Impostazioni per gli orari di lavoro – Personio

Questo articolo spiega le impostazioni che puoi scegliere durante la creazione di un orario di lavoro e delle politiche di registrazione ore. Con queste opzioni, puoi definire quando e quanto a lungo i dipendenti debbano lavorare, e raffinare la modalità di registrazione delle ore e delle pause.

Ore di lavoro e pause

Nella tabella, inserisci il numero di ore che i dipendenti devono lavorare ogni giorno e la durata consigliata delle pause. Gli orario di inizio e fine:

Si tratta solo di linee guida. I dipendenti possono registrare la propria presenza anche al di fuori di esse.
Influiscono sul calcolo delle assenze orarie. Le assenze orarie richieste oltre gli orari di inizio e fine definiti non vengono conteggiate nel calcolo dell'assenza.

Orario di lavoro plurisettimanale

Per creare orari di lavoro a rotazione con ore diverse per un massimo di quattro settimane, fai clic su Aggiungi settimana. Questa funzionalità ti aiuterà a impostare orari di lavoro flessibili con uno schema ricorrente.

Il sistema tiene conto dell'orario di lavoro e del numero di ore impostate per ogni settimana nel calcolo degli straordinari, delle presenze, delle ore previste e delle assenze.

Ripartizione del diritto alle assenze in base ai giorni di lavoro

Per le politiche di accumulo che ripartiscono le ferie proporzionalmente in base ai giorni lavorativi settimanali, Personio confronta i giorni dell'orario di lavoro con il valore di riferimento qui impostato.

Ad esempio, se la pianificazione part-time contiene 4 giorni e il riferimento è 5, i dipendenti relativi riceveranno un diritto di 4 giorni di ferie su 5.

Se imposti un orario di lavoro plurisettimanale, il sistema confronta la media dei giorni lavorativi con il valore di riferimento.

Limita il numero massimo di ore lavorate al giorno

Imposta un limite al numero di ore di lavoro che i dipendenti possono registrare al giorno. Dopo aver impostato il limite, scegli una delle seguenti opzioni:

Impostazione

Descrizione e note

Avvisa i dipendenti quando registrano più ore rispetto al limite

Dipendenti:

Visualizzano un avviso quando registrano più del limite.
Possono salvare le ore inserite e aggiungere un motivo.

I responsabili dell'approvazione vedranno queste richieste come non conformi tramite Approvazioni delle ore registrate.

Impedire ai dipendenti di aggiungere ore di lavoro una volta raggiunto il limite

Dipendenti:

Visualizzano un avviso quando registrano più del limite.
Non possono salvare le ore inserite.

Applicare le limitazioni di registrazione ore ai giorni di calendario passati o futuri

Puoi impedire ai dipendenti di aggiungere o modificare voci di orario per giorni passati o futuri. Queste regole influenzano se e come i dipendenti possono registrare le ore in blocco. Ad esempio, se disabilitare l'aggiunta di nuove ore lavorate ai giorni futuri, i dipendenti potranno registrare solo le ore in blocco dei giorni passati.

I Dipendenti con diritti di modificare dei dati di presenza possono aggirare queste restrizioni.

Impostazione	Descrizione e note
Limita l'aggiunta di nuovi orari nei giorni di calendario passati	Il dipendente può aggiungere voci di orario solo a un numero limitato di giorni passati. Se lo imposti su zero, il dipendente: Può monitorare solo le ore del giorno corrente e dei giorni futuri, se consentito. Non può registrare le ore di lavoro notturno.
Disabilitare la modifica delle ore inserite esistenti una volta approvate	Il dipendente non può modificare un'ora inserita dopo la sua approvazione. Se non sono presenti flussi di lavoro di approvazione, le ore inserite verranno approvate automaticamente al loro invio. In questo caso, il dipendente potrà modificare le ore auto-approvate solamente nel giorno in cui le ha inserite.
Bloccare le presenze del mese precedente in un determinato giorno del mese	Il dipendente può aggiungere solo ore inserite per il mese precedente, fino a un giorno specifico del mese successivo. Se selezioni questa opzione, non potrai selezionare le prime due.
Disabilita l'aggiunta di nuovi orari nei giorni di calendario futuri	Il dipendente non può aggiungere ore inserite per i giorni futuri.

Configura pause

Impostare la durata minima della pausa

I dipendenti visualizzano un avviso quando registrano una pausa più breve del minimo, e non potranno salvare le ore inserite.

Regole pausa

Aggiungi fino a due regole pausa per definire la durata minima richiesta per la pausa per un determinato numero di ore di lavoro. La durata obbligatoria della pausa non può essere più breve della durata minima impostata in precedenza.

Dopo aver definito le regole pausa, scegli una delle tre azioni descritte nella tabella. Queste azioni si attivano esattamente come specificato dalle regole pausa.

Impostazione	Descrizione e note
Avvisa le persone quando le pause non vengono effettuate o non sono conformi alle regole pausa	Dipendenti: Mostra un avviso quando non vengono registrate abbastanza pause. Possono salvare le ore inserite e aggiungere un motivo. I responsabili dell'approvazione vedranno queste richieste come non conformi tramite Approvazioni delle ore registrate.
Impedisci alle persone di salvare le ore inserite se le pause sono mancanti o se non rispettano le regole pausa.	Dipendenti: Mostra un avviso quando non vengono registrate abbastanza pause. Non possono salvare le ore inserite.
Aggiungi automaticamente le pause mancanti o non conformi alle regole pausa	Quando i dipendenti non registrano abbastanza pause, il sistema sottrae la pausa richiesta dalle ore di lavoro, in modo da rispettare entrambe le regole pausa. Se l'orario di lavoro non è sufficiente per sottrarre la pausa, il sistema lo riduce per evitare violazioni delle regole pausa. Questo vale per le ore inserite tramite la scheda Presenze, il marcatempo, la app di Personio e i terminali. Le pause automatiche non si applicano alle ore inserite con proprietà pausa inviate tramite API pubblica (PAPI) e a quelle importate. Dipendenti: Mostra un avviso quando non vengono registrate abbastanza pause. Puoi salvare le ore inserite e il sistema applicherà automaticamente le pause. Puoi modificare le ore inserite e la pausa applicata automaticamente. In tal caso, la pausa aggiunta dovrà rispettare le regole pausa stabilite.

Esempio di regole pausa

Hai impostato le due regole pausa qui sotto e hai scelto l'opzione di aggiungere automaticamente le pause.

Dopo 6 ore di lavoro, i dipendenti devono registrare una pausa di 30 minuti.
Dopo 9 ore di lavoro, i dipendenti devono registrare una pausa di 45 minuti.

Il dipendente A registra 8 ore di lavoro, senza pause. Per rispettare la prima regola, il sistema sottrae automaticamente 30 minuti di lavoro e aggiunge la pausa dopo 6 ore di lavoro.

Il dipendente B registra 7 ore di lavoro, 45 minuti di pausa, e altre 3 ore di lavoro. La pausa aggiunta manualmente rispetta la seconda regola, quindi il sistema non la modificherà. Tuttavia, per fare in modo che le ore inserite rispettino la prima regola, il sistema aggiunge una pausa di 30 minuti alla prima tranche di lavoro.

Il dipendente C registra 6 ore e 15 minuti di lavoro. Secondo la prima regola, il sistema dovrebbe aggiungere una pausa di 30 minuti, ma le ore di lavoro non sono sufficienti. Quindi, il sistema riduce l'orario di lavoro a 6 ore.

Ore di straordinario e deficit

Gli straordinari includono tutte le ore registrate oltre quelle definite nell'orario di lavoro di un dipendente.

Impostazione	Descrizione e note
Calcolare lo straordinario	Scegli quanto spesso regolare le ore di straordinario: quotidianamente o settimanalmente.
Aggiungere la soglia straordinari mensile	Definisci il numero di ore di straordinario già coperte dal salario mensile che non verranno conteggiate nel saldo straordinari.
Limitare gli straordinari
Aggiungi un limite al saldo straordinari totale dei dipendenti	Definisci un limite di straordinario per i dipendenti. Quando questa opzione è abilitata, potrai vedere rapidamente quali dipendenti stanno per superare il proprio limite di straordinario. Per farlo, vai su Lista dipendenti e aggiungi la colonna Saldo straordinari.
Registra le ore di deficit	Se un dipendente registra meno ore di quelle previste in un giorno lavorativo, il sistema creerà una voce di deficit e sottrarrà le ore mancanti dal saldo straordinari. Abilita questa opzione solo se i dipendenti registrano attivamente le ore, in quanto il sistema inizia a registrare immediatamente anche le ore di deficit.
Detrai ore giornaliere se non vengono registrate	Disponibile solo quando si calcolano gli straordinari quotidianamente. Se un dipendente non registra ore in un giorno lavorativo, il sistema creerà una voce di deficit per l'intera giornata e la sottrarrà dal saldo straordinari. Per evitare che i congedi dei dipendenti vengano calcolati come ore di deficit, considera le ore registrate durante le assenze come straordinario. Abilita questa opzione solo se i dipendenti registrano attivamente le ore, in quanto il sistema inizia a registrare immediatamente anche le ore di deficit.

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