Questo articolo spiega come aggiungere documenti a un profilo dipendente. Puoi scegliere di creare un documento utilizzando un modello salvato su Personio oppure caricare un file esistente su un profilo in Personio.

Creare documenti da un modello

Salvando i modelli di documenti in Personio, puoi creare documenti personalizzati per i dipendenti in modo più efficiente. Includendo i segnaposto nei modelli, i documenti che crei verranno generati automaticamente in base alle informazioni del dipendente salvate in personio. Consulta Gestire categorie e modelli di documenti per sapere come creare e salvare i modelli o come fare l'upgrade del tuo piano.

Prerequisiti 

Per creare documenti da un modello e archiviarli in un profilo dipendente, assicurati di disporre di quanto segue:

• Il Core. Per ottenere queste funzionalità, fai l'upgrade del piano o contatta il tuo Account Manager.
• Diritti di accesso ai documenti.

Per un solo dipendente

I modelli possono contenere segnaposto che utilizzano i dati di un dipendente presenti su Personio per generare documenti personalizzati. Per creare un documento per un dipendente specifico utilizzando un modello, segui queste istruzioni:

1. Vai su Profilo dipendente > Documenti > Crea nuovo.
2. Seleziona uno dei modelli che hai creato e archiviato. Se il modello contiene:
   • Blocchi di testo a scelta multipla: scegli quello corretto in Opzioni.
   • Segnaposto: inserisci eventuali variabili mancanti e rivedi quelle precompilate.
3. Fai clic su Anteprima modifiche in qualsiasi momento per vista la versione più aggiornata del file.
4. Una volta completato il documento , inserisci un nome per il documento e seleziona il formato in cui salvarlo dal menu a discesa Tipo di file.
5. Fai clic su Crea.

Il documento generato apparirà nella scheda Documenti del dipendente, sotto la categoria assegnata, e il dipendente riceverà una notifica nella sua posta in arrivo di Personio. A seconda dei tuoi diritti di accesso, potrai accedere al documento e disporre delle seguenti opzioni:

• Richiedere una firma e controllare lo stato della richiesta di firma.
• Fare clic sul nome del documento per visualizzarne l'anteprima.
• Scaricare o eliminare il documento.
• Modificare la categoria del documento, il titolo, la data o i commenti.

Prova a creare un flusso di lavoro di notifica per il caricamento dei documenti per avvisare il supervisore di un dipendente quando i suoi subordinati hanno documenti caricati sui loro profili.

Suggerimento
I modelli caricati nella categoria del sistema Contratti di lavoro vengono visualizzati automaticamente nella sezione Recruiting quando si crea un'offerta di lavoro.

Per più dipendenti

Per creare un documento personalizzato per più dipendenti contemporaneamente utilizzando un modello, segui queste istruzioni:

1. Se non sei un amministratore, assicurati di disporre diritti di accesso Modifica per tutte le categorie di documento pertinenti, quindi apri la Lista dipendenti. Spunta la casella di controllo accanto a tutti i dipendenti per i quali desideri creare un documento .
2. Sulla destra della barra di ricerca, fai clic su Azioni > Crea documenti.
3. Seleziona un modello modello . Puoi filtrare l'elenco per categoria o lingua oppure utilizzare la barra di ricerca. 
4. Rivedi e modifica le variabili modificabili. Le informazioni inserite si applicano al documento per tutti i dipendenti selezionati. 
5. Inserisci i dettagli del documento per modificare Nome, Tipo di file e Data del documento. 
6. Se lo desideri, puoi richiedere una firma selezionando un firmatario del documento, la lingua di notifica della firma e inserendo un messaggio e-mail. In alternativa, fai clic su Salta richiesta di firma.
7. Seleziona un dipendente dal menu a discesa per visualizzare in anteprima come apparirà il documento e garantirne la precisione. 
8. Scegli di notificare ai dipendenti il documento creato selezionando la casella di controllo. La notifica viene visualizzata per i destinatari nella Posta in arrivo di Personio . Prendi in considerazione la creazione di un flusso di flusso di lavoro di notifica del caricamento dei documento per avvisare il supervisore di un dipendente quando i suoi subordinati hanno documenti caricati nei suoi profili.
9. Se necessario, verifica la richiesta di firma, quindi fai clic su Crea documenti. 

Il documento generato viene visualizzato nella scheda Documenti del dipendente sotto la categoria pertinente e ogni segnaposto viene compilato utilizzando le informazioni salvate nel profilo dipendente o inserite durante la fase 4 precedente. Se il documento include una richiesta di firma, i dipendenti riceveranno e-mail. 

Gli account con il piano Core hanno un numero definito di richieste di firma elettronica al mese. Fai l'upgrade del tuo piano per aggiungere un numero illimitato di richieste di firma elettronica.

Caricare documenti esistenti

Gestisci e archivia tutti i documenti importanti dei dipendenti direttamente nel loro profilo per conservare informazioni come certificati di assenza, documenti di candidatura, piani di sviluppo e altro ancora. Per caricare più file contemporaneamente tramite la funzione Importazioni, consulta invece questo articolo .

Caricare un documento

Per caricare un documento già esistente nel profilo di un dipendente, segui queste istruzioni:

1. Vai su Profilo dipendente > Documenti > Carica.
2. Aggiungi il documento caricando il file o trascinandolo nella finestra.
3. Inserisci un nome e seleziona la categoria del documento.
4. Puoi anche aggiungere una data e un commento.
5. Attiva la casella Invia una notifica al dipendente su questo documento per comunicare al destinatario il caricamento del documento tramite la posta in arrivo (Global Task Management) ed e-mail. 
   • Prova a creare un flusso di lavoro di notifica per il caricamento dei documenti per avvisare il supervisore di un dipendente quando i suoi subordinati hanno documenti caricati sui loro profili.
6. Per completare la procedura, fai clic su Carica.
7. Puoi richiedere una firma elettronica sul documento.

Personio esegue una scansione antivirus del documento e viene visualizzata l'icona 🔄. Se il documento è sicuro, sarà disponibile per il download. Se il documento non è considerato sicuro, apparirà un'icona ⚠️, per cui non potrai fare altro che eliminarlo.

Suggerimento
Il tuo dipartimento IT può creare un'integrazione API per caricare automaticamente un documento nei rispettivi profili dei dipendenti. La documentazione tecnica di riferimento è disponibile sul nostro Hub per sviluppatori.

Tipi di file supportati

Personio supporta il caricamento di file nei seguenti formati:

Modificare il documento

I documenti caricati vengono archiviati nella categoria assegnata. Per accedere e modificare i documenti, segui queste istruzioni:

1. Vai su Profilo dipendente > Documenti.
2. Seleziona la categoria in cui è archiviato il documento.
3. Viene visualizzato un elenco di tutti i documenti all'interno della categoria selezionata. Fai clic sul nome di un documento per visualizzarne l'anteprima. Durante l'anteprima, è possibile:
   • Trovare maggiori informazioni sulle dimensioni, il tipo e la data di creazione del file.
   • Modificare nome, data, commenti o categoria del documento facendo clic su Modifica in basso.
   • Scaricare, eliminare o stampare il documento.