Registrare le presenze su Personio

 

⚠️  Questo articolo fa riferimento a una funzionalità che verrà rilasciata a breve. Nel corso di questa fase di update potresti notare delle differenze tra il contenuto dell'articolo e l'applicazione di Personio.

L'articolo spiega come registrare e approvare le ore di lavoro su Personio.

Uno dei requisiti per garantire che le ore di lavoro dei dipendenti siano registrate correttamente consiste nella configurazione e nella corretta assegnazione degli orari di lavoro. Gli orari di lavoro memorizzati su Personio indicano quante ore deve lavorare un dipendente e in quali giorni della settimana. Ciò è particolarmente importante per garantire il corretto calcolo di straordinari e giorni di ferie.

 

Registrare le presenze

Le presenze dei dipendenti sono registrate su Personio nella sezione Presenze del Profilo dipendente.  I dipendenti che dispongono dei diritti di accesso necessari possono registrare ore di lavoro, pause, tempistiche dei progetti e commenti, oppure aggiungere rapidamente le ore di lavoro e le pause direttamente sulla dashboard tramite il widget Registrazione delle ore di oggi.

 

Registrare le ore nella scheda Presenze

La scheda Presenze del Profilo dipendente offre una panoramica mensile completa su ore di lavoro, pause e straordinari approvati e in sospeso. I dipendenti possono registrare le ore di lavoro, le pause e le tempistiche dei progetti per ogni giorno lavorativo facendo clic sul simbolo più (+) nel calendario delle presenze o copiando le presenze per giorni specifici o per l'intero mese.

 

Registrare le presenze  

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È possibile inserire i periodi di presenza in formato completo o parziale (in questo caso comparirà un triangolo arancione di avvertimento). Ciò significa che puoi inserire un'ora di inizio al mattino e aggiungere un'ora di fine alla sera, senza perdere la voce registrata inizialmente.

Puoi aggiungere tutti i periodi di lavoro o le pause necessari con un semplice clic su Aggiungi lavoro o Aggiungi pausa. Puoi aggiungere le pause manualmente; in caso contrario, il tempo tra due periodi di lavoro sarà automaticamente considerato come una pausa.

Facendo clic su un giorno specifico, puoi modificare in blocco tutti i periodi di lavoro o le pause. Inoltre, puoi eliminare singolarmente ogni periodo di lavoro o pausa o eliminare in blocco tutti i periodi di lavoro registrati in un giorno, facendo clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra del giorno in questione.

Se la registrazione ore basata sui progetti è attiva, i dipendenti possono registrare le ore relative a un progetto, nonché i commenti per ogni periodo di tempo monitorato.

Quando per un orario di lavoro sono attive delle regole di pausa, in caso di inserimento di un numero insufficiente di pause, i dipendenti visualizzeranno un avviso. Un orologio viola indica i giorni per i quali sono presenti registrazioni di ore di deficit o straordinario.

Una volta approvato l'orario inserito (da parte di un supervisore o del reparto HR, a seconda dei diritti di accesso e del processo di approvazione), lo stato passa da In sospeso ad Approvato. In caso di rifiuto di una voce di presenza da parte dell'approvatore (per esempio, a causa di orari di pausa insufficienti) il dipendente può modificarla e inviarla nuovamente.

Se vi è un diritto di proposta associato alle presenze, è possibile apportare modifiche alle registrazioni di presenza in sospeso o approvate. La modifica di una registrazione approvata attiverà il processo di approvazione.

 

Giorni senza ore registrate

A seconda delle impostazioni disponibili sull'account Personio della tua azienda, se nei giorni in cui i dipendenti avrebbero dovuto lavorare seguendo il proprio orario di lavoro non hanno registrato nessun periodo di presenza o di assenza, potrebbe comparire il messaggio Nessuna ora registrata

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Il messaggio indica che le ore di deficit vengono registrate automaticamente e che ogniqualvolta un dipendente non registra le ore di un giorno lavorativo, le ore di straordinario sono automaticamente ricalcolate.

 

Copiare le presenze 

La funzione Copia ore consente ai dipendenti con diritti di proposta di copiare le ore di lavoro, le pause, i commenti e i progetti di qualsiasi giorno, approvato o in sospeso, in tutti gli altri giorni lavorativi o in giorni specifici della settimana del mese corrispondente. 

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Per copiare le ore di un giorno lavorativo, i dipendenti possono passare con il mouse sopra alla cella di un giorno specifico all'interno del calendario e fare clic sull'icona Copia ore nell'angolo in alto a destra. Nella finestra a comparsa, è possibile selezionare sia tutti i Giorni lavorativi del mio orario di lavoro sia Giorni specifici della settimana. In via facoltativa, è possibile aggiungere commenti e progetti, che verranno anch'essi copiati nei giorni selezionati. Facendo clic su Copia, la modifica verrà applicata a tutti i giorni del mese selezionati.

Tieni presente che le ore possono essere copiate solo in altri giorni dello stesso mese. Inoltre, le ore non possono essere copiate nei giorni con festività pubbliche, assenze approvate o voci di registrazione delle ore preesistenti. 

 

Accesso rapido tramite Registrazione delle ore di oggi sulla dashboard

Oltre a registrare le ore di lavoro nella scheda Presenze del Profilo dipendente, i dipendenti possono utilizzare il widget Registrazione ore di oggi presente sulle proprie dashboard. Il widget consente di registrare le ore di lavoro e di pausa in modo rapido ed efficiente, senza dover aprire la scheda Presenze.

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Tieni presente che i dipendenti devono scrivere solo voci complete. Una registrazione parziale delle ore lavorative è possibile solo tramite la scheda Presenze.

Se per l'orario di lavoro assegnato sono attive delle regole di pausa, i dipendenti visualizzeranno un avviso in caso di inserimento di un numero insufficiente di pause.

Se per l'orario di lavoro assegnato sono attive delle ore di deficit o di straordinario, le ore registrate saranno contrassegnate dal colore viola e dal simbolo dell'orologio.

Tieni presente che, mentre il widget Registrazione delle ore di oggi consente ai dipendenti di aggiungere rapidamente ore di lavoro e pause, l'inserimento di tempistiche dei progetti e commenti è possibile solo tramite la scheda Presenze del Profilo dipendente. Allo stesso modo, se è stato concesso un diritto di proposta per le presenze, le voci di presenza registrate possono essere modificate nella scheda Presenze.

 

Approvare le presenze

Se le presenze devono essere approvate prima di essere memorizzate nel sistema, è necessario configurare i diritti di accesso e un processo di approvazione appropriato.

Quando un dipendente inserisce una voce oraria nella propria scheda Presenze, il suo stato iniziale sarà In sospeso. Quindi, Personio invierà una richiesta di approvazione per la registrazione delle ore al dipendente approvatore indicato nelle impostazioni (generalmente il supervisore).

La richiesta di approvazione per la registrazione delle ore sarà notificata tramite la dashboard (widget Tutte le approvazioni e Attività) e, se l'opzione è attiva, tramite e-mail. A seconda dei diritti di accesso dell'approvatore, anche la richiesta di approvazione verrà notificata tramite il widget Flussi di lavoro della dashboard.

Facendo clic sulle notifiche, l'approvatore sarà reindirizzato alla pagina Approvazione delle ore registrate, dove potrà vedere tutte le richieste di approvazione relative alla registrazione delle ore delle quali è responsabile e che deve approvare. È possibile accedere a questa pagina anche dalla voce Registrazione ore della barra laterale. 

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Facendo clic sui singoli giorni, l'approvatore può visualizzare i dettagli delle ore lavorative e di pausa registrate, nonché tempistiche dei progetti e commenti.

Premendo il pulsante sulla destra, è possibile approvare o rifiutare singolarmente ogni voce giornaliera, oppure visualizzarle nella scheda Presenze corrispondente.

Se una voce di presenza viene rifiutata (ad es. per una violazione di una regola di pausa, segnalata all'approvatore tramite un triangolo di avvertimento arancione), viene rimandata al dipendente, che potrà modificarla e richiederne nuovamente l'approvazione. Inoltre, gli approvatori possono approvare in blocco tutte le presenze inviate dal dipendente facendo clic sul pulsante Approva tutto.

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