Fase 3: creazione dei colloqui di recruiting

 

 

L'articolo spiega come pianificare e gestire i colloqui con i candidati. Prima di fare ciò, devi definire tutti i diversi tipi di colloquio che desideri impostare in Personio e decidere se vuoi che gli inviti del calendario siano inviati a tutti i partecipanti di un colloquio direttamente dal tuo account Personio. Personio ti dà la possibilità di collegare il calendario aziendale al tuo account Personio. Puoi sfruttare questa funzionalità per verificare la disponibilità dei partecipanti e delle sale riunioni mentre pianifichi un colloquio in Personio.

 

Impostare i tipi di colloquio

Come per le fasi di recruiting, puoi creare qualsiasi tipo di colloquio in Personio, come colloqui telefonici, colloqui di persona, centri di valutazione, ecc. Per impostare i tipi di colloquio, procedi come segue:

  1. Vai a Impostazioni > Recruiting > Recruiting > Colloqui > Tipi di colloquio.
  2. Fai clic su Più plus-icon.png e aggiungi tutti i tipi di colloquio che vuoi pianificare in Personio.
  3. Per modificare l'ordine dei tipi di colloquio, fai clic su Modifica. Scopri di più sulla configurazione dei tipi di colloquio.

settings-recruiting-interviews_en-us.png

 

Impostare gli inviti del calendario per chi tiene i colloqui

Per fare in modo che chi tiene i colloqui riceva un invito del calendario via e-mail oltre all'appuntamento creato all'interno di Personio, procedi come segue:

Nota: questa configurazione non è necessaria se imposti un'integrazione del calendario tramite API. Tuttavia, se collabori con un'agenzia di recruiting esterna (che non dispone di un indirizzo e-mail appartenente al dominio della tua azienda, ad esempio mario@headhunter.com) seleziona la casella di controllo, in modo che gli inviti iCal possano essere inviati a questi utenti.

  1. Per prima cosa, devi esportare gli appuntamenti per i colloqui nel tuo calendario tramite iCal.
  2. Poi, vai a Impostazioni > Recruiting > Recruiting > Colloqui > Impostazioni colloquio.
  3. Fai clic su Modifica e decidi se inviare anche un invito del calendario via e-mail ai dipendenti che parteciperanno ai colloqui. L'invito viene spedito tramite iCal.
  4. Poi fai clic su Salva.

Suggerimento Dal momento che gli inviti per i colloqui contengono i dati personali dei candidati, l'appuntamento sul calendario è, di default, impostato su non disponibile e non vengono visualizzati ulteriori dettagli. L'organizzatore deve rendere pubbliche la data e l'ora del colloquio nel proprio account e-mail per renderle visibili a coloro che parteciperanno.

 

Impostare l'integrazione con il calendario

Per ottimizzare i flussi di lavoro e limitare gli errori durante la pianificazione dei colloqui, consigliamo di integrare il calendario aziendale con l'account Personio tramite API utilizzando il nostro partner Cronofy.

In questo modo potrai:

  • verificare la disponibilità dei partecipanti e delle sale riunioni mentre pianifichi un colloquio, utilizzando la funzionalità Trova fascia oraria;
  • creare link per videoconferenze su Zoom, Google Meet, MS Teams e GoToMeeting direttamente in Personio, oppure
  • consentire ai candidati di scegliere una data e un'ora per il colloquio tra quelle disponibili nel tuo calendario, utilizzando la funzionalità Pianificazione intelligente dei colloqui.

Al momento, Personio supporta l'integrazione con le applicazioni di calendario di Google Apps, Microsoft Office 365 e Microsoft Exchange. Scopri di più su come configurare l'integrazione del calendario aziendale.

Nota: la configurazione dell'integrazione con il calendario può essere effettuata solo dai dipendenti che godono di diritti di amministratore per il tuo account. È inoltre richiesta la collaborazione con l'amministratore del tuo calendario aziendale o del reparto IT.

 

Pianificare un colloquio

Se ricevi delle candidature per delle posizioni, puoi pianificare e gestire i colloqui direttamente in Personio. A tale scopo, procedi come segue:

Create-Recruiting-Interview_en-us.gif

  1. Vai a Recruiting > Candidature.
  2. Inserisci i dati del candidato e fai clic sulla scheda Colloqui.
  3. Seleziona Nuovo colloquio e scegli il tipo di colloquio.
    Scopri di più sulla configurazione dei tipi di colloquio.
  4. Seleziona tutti i partecipanti al colloquio, incluso l'organizzatore. Se, in qualità di organizzatore, desideri che il colloquio pianificato sia visualizzato anche nel tuo calendario, aggiungi te stesso come partecipante.

    Suggerimento: anche se non è necessario che l'organizzatore partecipi al colloquio, deve essere già definito come responsabile della posizione. A ciascun partecipante deve essere assegnato un ruolo di recruiting per poter definire i diritti di cui gode quando viene invitato al colloquio. Scopri di più sulla Fase 7: definizione dei ruoli di recruiting.

  5. A questo punto aggiungi la durata, la data e l'orario di inizio del colloquio e, se lo desideri, scegli la stanza e la sede in cui si terràScopri di più sulla pianificazione dei colloqui senza l'integrazione con il calendario.

    Nota: se utilizzi un calendario integrato, puoi:
    ▶︎ Fare clic su Trova fascia oraria e verificare la disponibilità dei partecipanti e delle sale riunioni direttamente nel calendario. Scopri di più sulla pianificazione dei colloqui con il calendario integrato.
    ▶︎ Creare un collegamento per la pianificazione intelligente e inviarlo al candidato. Scopri di più sulla pianificazione intelligente dei colloqui.

  6. Nella modalità Colloquio, puoi decidere se il colloquio si terrà di persona, telefonicamente o tramite un fornitore integrato di servizi di videoconferenza (Google Meet, Zoom, MS Teams o GoToMeeting). Scopri di più sulla configurazione di videoconferenze per i colloqui.
  7. Se hai configurato dei moduli di valutazione, puoi selezionarne uno dal menu a discesa e impostare un promemoria per chi terrà il colloquio per ricevere notifiche automatiche via e-mail riguardo a questo compito. Puoi trovare ulteriori informazioni qui: Fase 4: creazione di moduli di valutazione.

 

Gestire un colloquio

Inviare l'invito al candidato

Una volta pianificato il colloquio, puoi fare clic su Invito per e-mail al candidato il candidato per inviare tutte le informazioni necessarie al candidato, tramite un modello e-mail o la funzione Copia dettagli del colloquio. In questo modo, l'invito creerà automaticamente un evento nel calendario del candidato e il corpo del messaggio sarà mostrato nell'evento. Scopri come inviare messaggi di recruiting.

Nota: a seconda delle impostazioni del provider di posta elettronica del candidato, la risposta all'invito (accettato o rifiutato) verrà inviata a Personio e sarà visibile nella panoramica del colloquio.

 

Stato e panoramica del colloquio

I colloqui programmati assumono automaticamente uno dei seguenti stati:

  • Programmato (la data del colloquio deve ancora arrivare): tutti i partecipanti interni ricevono un invito via e-mail al colloquio, a patto che l'opzione sia stata attivata come spiegato sopra.
  • Completato (la data del colloquio è già passata): a tutti i colloqui viene automaticamente assegnato lo stato Completato il giorno successivo alla data del colloquio programmato, a meno che lo stato non venga precedentemente modificato manualmente in Rifiutato.
  • Annullato: se fai clic su Annulla questo colloquio, lo stato cambierà automaticamente in Annullato.

Un'icona indica il tipo di colloquio. L'ora del colloquio è basata sul fuso orario dell'organizzatore che viene indicato tra parentesi quadre. Una volta creata la riunione, è possibile visualizzare i seguenti stati sia nel colloquio programmato che nel calendario aziendale:

  • Parteciperò
  • Rifiutato
  • Forse
  • In attesa di risposta

Recruiting-Video-Interview-Scheduled_en-us.png

 

Annullare un colloquio

Per annullare un colloquio, fai clic su Annulla colloquio.

Nota: tutti i partecipanti interni vengono avvisati automaticamente via e-mail. Il candidato non riceverà una notifica automatica via e-mail riguardo all'annullamento e, pertanto, deve essere avvisato separatamente via e-mail.

 

Commenti

0 commenti

Questo articolo è chiuso ai commenti.

    Argomenti di questo articolo