Questo articolo spiega come aggiungere documenti a un profilo dipendente. Puoi scegliere di: creare un documento utilizzando un modello che hai archiviato in Personio o caricare un file esistente su un profilo in Personio.

Creare documenti da un modello

Archiviando i modelli di documento in Personio, puoi creare documenti personalizzati per il dipendente in modo più efficiente. Quando includi segnaposti nei modelli, i documenti da creare vengono generati automaticamente in base alle informazioni sul dipendente archiviate in Personio. Vedi Gestione delle categorie e dei modelli di documenti per informazioni sulla creazione e l'archiviazione dei modelli o sull'aggiornamento del piano.

Prerequisiti 

Per creare documenti da un modello e archiviarli in un profilo dipendente, assicurati di disporre di quanto segue:

• Il piano Core. Per usufruire di queste funzionalità, fai l'upgrade del tuo piano o contatta il tuo Account Manager.
• Diritti di accesso ai Documenti.

Per un singolo dipendente

I modelli possono contenere segnaposti che utilizzano i dati di un dipendente in Personio per generare documenti personalizzati. Per creare un documento per un dipendente specifico utilizzando un modello, segui questi passaggi:

1. Vai al profilo dipendente > Documenti > Crea nuovo.
2. Seleziona uno dei modelli che hai creato e archiviato. Se il modello contiene:
   • Blocchi di testo a scelta multipla: scegli quello corretto in Opzioni.
   • Segnaposto: inserisci le variabili mancanti e verifica quelle precompilate.
3. Fai clic su Anteprima delle modifiche in qualsiasi momento per visualizzare la versione più aggiornata del file.
4. Una volta completato il documento, inserisci un nome per lo stesso e seleziona il formato in cui salvarlo dall'elenco a discesa Tipo di file.
5. Fai clic su Crea.

Il documento generato viene visualizzato nella scheda Documenti del dipendente nella categoria assegnata e riceve una notifica nella sua casella di posta in arrivo Personio. A seconda dei tuoi diritti di accesso, potrai accedere al documento e avrai le seguenti opzioni:

• Richiedi una firma e verifica lo stato della richiesta di firma.
• Fai clic sul nome del documento per visualizzarne l'anteprima.
• Scarica o elimina il documento.
• Modifica la categoria, il titolo, la data o i commenti del documento.

Prendi in considerazione la possibilità di creare un flusso di lavoro di notifica dell'upload dei documenti per avvisare il supervisore di un dipendente quando i suoi subordinati hanno documenti caricati sui loro profili.

Suggerimento
I modelli caricati nella categoria di sistema Contratti di lavoro vengono visualizzati automaticamente nella sezione Recruiting durante la creazione di una posizione di lavoro.

Per più dipendenti

Per creare un documento personalizzato per più dipendenti contemporaneamente utilizzando un modello, segui questi passaggi:

1. Se non sei un amministratore, assicurati di avere i diritti di accesso di modifica su "proprio" e "tutto" per la categoria di documento specifica, quindi apri la Lista del personale. Attiva la casella di controllo accanto a tutti i dipendenti per i quali desideri creare un documento.
2. A destra della barra di ricerca, fai clic su Azioni > Crea documenti.
3. Seleziona un modello dal relativo elenco. Puoi filtrare l'elenco per categoria o lingua oppure utilizzare la barra di ricerca. 
4. Rivedi e modifica le variabili modificabili. Le informazioni inserite si applicano al documento per tutti i dipendenti selezionati. 
5. Inserisci i dettagli del documento per modificare il nome, il tipo di file e la data del documento. 
6. Facoltativamente, richiedi una firma selezionando un firmatario del documento, la lingua di notifica della firma e inserendo un messaggio e-mail. In alternativa, fai clic su Ignora richiesta di firma.
7. Seleziona un dipendente dall'elenco a discesa per visualizzare in anteprima l'aspetto del documento e garantirne l'accuratezza. 
8. Scegli di notificare ai dipendenti il documento creato selezionando la casella di controllo. La notifica viene visualizzata per i destinatari nella loro casella di posta in arrivo Personio. Prendi in considerazione la possibilità di creare un flusso di lavoro di notifica dell'upload dei documenti per avvisare il supervisore di un dipendente quando i suoi subordinati hanno documenti caricati sui loro profili.
9. Esamina la richiesta di firma, se necessario, quindi fai clic su Crea documenti. 

Il documento generato viene visualizzato nella scheda Documenti del dipendente nella categoria pertinente e ogni segnaposto viene compilato utilizzando le informazioni salvate nel profilo dipendente o inserite durante la fase 4 precedente. Se il documento include una richiesta di firma, i dipendenti riceveranno un'e-mail. 

Gli account con il piano Core hanno un numero definito di richieste di firma elettronica al mese. Fai l'upgrade del tuo piano per aggiungere un numero illimitato di richieste di firma elettronica.

Caricare documenti esistenti

Gestisci e archivia tutti i documenti importanti del dipendente direttamente nel suo profilo. Questo aiuta a tenere traccia di cose come certificati di congedo, documenti di candidatura, piani di sviluppo e altro ancora. Per caricare più file contemporaneamente tramite la funzionalità Importazioni, consulta invece questo articolo.

Caricare un documento

Per caricare un documento preesistente sul profilo di un dipendente, segui questi passaggi:

1. Vai al Profilo dipendente > Documenti > Carica.
2. Aggiungi il documento caricando il file o trascinandolo nella finestra.
3. Inserisci un nome e seleziona la categoria per il documento.
4. Facoltativamente, aggiungi una data e un commento.
5. Attiva la casella Invia una notifica al dipendente su questo documento per avvisare il destinatario del documento caricato tramite posta in arrivo (Global Task Management) ed e-mail. 
   • Prendi in considerazione la possibilità di creare un flusso di lavoro di notifica dell'upload dei documenti per avvisare il supervisore di un dipendente quando i suoi subordinati hanno documenti caricati sui loro profili.
6. Fai clic su Carica per completare il processo.
7. Puoi richiedere una firma elettronica sul documento.

Personio esegue una scansione antivirus sul documento e viene visualizzata un'icona 🔄. Se il documento è sicuro, sarà disponibile per il download. Se il documento non è considerato sicuro, viene visualizzata un'icona ⚠️ e potrai solo eliminarlo.

Suggerimento
Il tuo dipartimento IT può creare un'integrazione API che caricherà automaticamente un documento sul rispettivo profilo dipendente. Possono trovare la documentazione tecnica nel nostro Hub degli sviluppatori.

Tipi di file supportati

Personio supporta l'upload di file nei seguenti formati:

Modificare il documento

I documenti caricati vengono archiviati nella categoria assegnata. Per accedere e modificare i documenti, procedi nel seguente modo:

1. Vai al Profilo dipendente > Documenti.
2. Seleziona la categoria in cui è archiviato il documento.
3. Viene visualizzato un elenco di tutti i documenti all'interno della categoria selezionata. Fai clic sul nome di un documento per visualizzarne l'anteprima. Durante l'anteprima, puoi:
   • Trovare ulteriori informazioni sulla dimensione, sul tipo di file e sulla data di creazione del file.
   • Modificare il nome, la data, i commenti o la categoria del documento facendo clic su Modifica in basso.
   • Scaricare, eliminare o stampare il documento.