Crea flussi di lavoro di onboarding e offboarding – Personio

Questo articolo spiega come creare flussi di lavoro di onboarding e offboarding. Questi flussi di lavoro consentono di automatizzare e semplificare il processo di onboarding e offboarding dei dipendenti.

Che cosa sono i flussi di lavoro di onboarding e offboarding?

Per entrambi i flussi di lavoro, dovrai creare fasi di onboarding e offboarding , gruppi e modelli:consulta la tabella seguente per una descrizione di questi concetti.

Istruzioni	Descrizione
Creare fasi di onboarding e offboarding	Ogni fase è azione o attività che un dipendente o un team deve completato. Puoi utilizzare questi passaggi per creare il tuo modello di onboarding o offboarding . Puoi creare una raccolta di fasi e riutilizzarle secondo necessità nei tuoi modelli. Un esempio di fase di onboarding potrebbe essere "configurare lo spazio di lavoro" o "inviare e-mail di benvenuto".
Crea gruppi di onboarding e offboarding	Puoi utilizzare i gruppi di onboarding e offboarding per assegnare la responsabilità di una determinata fase a un gruppo di dipendenti. Puoi anche impostare questo gruppo come destinatario di azione e-mail . Un esempio di gruppo potrebbe essere "team HR" o "team IT".
Creare modelli di onboarding e offboarding	Puoi creare modelli di onboarding o offboarding seguendo le fasi create in precedenza. Puoi quindi assegnare modelli ai dipendenti come parte del loro processo di onboarding o offboarding . Puoi anche assegnare i modelli direttamente quando i dipendenti sono stati assunto da Recruiting (quando il profilo di un candidato viene convertito in un profilo dipendente). I Dipendenti completato quindi le fasi di cui sono responsabili. Puoi creare modelli diversi per diversi tipi di impiego, ad creare un modello per i dipendenti a tempo pieno a tempo indeterminato e un altro modello per gli studenti che lavorano part-time.

Creare fasi di onboarding e offboarding

Per creare un flusso di lavoro di lavoro di onboarding o offboarding , devi prima creare delle fasi. Per creare fasi di onboarding e offboarding :

Vai su Impostazioni > Automazioni > Onboarding/Offboarding.
Fai clic sulla scheda Fasi di onboarding o Fasi di offboarding .
Nella colonna delle fasi a sinistra, inserisci il nome della nuova fase nel campo vuoto. Puoi creare due tipi di fasi: una fase generale e azione via e e-mail.
Fai clic sull'icona con il segno più per creare la fase.

Fase generale

Puoi utilizzare il tipo di fase generale per le attività più comuni di onboarding e offboarding , ad esempio "configurazione dello spazio di lavoro" o "restituzione dell'hardware".

Per creare una fase generale , è necessario aggiungere un elemento e selezionare il tipo di elemento. Per ulteriori dettagli sui tipi di elemento, consulta la tabella seguente. Puoi aggiungere molti elementi a una fase.

Tipo di voce	Dettagli
Informazioni di testo	Crea un blocco di testo per spiegare come compilare il resto del modulo. Gli URL verranno convertiti automaticamente in link.
Documentazione da scaricare	Carica un documento che sarà disponibile per il download da parte del dipendente.
Attributo dipendente	Scegli dall'elenco di attributi dipendente specifici per aiutarti a compilare le informazioni sui dipendente durante il processo di onboarding o offboarding .
Immagine del profilo	Carica un'immagine del profilo del dipendente.
Casella di controllo	Mostra una casella di controllo che il dipendente può (o deve selezionare).
Compila il campo di testo	Visualizza un campo di testo in cui il dipendente può inserire una o più righe di testo.
Inserisci l'URL	Visualizza un campo di testo in cui inserire un URL valido.
Carica documento	Il dipendente responsabile carica un documento e lo collega a una determinata sezione del modulo del documento.

Azione via e-mail

Nota:
quando selezioni i destinatari e-mail , assicurati che almeno un destinatario appartenente al team di onboarding/offboarding o al team dei dipendenti abbia un login attivo. È necessario soddisfare uno dei seguenti criteri: un indirizzo e- e-mail valido, un account attivo o lo stato di accesso "iscritto" o "invitato".

azione e-mail è e-mail inviata in un punto specifico di un flusso di lavoro di lavoro. Per creare azione e-mail , procedi come segue:

Scegli tra le tre diverse opzioni di invio, come mostrato di seguito.
▶︎ Invia manualmente: i dipendente responsabili ricevono un promemoria per inviare l'e- e-mail. Puoi indicare il dipendente o il gruppo responsabile dello svolgimento di questa fase durante la creazione del modello di onboarding o di offboarding.▶︎ Alla data di scadenza: l' e-mail verrà inviata automaticamente in una data definita dall'utente nel modello di onboarding specifico.
▶︎ Una volta completate le fasi precedenti: Personio genererà l'invio automatico solo dopo che tutte le fasi di onboarding o offboarding precedenti sono state contrassegnate come completate.
Seleziona il dipendente da visualizzare come mittente dell'e- e-mail. L' e-mail mostrerà la firma e-mail -mail impostata in Personio per il dipendente selezionato.
Seleziona i destinatari dell'e- e-mail . Puoi scegliere tra il dipendente che deve completato la fase, il suo supervisore o tutti i dipendenti. Puoi anche selezionare i dipendenti che fanno parte dei gruppi che creare.
Compila il campo dell'oggetto e scrivi il contenuto dell'e - e-mail nel modello. Facoltativo: puoi inserire gli attributi dei dipendente nell'e- e-mail e allegare un documento: la dimensione massima del file è di 8 MB.
Salva le modifiche.

Modifica una fase esistente

Dopo aver creato una fase di onboarding o offboarding , puoi modificare e aggiungere o rimuovere elementi. I Dipendenti a cui è stato assegnato un modello di onboarding o offboarding possono vedere le fasi modificate nel loro elenco di attività.

Cosa succede quando aggiungo, modificare o rimuovo una fase?

Nella tabella seguente puoi vedere cosa succede quando aggiungi, modificare o rimuovi una fase. In tutti questi scenari, il dipendente è già assegnato a un modello di onboarding o offboarding .

stato dipendente	Se	allora
Onboarding	Puoi modificare o aggiungere una fase	Il dipendente responsabile vede la fase nuova o modificata nel proprio elenco di attività e può modificare .
Onboarding	Se modificare o aggiungi una fase, il dipendente responsabile l'ha già fase come "Completata"	Il dipendente responsabile vede la fase nuova o modificata nel proprio elenco di attività, ma non può modificare . Lo stato della fase torna su "In sospeso".
Attivo	Puoi modificare o aggiungere una fase	La fase nuova o modificata non viene visualizzata. Il dipendente responsabile non vedrà alcuna modifica alle proprie attività di onboarding.
Attivo	Puoi modificare o aggiungere una fase a un modello di offboarding . Il dipendente responsabile ha già contrassegnato la fase come "Completata".	Il dipendente responsabile vedrà lo stato tornare a "In sospeso" se include un nuovo elemento.
Attivo	Aggiungi o rimuovi una fase in un modello di offboarding .	L'aggiornamento interesserà tutti i dipendenti a cui è assegnato il modello di offboarding . Se lo stato di offboarding del dipendente è "Completato", la nuova fase non verrà visualizzata.
Non attivo	Puoi modificare o aggiungere una fase a un modello di offboarding . Il dipendente responsabile ha già contrassegnato la fase come "Completata".	Lo stato della fase non cambia. Il nuovo elemento apparirà nelle fasi di offboarding , con stato predefinito "no" o "incompleto" e non potrà essere modificato.
Qualsiasi stato	Hai rimosso un fase	La fase viene rimossa da tutte le attività dei dipendenti, indipendentemente dal loro stato.

Crea gruppi di onboarding e offboarding

Suggerimento
Quando un gruppo è responsabile di una fase di onboarding o offboarding , tutti i dipendenti di questo gruppo riceveranno una notifica di attività sulla loro dashboard. Tuttavia, solo un dipendente deve completato l' attività. Per saperne di più sulle notifiche, consulta il nostro articolo sull'assegnazione di modelli di onboarding e offboarding.

Per creare un gruppo di onboarding o offboarding , procedi come segue:

Vai su Impostazioni > Automazioni > Onboarding/Offboarding.
Fai clic sulla scheda Gruppi.
Nella colonna a sinistra, inserisci il nome del nuovo gruppo nel campo vuoto e fai clic sull'icona con il segno più.
Il nome del gruppo apparirà sulla destra, insieme a due colonne. Nella colonna di sinistra, puoi aggiungere i dipendenti facendo clic sui loro nomi. I dipendenti selezionati appariranno nella colonna di destra. Per rimuovere un dipendente da un gruppo, fai clic sul suo nome nella colonna di destra.
Salva le modifiche.

Creare modelli di onboarding e offboarding

Per creare un modello di onboarding o offboarding , procedi come segue:

Vai su Impostazioni > Automazioni > Onboarding/Offboarding.
Fai clic su Modelli di onboarding o Modelli di offboarding.
Nella colonna a sinistra, inserisci il nome del nuovo modello e fai clic sull'icona con il segno più.
Fai clic su Aggiungi fase. Seleziona la fase che desideri aggiungere, la persona, il gruppo o il team responsabile e la scadenza. La scadenza attiva promemoria e attività.
Aggiungi altri passaggi al modello , se necessario. Fai clic sull'icona della freccia a sinistra di ogni fase per trascinare e modificare l'ordine.
Salva le modifiche.

Note
▶︎ Le fasi di offboarding vengono attivate in base alle seguenti scadenze: "Prima della risoluzione o ultimo giorno lavorativo (se impostato)" o "Dopo la risoluzione o ultimo giorno lavorativo (se impostato)".
▶︎ È possibile impostare l'"ultimo giorno lavorativo" per la risoluzione del rapporto di lavoro del dipendente nel suo profilo. Puoi scegliere come ultimo giorno lavorativo la data di data di risoluzione di scadenza del contratto. Se non imposti l'"ultimo giorno lavorativo", Personio rilascerà le fasi di offboarding a partire dalla data di risoluzione di risoluzione .

Per una panoramica dei modelli e delle fasi più comunemente utilizzati, consulta:

Modificare i modelli esistenti

Puoi duplicare i modelli esistenti e rinominarli o modificare . Fai clic sulle icone a destra del nome del modello per modificare il nome, duplicare o eliminare .

Puoi anche aggiungere e rimuovere fasi in un modello. Per una panoramica di cosa succede quando aggiungi, modificare o rimuovi una fase, consulta la tabella nella sezione Modificare una fase esistente.

Prossime fasi

Una volta creato un modello, il fase successivo consiste assegnare ai dipendente. Consulta l'articolo Assegnare e gestire i modelli di onboarding e offboarding. Questo articolo spiega anche le notifiche relative a un flusso di lavoro di lavoro di onboarding o offboarding .

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