Dans cet article, vous apprendrez comment transférer les e-mails de votre boîte de réception personnelle vers Conversations et comment configurer le transfert d'e-mails pour une boîte de réception partagée.
Conseil
Contrairement à Slack et Microsoft Teams, qui doivent être intégrés à Conversations, les e-mails sont activés par défaut.En savoir plus sur comment les employés peuvent envoyer des demandes par e-mail.
Transférer des e-mails depuis votre boîte de réception personnelle
Il se peut que vous receviez occasionnellement dans votre boîte de réception personnelle un e-mail qui aurait dû être une demande dans Conversations.Dans ce cas, vous pouvez transférer l'e-mail vers la boîte Conversations de l'équipe concernée afin de créer une demande au nom de l'expéditeur initial.
Remarque
Vous ou un autre membre de votre organisation devrez d'abord avoir créé une équipe dans Conversations.
L'expéditeur initial de l'e-mail sera considéré comme l'auteur de la requête, ce qui signifie qu'il recevra toutes les notifications et réponses concernant la demande par e-mail.
Pour transférer un e-mail depuis votre boîte de réception personnelle, procédez comme suit :
- Ouvrez l'e-mail que vous avez reçu dans votre boîte de réception personnelle.
- Transférez l'e-mail à l'équipe concernée dans Conversations.Vous trouverez la liste des adresses mail des équipes dans Conversations en vous rendant dans Paramètres > Organisation > Équipes.
Conseil Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à l'e-mail lors du transfert et celles-ci seront incluses dans la demande.Ces informations seront également visibles pour le demandeur initial.
L'équipe concernée recevra la demande et pourra y donner suite.
Configurer le transfert pour une boîte de réception partagée
Vous pouvez configurer le transfert automatique d'e-mails pour vos boîtes de réception existantes afin que toutes les demandes soient dirigées de manière fluide vers Conversations.
Voici quelques-uns des avantages du transfert automatique d'e-mails :
- Les employés peuvent continuer à contacter les RH ou d'autres services internes comme ils en ont déjà l'habitude : vous n'avez donc pas besoin d'introduire de nouveaux processus.
- Vous n'avez pas besoin de scruter plusieurs boîtes de réception.
- Toutes les demandes sont regroupées dans Conversations.
Consultez les instructions ci-dessous pour configurer le transfert des e-mails pour les services de messagerie les plus courants : Gmail et Outlook. Si vous utilisez un autre prestataire, consultez son site web pour savoir comment configurer le transfert des e-mails.
Conseil
Vous pouvez créer une réponse automatique dans la boîte de réception partagée de votre équipe, par exemple pour signifier à l'expéditeur que sa demande a été transmise avec succès à Personio Conversations et qu'elle sera traitée sous peu.
Gmail
Remarque
Les paramètres indiqués ci-dessous sont susceptibles d'avoir été modifiés par ce prestataire.Si vous remarquez une différence entre ce qui est décrit dans cet article et l'interface du fournisseur de messagerie, reportez-vous à l'article de Gmail sur le transfert d'e-mails.
Pour configurer le transfert des e-mails pour votre compte Gmail, procédez comme suit :
- Connectez-vous à votre boîte de réception partagée.
- Accédez à Paramètres > Afficher tous les paramètres > Transfert et POP/IMAP.
- Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert et saisissez l'adresse de l'équipe Conversations à laquelle vous souhaitez transférer les e-mails.Vous trouverez la liste des adresses de toutes les équipes dans Conversations dans Paramètres > Organisation > Équipes.
Remarque : vous ou un autre membre de votre organisation devrez d'abord avoir créé une équipe dans Conversations. - Confirmez le transfert dans la boîte de dialogue qui s'affiche.
- Google enverra un lien de vérification à l'adresse de transfert pour confirmer qu'elle vous appartient bien.
- Dans Conversations, ouvrez le message de confirmation de Google, qui aura pour titre une mention semblable à « Confirmation de transfert ».
- Vous pouvez soit copier le code à neuf chiffres, soit cliquer sur le premier lien qui se trouve dans l'e-mail pour confirmer le transfert.
- Après confirmation, vous pourrez activer le transfert en retournant dans Gmail > Paramètres > Afficher tous les paramètres > Transfert et POP/IMAP puis en sélectionnant Transférer une copie des messages reçus à et en sélectionnant l'adresse que vous venez d'ajouter (dans la plupart des cas, elle sera présélectionnée).
Conseil Vous pouvez également choisir ce que vous voulez faire de l'e-mail transféré, par exemple, le conserver dans votre boîte de réception, l'archiver ou le supprimer. - Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Outlook
Remarque
Les paramètres indiqués ci-dessous sont susceptibles d'avoir été modifiés par ce prestataire.Si vous remarquez une différence entre ce qui est décrit dans cet article et l'interface du fournisseur de messagerie, reportez-vous à l'article de Microsoft sur le transfert d'e-mails.
Pour configurer le transfert des e-mails pour votre compte Outlook, procédez comme suit :
- Cliquez sur Icône d'engrenage > Paramètres > Afficher tous les paramètres d'Outlook.
- Cliquez sur E-mail > Transfert.
- Cochez la case Activer le transfert et saisissez l'adresse électronique de l'équipe Conversations à laquelle vous souhaitez transférer vos e-mails. Vous trouverez la liste des adresses de toutes les équipes dans Conversations dans Paramètres > Organisation > Équipes. Remarque : vous ou un autre membre de votre organisation devrez d'abord avoir créé une équipe dans Conversations.
- Cliquez sur Enregistrer.Conseil Cochez la case Conserver une copie des messages transférés si vous souhaitez qu'une copie de chaque e-mail original reste dans votre boîte de réception Outlook.
Vous pouvez également suivre les étapes ci-dessous pour obtenir le même résultat :
- Cliquez sur Icône d'engrenage > Paramètres > Afficher tous les paramètres d'Outlook.
- Cliquez sur Courrier > Règles puis sur Ajouter une nouvelle règle.
- Dans le champ Name , saisissez le nom de cette règle. (par exemple « Transfert des e-mails vers Conversations »)
- Dans le champ Ajouter d'une condition , sélectionnez Appliquer à tous les messages.
- Dans le champ Ajout d'une action, sélectionnez Transférer à et saisissez l'adresse électronique de l'équipe dans Conversations. Vous trouverez la liste des adresses de toutes les équipes dans Conversations dans Paramètres > Organisation > Équipes. Remarque : vous ou un autre membre de votre organisation devrez d'abord avoir créé une équipe dans Conversations.
- Cliquez sur Enregistrer et vérifiez que la règle est activée.