Creare tipi di assenza – Personio

Suggerimento:
Se utilizzi l' esperienza di configurazione, segui le istruzioni per completato la configurazione.

Per gestire efficacemente le assenze dei dipendenti, crea diversi tipi di assenza in Personio. Le tipologie di assenze che puoi creare sono due:

Assenze standard, durante le quali non è previsto che i dipendenti lavorino. Esempio: congedo retribuito, giorni di malattia o congedo speciale.
Assenze produttive, durante le quali i dipendenti devono lavorare. Esempio: lavoro da remoto, viaggio di lavoro o formazione.

Questo articolo offre una panoramica del processo di creazione, spiegando in dettaglio ciascuna delle impostazioni disponibili. Puoi quindi impostare un processi di approvazione per le assenze e decidere come visualizzarle nel calendario delle Assenze.

Creare un nuovo tipo di assenza

Per impostare un tipo di assenza, segui queste istruzioni:

Vai su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Assenze.
Fai clic su Aggiungi nuovo.
Compila tutte le sezioni, descritte in dettaglio di seguito.
Fai clic su Crea.

Impostazioni generali

Impostazioni	Descrizione e note
Nome	Utilizza un nome descrittivo e univoco. I dipendenti lo vedranno quando richiedono l'assenza.
ID personalizzato	Un ID personalizzato univoco ti aiuterà a identificare più facilmente le assenze nei tuoi report. Non visibile al dipendente.
Colore calendario	I dipendenti con i diritti di accesso necessari vedranno questo colore nella scheda Assenze e nel calendario delle assenze.
Categoria	Scegli la categoria corretta per il tipo di assenza, poiché ciò influisce su diverse funzionalità in Personio.
Unità di tempo	Scegli tra assenze giornaliere o orarie. Una volta creata l'assenza, non sarà più possibile modificare questa impostazione.
Richieste di mezza giornata	Rilevante solo per le richieste giornaliere.

Certificato e sostituto

Impostazioni	Descrizione e note
Certificato	Se i dipendenti devono caricare un certificato, decidi dopo quanti giorni di assenza (secondo quanto stabilito dalle impostazioni Valido per, descritte di seguito) devono farlo. Se la tua azienda ha sede in Germania, i tuoi dipendenti con assicurazione sanitaria pubblica o non privata di altro tipo non hanno bisogno di caricare manualmente un certificato. Dovrete invece recuperare i certificati.
Sostituto	Decidi se i dipendenti devono scegliere un sostituto per i periodi di assenza. Il sistema non trasferisce i diritti di accesso e i flussi di lavoro di approvazione durante la sostituzione. A questo scopo, imposta i delegati di approvazione per approvare le assenze.
I sostituti possono richiedere questa assenza?	Se l'impostazione selezionata è No, un sostituto approvato non potrà richiedere questo tipo di assenza durante la sostituzione. Ti consigliamo di disabilitare questa opzione per le assenze pianificate, ad esempio i giorni di ferie, e di abilitarla per le assenze non pianificate, come i giorni di malattia.

Validità

Impostazioni

Descrizione e note

Valido per

Decidi come il sistema calcola i giorni di assenza quando un dipendente richiede un'assenza:

Orario di lavoro lun-ven o lun-sab: in base alla sovrapposizione tra l'orario di lavoro e l'opzione selezionata. I congedi presi nei giorni festivi non contano come giorni di assenza.
Orario di lavoro, incl. giorni festivi: in base all'orario di lavoro individuale di ciascun dipendente. I congedi presi nei giorni festivi contano come giorni di assenza.
Orario di lavoro, escl. giorni festivi: come l'opzione precedente, ma i congedi presi nei giorni festivi non contano come giorni di assenza.
Lun-dom: qualsiasi giorno richiesto, indipendentemente dall'orario di lavoro del dipendente. I congedi presi nei giorni festivi contano come giorni di assenza. Disponibile solo per le assenze giornaliere.

Vuoi considerare le ore registrate durante queste assenze come straordinario?

Ti consigliamo di abilitare questa opzione per tutte le assenze standard. Esempio: ferie retribuite e congedo per malattia. Quando abilitata:

Qualsiasi orario di lavoro del dipendente registrato durante queste assenze viene considerato come straordinario.
Le assenze approvate vengono visualizzate come congedo nella scheda Presenze.
I dipendenti non ricevono ore di deficit automatiche quando non registrano le ore durante queste assenze.
I dipendenti con salario orario percepiscono la retribuzione normale per le ore di assenza.

Disabilita questa opzione per le assenze produttive, come lavoro da remoto o formazione.

Politiche di accumulo

Se desideri impostare un limite alla quantità di ore che i dipendenti ricevono per questo tipo di assenza, crea una politica di accumulo dedicata.

Concedere i diritti di accesso alla nuova assenza

Dopo aver creato un nuovo tipo di assenza, concedi ai tuoi dipendenti i diritti di accesso necessari per richiederla. Segui queste istruzioni:

Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente.
Nel ruolo Tutti i dipendenti, fai clic su Diritti di accesso.
Scorri verso il basso e fai clic su Assenza.
Individua il nuovo tipo di assenza appena creato e seleziona Propri alla voce Proposta.
Fai clic su Verifica modifiche > Salva.

I miei dipendenti non possono vedere o richiedere un'assenza

Se i dipendenti non possono vedere o richiedere un tipo di assenza specifico, assicurati che:

Hai concesso loro i relativi diritti di accesso.
Hai assegnato loro una politica di accumulo, se il tipo di assenza ne ha una.

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