Puoi verificare se il reindirizzamento è stato impostato in maniera corretta seguendo le istruzioni illustrate al punto 1. Imposta l'indirizzo e-mail personalizzato del mittente.

 

Configurare le impostazioni SMTP per le e-mail in uscita dal tuo indirizzo

Per mantenere le interazioni con i candidati il più efficienti e trasparenti possibile, puoi scegliere di gestire tutte le comunicazioni tramite Personio utilizzando il tuo indirizzo e-mail aziendale. Le aziende con più società controllate possono memorizzare indirizzi e-mail diversi per l'azienda principale e per ciascuna società controllata. 

Ti consigliamo di lavorare con il tuo dipartimento IT interno per configurare le impostazioni SMTP.

 

1. Imposta l'indirizzo e-mail personalizzato del mittente

Decidi l'indirizzo e-mail di recruiting della tua azienda o società controllata a cui i candidati possono inviare le loro candidature. A tale scopo, procedi come segue:

settings-recruiting-user-defined-address_en-us.png

  1. Vai a Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Generale > Impostazioni dell'e-mail per il recruiting e fai clic su Modifica.
  2. Rispondi alla domanda Vuoi usare l'indirizzo e-mail personalizzato? Aggiungi l'indirizzo e-mail che desideri nel campo Indirizzo e-mail personalizzato per l'azienda madre o una delle società controllate.
  3. Dopo aver salvato l'indirizzo, fai clic su Invia e-mail di prova. Personio invierà un'e-mail di prova e verificherà se il reindirizzamento dal tuo server di posta elettronica all'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting funziona. Se il reindirizzamento è stato impostato correttamente (vedere Impostare un reindirizzamento per ricevere le e-mail dei candidati), l'e-mail di prova (e le successive candidature) verrà automaticamente visualizzata tra i Messaggi non assegnati

 

2. Configura la connessione al server SMTP

Nella fase successiva, applica le impostazioni SMPT all'azienda madre o alla società controllata che desideri. Tali impostazioni sono necessarie per inviare i messaggi in uscita dall'indirizzo e-mail della tua azienda direttamente da Personio.

Senza le impostazioni SMTP, i tuoi messaggi saranno inviati tramite l'indirizzo e-mail aziendale per il recruiting (qui: nomeaccount@m.personio.de). Se il tuo server SMTP consente l'invio di e-mail solo da determinati indirizzi IP documentati, autorizza i nostri indirizzi IP di recruiting 3.121.59.239/32, 3.65.146.216/32 e 18.158.122.164/32 per far sì che non ci siano intoppi nella trasmissione.

A tale scopo, procedi come segue:

settings-recruiting-smtp-settings_en-us.png

  1. Vai a Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Impostazioni generali > Impostazioni dell'e-mail per il recruiting > Vuoi usare indirizzo e-mail personalizzato? Sì > Vuoi usarlo per inviare le e-mail? e fai clic su per aprire le impostazioni SMTP.
  2. Inserisci le informazioni per Host, Porta, Crittografia, Account e Password e fai clic su Salva.

    Assicurati che il nome utente inserito corrisponda all'indirizzo e-mail definito in precedenza come indirizzo e-mail personalizzato. Le impostazioni SMTP garantiscono che le e-mail inviate da Personio siano inviate al candidato tramite il tuo server interno. Fai clic qui per informazioni tecniche più dettagliate sulle impostazioni SMTP dei diversi provider.

  3. Fai clic sul pulsante Connessione di prova per controllare che le impostazioni SMTP siano state configurate correttamente. Se non è possibile stabilire una connessione al tuo server SMTP, visualizzerai un messaggio di errore che puoi inoltrare al tuo dipartimento IT interno per individuare l'errore nelle impostazioni. 

Se hai impostato indirizzi e-mail per le società controllate, puoi scegliere a quale società controllata appartiene una posizione nella sezione dedicata ai dettagli della posizione. I candidati per quella posizione riceveranno tutti i messaggi da Personio tramite l'indirizzo e-mail che hai inserito nella sezione Impostazioni SMTP per quella determinata società controllata. Scopri di più su come impostare indirizzi e-mail per le società controllate.

 

Ultimi ritocchi per comunicare con i candidati

Per finalizzare le impostazioni e preparare il modulo di recruiting di Personio per le comunicazioni con i candidati, consigliamo di impostare dei modelli e-mail per rendere le interazioni con i candidati più efficienti e standardizzate.  Successivamente, assicurati che tutti i dipendenti coinvolti nelle comunicazioni con il candidato abbiano una firma e-mail configurata nel proprio profilo Personio. Una volta impostato tutto, puoi iniziare a parlare con i candidati. Scopri di più sulla gestione dei messaggi di recruiting in Personio qui.

 

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