Fase 1: configurazione di fasi e categorie
L'articolo spiega come configurare fasi e categorie di recruiting per tenere traccia dei processi di recruiting aziendali all'interno di Personio.
Tramite le fasi e le categorie puoi creare i processi personalizzati più adatti a ogni posizione e coprire ogni aspetto della procedura, dalla ricezione della candidatura all'assunzione. Questo ti permette, ad esempio, di assumere più rapidamente uno studente lavoratore rispetto a un dipendente a tempo pieno, con il quale magari vorresti organizzare più colloqui. Per prima cosa, pensa alle fasi che i candidati devono affrontare normalmente, quindi combinale come vuoi per ogni categoria, ad es. il tipo di lavoro.
Fasi predefinite
Alla voce Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Fasi, le fasi predefinite sono Candidatura non assegnata, Candidatura rifiutata, Candidatura Ritirata, Offerta estesa e Offerta accettata. Queste fasi di recruiting non possono essere modificate perché attivano altri processi all'interno di Personio.
| Fase di recruiting predefinita | Nota |
| Non assegnato | Tutti i candidati che non sono stati assegnati a un'altra fase saranno inseriti automaticamente in questa categoria, che ad esempio potrebbe attivarsi nel caso si elimini una fase che presenta dei candidati. |
| Rifiutato | Tutti i candidati rifiutati (ad esempio perché non sono adatti alla posizione) saranno assegnati a questa fase. |
| Candidatura ritirata | Tutti i candidati che hanno ritirato la loro candidatura (ad esempio perché non sono più interessati alla posizione) vengono assegnati a questa fase. |
| Offerta | Questa fase viene assegnata a tutti i candidati per i quali crei (e invii) un'offerta direttamente da Personio. Scopri di più sulla Creazione di un'offerta in Personio. |
| Accettato | Tutti i candidati che hanno accettato la tua offerta sono assegnati a questa fase e aggiunti automaticamente a Personio come nuovi assunti. Tutte le informazioni specificate nella scheda Offerta, così come tutti i documenti, saranno automaticamente trasferite nel nuovo profilo dipendente. Il profilo del dipendente rimane comunque collegato al profilo del candidato. |
Nota: il GDPR stabilisce che i dati personali devono essere cancellati una volta che lo scopo per cui sono stati raccolti è stato raggiunto. Vai a Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Generale per anonimizzare automaticamente i dati di tutti i candidati assegnati alle fasi Candidatura rifiutata o Candidatura Ritirata. Scopri di più sull'Anonimizzazione ed eliminazione dei dati dei candidati.
Fasi personalizzate
Oltre alle fasi predefinite, puoi creare un numero qualsiasi di altre fasi che i candidati dovranno completare durante il processo di candidatura. Ecco come creare le fasi di recruiting:
- Vai a Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Fasi.
- Inserisci il nome della fase nel campo di testo Aggiungi nuova fase di recruiting e clicca sul simbolo del più
.
- Stabilisci il numero massimo di giorni in cui i candidati possono rimanere in ogni fase. Se un candidato supera il limite di giorni, il suo nome sarà segnalato nell'elenco Candidature. Puoi anche filtrare l'elenco per vedere i candidati che si trovano in una fase specifica da troppo tempo. Scopri di più sulle Funzioni dell'elenco delle candidature.
- Trascina e rilascia la fase per spostarla nella posizione desiderata.
- Per distinguere meglio le fasi e la struttura complessiva, assegna un colore alla fase.
Scopri come spostare i candidati da una fase all'altra.
Configurazione delle categorie di recruiting
Puoi utilizzare le categorie di recruiting per tracciare diversi processi di candidatura, organizzare e visualizzare chiaramente le posizioni aperte e inviare conferme di ricezione automatiche. Per creare una categoria, segui questi passaggi:
- Vai su Impostazioni > RECRUITING > Recruiting > Categorie.
- Inserisci il nome della categoria nel campo di testo Aggiungi nuova categoria di recruiting e fai clic sul pulsante del più . Puoi creare categorie per tipo di lavoro (ad es. tempo pieno, part-time), anzianità (ad es. junior, senior) o dipartimento (ad es. marketing, IT).
- Fai clic su Modifica e aggiungi tutte le Fasi di recruiting attinenti alla categoria specifica. Puoi modificare l'ordine trascinando e rilasciando gli elementi.
Nota: se non assegni alcuna fase a una categoria, saranno applicate tutte le fasi per impostazione predefinita.
- In Risposta automatica, stabilisci se i candidati devono ricevere una conferma di ricezione automatica quando inviano una candidatura tramite lo strumento online e/o tramite e-mail. Seleziona un qualsiasi modello di e-mail precedentemente creato come Modello di risposta automatica e scegli la firma di un dipendente come Firma della risposta automatica. Per informazioni più dettagliate sulle preferenze relative alle e-mail su Personio, consulta il nostro articolo Fase 2: impostazione della comunicazione tramite e-mail con il candidato.
- Fai clic su Invia per completare il processo.
Puoi creare una categoria aggiuntiva denominata pool di candidati. Trasferisci in questa categoria tutti i candidati che potresti prendere in considerazione per posizioni future.
Visualizzazione di fasi e categorie di recruiting
Una volta configurate fasi e categorie di recruiting, andando su Recruiting > Posizioni, potrai ottenere una panoramica chiara di tutte le posizioni vacanti in azienda.Le posizioni sono raggruppate in categorie e puoi vedere a colpo d'occhio quanti candidati si trovano al momento in ogni fase di recruiting.
Scopri di più sulla Creazione di nuove posizioni.
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