In questo articolo condivideremo alcune buone prassi per i flussi di lavoro tipici di Personio, particolarmente utili per chi non lavora in ufficio. Ciò include la firma digitale dei documenti, l'invio di richieste tramite Mail, MS Teams o Slack e l'utilizzo dell'app Personio per le presenze e le assenze.  

L'app Personio 

Accedi facilmente all'app Personio dal tuo smartphone e sfrutta le sue diverse funzionalità, come la registrazione ore e la richiesta di assenze. 

Monitoraggio delle ore lavorative

L'applicazione Personio offre due modi diversi per monitorare le presenze. 

Registrazione delle ore di lavoro con il pulsante Avvia/Interrompi

Con l'app Personio, è possibile avviare la registrazione ore direttamente dalla dashboard e trasferire i dati aggiornati al proprio account Personio.

Per registrare le ore, procedi come segue: 

1. Nella dashboard, fai clic su Registra ora per avviare la registrazione ore.
   

   Nota
   La funzione viene eseguita in background finché non si riapre l'applicazione. 

2. Per terminare la registrazione ore, fai clic sul pulsante Interrompi . 
3. Verrà visualizzata una finestra con le ore già inserite per quel giorno e le opzioni per aggiungere ore di pausa, progetti e un commento. 
4. Fai clic su Invia per trasferire le ore inserite al tuo account Personio. In questo modo si attiverà il processo di approvazione eventualmente configurato.

Se la tua azienda tiene traccia degli straordinari, ogni ora che supera l'orario normale verrà visualizzata sulla dashboard dell'app.

Con la funzione di registrazione ore dell'app, è possibile documentare l'intera giornata di lavoro come un unico documento o come finestre temporali separate. Questo è utile, ad esempio, per tenere traccia del tempo dedicato ai diversi progetti. Per ciascuna finestra temporale, viene creata una nuova voce nella panoramica delle presenze e viene attivato un processo di approvazione.

Registrazione manuale

Un'alternativa al pulsante Avvia/Interrompi è quella di registrare le ore di lavoro utilizzando il pulsante Più all'interno dell'app.

Per registrare manualmente le presenze tramite l'app Personio, procedi come segue: 

1. Nella dashboard, fai clic sul pulsante blu Più. 
2. Seleziona Registra tempo dal menu.
3. Segui i passaggi dell'app. 
4. Per concludere, fai clic su Invia. In questo modo si attiverà il processo di approvazione eventualmente configurato.

Suggerimento
Questa operazione può essere effettuata anche in modo retroattivo, selezionando la data desiderata in Quando?

Richiedi assenze 

Con l'app Personio è possibile richiedere diversi tipi di assenze, dai permessi retribuiti ai giorni di malattia.  Nella sezione Assenze, la panoramica mostra tutti i tipi di assenze giornaliere abilitati (ad es. ferie pagate) e la politica di accumulo disponibile per ogni tipo di assenza. Verranno visualizzate anche le assenze imminenti e i promemoria per i Documenti mancanti.

Per richiedere un'assenza tramite l'app Personio, il flusso di lavoro è il seguente: 

1. Nella dashboard, fai clic sul pulsante blu Più. 
2. Seleziona Richiesta assenza dal menu. 
3. Scegli Che tipo di assenza vuoi richiedere e segui i passaggi dell'app. 
4. Per concludere, fare clic su Richiedi l'assenza. In questo modo si attiverà il processo di approvazione eventualmente configurato.

Personio Conversations  

Conversations è uno strumento di Personio per le richieste sul posto di lavoro. Se la tua azienda è iscritta a Conversations, puoi inviare richieste a diversi team. A seconda del canale di comunicazione della tua azienda, potrai utilizzare Slack o Microsoft Teams. È possibile inviare richieste anche tramite e-mail, opzione attiva per impostazione predefinita. 

Per maggiori informazioni su Conversations, leggi l'articolo su come inviare richieste utilizzando Personio Conversations.  

Firme elettroniche

Con Personio è possibile firmare i documenti in modo elettronico. I documenti con firma elettronica vengono inviati al tuo indirizzo e-mail e potrai firmarli utilizzando un computer, uno smartphone o un tablet. 

Per firmare un documento in formato elettronico, procedi come segue:

1. Riceverai un'e-mail con il modello di documento e la richiesta di aggiungere la firma digitale. 
2. Firma il contratto su un computer utilizzando il mouse o il trackpad. In alternativa, puoi scansionare il codice QR con il proprio smartphone o tablet e firmare il contratto direttamente dal tuo dispositivo mobile.
3. Fai clic su Opzioni per scaricare il documento o rifiutare la firma.
4. Per terminare il processo di firma, fai clic su Accetta. 

Per ulteriori informazioni sulle firme elettroniche, leggi gli articoli su come firmare un documento con la firma elettronica e su come richiedere la firma di un dipendente sui documenti.