Stiamo aggiornando gli articoli del nostro Centro assistenza perché riflettano i cambiamenti effettuati in Personio al fine di migliorare l'esperienza degli utenti. Poiché queste modifiche saranno rilasciate gradualmente, nel corso del processo di aggiornamento potresti notare delle differenze tra il contenuto dell'articolo e l'applicazione di Personio.

 

Questo articolo fornisce una panoramica della Lista persone e ne spiega le diverse funzionalità. È possibile accedervi dall'area Dipendenti nella barra di navigazione principale.

Che cos'è la lista persone?

L'elenco dei dipendenti è uno spazio centrale in cui è possibile vista tutti i dipendenti dell'azienda e i loro dettagli. Puoi personalizzare l'elenco per visualizzare a colpo d'occhio le informazioni rilevanti. Inoltre, puoi salvare viste specifiche, per tornare facilmente con un solo clic.

Puoi anche modificare rapidamente le informazioni sui dipendente dalla Lista persone, pianificare modifiche e apportare modifiche in blocco.

 

Diritti di accesso

L'elenco dei dipendenti è visibile a tutti i dipendenti. Tuttavia, vedranno solo i dipendenti e i dati a cui hanno accesso.

I dipendenti possono vedere solo i profili delle persone con stato Attivo , a condizione che abbiano l'autorizzazione per vista . Per consentire ai dipendenti di vedere altre persone con stato Onboarding, Congedo o Inattivo, è necessario concedere loro i diritti di visualizzazione della sezione contenente l' attributo Stato.

 

Personalizza la lista persone

Aggiungi o rimuovi colonne

I dati dei dipendente mostrati nella Lista persone sono organizzati in colonne. Puoi personalizzare l'elenco aggiungendo, rimuovendo e riordinando le colonne in base alle tue esigenze.

Puoi aggiungere fino a 25 colonne alla vista. Quando esporti la Lista persone, puoi aggiungere più colonne al file di esportazione.

Per aggiungere o rimuovere colonne, procedi come segue:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Fai clic sulla scheda Colonne . Viene visualizzato un elenco di attributi.
3. Fai clic sull'icona di attivazione/disattivazione a destra di un attributo per aggiungerlo alla vista elenco. Utilizza l'icona di trascinamento per disporre le colonne nell'ordine che preferisci.

La vista conterrà ora solo le colonne selezionate.

 

Personalizza le colonne

La prima colonna è bloccata per impostazione predefinita e rimane visibile mentre scorri l'elenco. Per questo motivo, ti consigliamo di impostare l' attributo Nome o Cognome come prima colonna.

Puoi regolare la larghezza della colonna per adattarla al testo. Nella parte superiore dell'elenco, passa il mouse tra i nomi di due colonne fino a visualizzare un'icona.

 

Applica filtri

La funzionalità Filtro consente di restringere l'elenco in base ai criteri definiti. Scopri le diverse opzioni di filtro nella sezione seguente. Puoi combinare le regole di filtro per restringere ulteriormente le informazioni.

Per applicare i filtri, procedi come segue:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Fai clic sulla scheda Filtro .
3. Definisci il set di regole, ad esempio "L'ufficio contiene Berlino". Puoi aggiungere più regole.

Ora visualizzerai tutti i dipendenti la cui scheda Informazioni personali contiene i valori dell'attributo selezionato. Per reimpostare i filtri, fai clic sull'icona della X a destra della scheda Filtro.

 

Opzioni di filtro

Puoi filtrare le informazioni nella Lista persone utilizzando tutti gli attributi. Sono inclusi sia gli attributi di sistema che quelli personalizzati. In questo modo puoi filtrare le informazioni in modo più dettagliato. Puoi filtrare solo in base agli attributi attualmente aggiunti nella vista Lista persone.

Per ogni attributo, puoi anche scegliere tra una serie di condizioni. Le condizioni disponibili dipendono dal tipo di attributo . 

Esempio:
filtra per tutti i dipendenti con una data di assunzione all'interno di un intervallo di date specifico.
▶︎ Attributo: Data di assunzione
▶︎ Tipo di attributo: Data
▶︎ Condizione: Rientra nell'intervallo

Consulta la tabella seguente per una panoramica delle condizioni disponibili per ciascun tipo di attributo.

Tipo di dati dell'attributo	Condizioni disponibili
Generale (campo di testo)	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto
Lista di opzioni	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto
Relazione	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto
Tag	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto
Data	È vuoto Non è vuoto Attivato È prima Attiva o precedente È dopo Attivato o successivo È nell'intervallo Non rientra nell'intervallo
Link	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto
Numero (intero)	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto È nell'intervallo Non rientra nell'intervallo Uguale a è minore di È maggiore di
Numero (fino a due cifre decimali)	Contiene Non contiene È vuoto Non è vuoto È nell'intervallo Non rientra nell'intervallo Uguale a è minore di È maggiore di

 

Ordina la vista

Fai clic sull'intestazione della colonna specifica e seleziona se ordinare in ordine crescente o decrescente. A seconda attributo, i dati sono ordinati in ordine alfabetico, numerico o in base alla data.

 

Cerca un dipendente o un attributo

Per cercare un dipendente, utilizza la barra di ricerca in alto a destra nella pagina. 

Puoi anche utilizzare la barra di ricerca per trovare il valore di un attributo specifico. Ad esempio, per vista tutti i dipendenti con la posizione "Contabilità", inserisci "Contabilità" nella barra di ricerca.

Note
▶︎ I dipendenti vedranno i risultati di ricerca solo per i dipendenti di cui sono autorizzati a vista i profili pubblici (e che hanno lo stato Attivo ).
▶︎ Puoi cercare solo i valori degli attributo aggiunti alla vista corrente . Ad esempio, è necessario aggiungere la colonna Posizione se si desidera effettuare la ricerca in base alla posizione.

 

Visualizzazioni salvate

Crea una vista salvata

Puoi salvare una vista specifica della Lista persone. In questo modo puoi tornare quando necessario. Puoi salvare fino a 20 visualizzazioni Elenco persone.

Per creare una vista salvata , procedi come segue:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Imposta la vista Lista persone che desideri salvare. Aggiungi colonne e applica filtri e ordinamento.
3. Fai clic sulla scheda Visualizza a sinistra.
4. Fai clic su Salva vista corrente .
5. Assegna un nome alla vista e salva.

Imposta una vista predefinita

Gli amministratori possono anche impostare una vista predefinita. Le visualizzazioni predefinite vengono applicate alle liste di tutti i dipendenti nel rispetto dei loro diritti di accesso specifici .

Per impostare una vista predefinita:

1. Configura la vista che desideri impostare come predefinita. Aggiungi colonne, filtri e ordinamento.
2. Vai alla scheda Visualizzazioni,quindi su Visualizzazioni predefinite.
3. Accanto a Predefinito, fai clic sull'icona con i tre puntini.
4. Seleziona Imposta come vista predefinita.

I Dipendenti possono ora vedere la vista predefinita quando posizione aperta la Lista persone. Possono anche creare viste personalizzate.

 

Gestire una vista salvata

Una volta creata una vista salvata , puoi gestirla dalla scheda Vista. Fai clic sull'icona con i tre puntini a destra del nome della vista per:

• Salvare le modifiche alla vista (consulta la sezione seguente)
• Duplica la vista
• Copia un link nella vista
• Rinomina la vista
• Elimina la vista

Modifica una vista salvata

Per modificare una vista salvata , procedi come segue:

1. Reimposta le colonne e i filtri in base alle esigenze. Applica le modifiche.
2. Nella scheda Vista, passa il mouse sul nome della vista salvata e fai clic sull'icona con i tre puntini che appare.
3. Fai clic su Salva modifiche per aggiornare la vista.

 

Opzioni di condivisione

Esportare una vista Elenco persone

Per esportare una vista Lista persone specifica, è necessario disporre dei diritti di accesso all'esportazione dei dati. Puoi esportare solo i dati a cui hai accesso.

Segui queste istruzioni:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Fai clic sull'icona di condivisione nell'angolo in alto a destra e fai clic su Esporta .
3. Scegli il formato del file, il filtro e le colonne che desideri esportare.
   ▶︎ vista corrente significa applicare le impostazioni dei filtri della vista corrente.
   ▶︎ Tutti i dipendenti indica tutti i dipendenti, indipendentemente dall'impostazione di filtro corrente nella vista.
4. Esporta la tua vista. L'esportazione completata apparirà nella Posta in arrivo.

Puoi continuare a utilizzare Personio mentre è in corso l'esportazione.

 

Copia l'URL

Questa funzionalità consente di copiare l'URL della vista Lista persone. I dettagli del filtro vengono salvati nell'URL.

Puoi salvare questo URL nei preferiti del browser o inviarlo ad altri dipendenti. Può quindi aprire l'URL copiato e vista la vista condivisa in base ai propri diritti di accesso.

 

Apporta modifiche ed esegui azioni dalla Lista persone

Apporta modifiche ed esegui azioni in blocco

Puoi modificare i dati di più dipendenti ed eseguire azioni in blocco direttamente dalla Lista persone. Questa funzionalità è utile se desideri modificare gli attributi di più dipendenti contemporaneamente o inviare più inviti o attività di onboarding .

Per modificare i dati o eseguire azione, per più dipendenti:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Seleziona la casella a sinistra dei nomi dei dipendenti interessati.
3. Seleziona l' azione che desideri eseguire dalla barra dei menu. Suggerimento: per modificare tutti i dipendenti di un dipartimento o team specifico, filtra per essi e selezionali tutti.
4. Segui le istruzioni visualizzate per completato l' azione.

Suggerimento
Per modificare le informazioni di base nel profilo di un singolo dipendente, consulta la sezione sulla modifica di un profilo dipendente.

 

Azioni in blocco disponibili dalla barra dei menu

La tabella seguente mostra le azioni disponibili nella barra dei menu.

Elemento	Azioni che puoi intraprendere
Modifica i profili	Modifica le informazioni per più profili dipendente contemporaneamente.  Puoi selezionare l' attributo che desideri modificare, ad esempio "Ufficio", e impostare il nuovo valore per questo attributo, ad esempio "Berlino". Puoi anche impostare la data di entrata in vigore della modifica, che può essere una data passata o futura. Nota: alcuni attributi, come l' attributo preimpostato " data di risoluzione ", non possono essere modificati per più dipendenti contemporaneamente.
Modifica le politiche orarie	È possibile eseguire le seguenti operazioni: Modificare una politica di accumulo Assegna un orario di lavoro Rimuovere un orario di lavoro Modifica il profilo di registrazione ore
Crea documenti	Crea documenti per più dipendenti, ad esempio contratti di lavoro o certificati di assenza . Puoi utilizzare i modelli esistenti e inserire variabili per personalizzare i documenti.
Invia inviti	Inviti via e-mail ai dipendenti per accedere a Personio. Qui puoi anche vedere lo stato dell'invito di un dipendente .
Aggiungi persone al ruolo	Aggiungere dipendenti a un ruolo.
Rimuovi persone dal ruolo	Rimuovere i dipendenti da un ruolo.
Completa onboarding/ offboarding	Completa le attività di onboarding o offboarding .
Elimina	Eliminare il profilo di un dipendente. Come ulteriore livello di sicurezza, devi anche digitare DELETE nel rispettivo campo. Nota: questa è azione permanente che non può essere revocata. L'eliminazione del profilo di un dipendente include tutti i suoi dati e documenti.

 

Modificare il profilo di un dipendente dalla Lista persone

Questa funzionalità consente di modificare più attributi per un singolo dipendente contemporaneamente. Per modificare il profilo di un dipendente:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Passa il mouse sul nome del dipendente e fai clic sul pulsante visualizzato. Si aprirà un menu a comparsa laterale che contiene le informazioni del dipendente.
3. Per modificare le informazioni, fai clic sui valori degli attributo che desideri modificare, ad esempio l' sede dell'ufficio .
4. Imposta la data di entrata in vigore della modifica. Può essere una data passata o futura.
5. Invia le modifiche.

Suggerimento
È possibile pianificare una modifica futura degli attributo aggiungendo la data di validità. È anche possibile retrodatare i valori degli attributo , ad esempio alla data di assunzione di un dipendente o all'inizio del mese corrente.

 

Aggiungi un nuovo dipendente dalla lista persone

Puoi aggiungere un nuovo dipendente dalla lista persone. Per farlo:

1. Vai su Dipendenti > Lista persone.
2. Fai clic su Aggiungi persone in alto a destra nella pagina.
3. Inserisci le informazioni personali e HR del nuovo dipendente negli appositi campi. Attiva l'interruttore Crea account e invita nella sezione Informazioni personali, se necessario.
4. Assegna i modelli pertinenti, come le politiche di accumulo , i modelli di onboarding e gli orari di lavoro (compresa la data di validità).
5. Fai clic su Aggiungi persona.

Nota:
per aggiungere nuovi dipendenti, è necessario disporre del diritto di accesso Aggiungi nuovo dipendente .