Cet article explique comment répondre à une demande d’un employé via Personio Conversations. Vous découvrirez également les différentes fonctionnalités de communication que vous pouvez utiliser dans une demande.
Comment les employés peuvent-ils envoyer des demandes ?
Les employés peuvent envoyer des demandes via Slack ou Microsoft Teams (ces canaux de communication peuvent être intégrés pendant l’implémentation de Conversations). L’e-mail étant activé par défaut, les demandes envoyées à des adresses spécifiques sont automatiquement transférées à Conversations. Une fois qu’une demande est envoyée, elle est visible dans Conversations et un expert peut s’en occuper.
Découvrez comment les employés de votre entreprise peuvent envoyer une demande via Conversations.
Répondre à une nouvelle demande
Lorsqu’un employé envoie une demande, elle apparaît dans le tableau de bord de votre équipe comme Sans attribution, car elle n’a pas encore été attribuée à quiconque. Le tag Nouvelle demande est associé à la demande.
Conseil
Si un expert ouvre une demande, elle conserve le tag Nouvelle demande pour les autres experts jusqu’à ce qu’ils l’ouvrent.
Soit vous vous attribuez la demande, soit un autre membre de l’équipe vous l’attribue.
Pour répondre à une demande, procédez comme suit :
- Accédez à Conversations > Demandes > Attribuées à moi-même.
- Ouvrez la demande sur laquelle vous souhaitez travailler.
- Dans l’onglet Informations de la barre latérale droite, sélectionnez les champs de votre choix, comme le statut, la priorité et la date d’échéance de la demande. L’onglet Auteur de la demande contient des informations sur l’auteur de la demande.
- Saisissez votre réponse dans la barre de message en bas de la demande et cliquez sur Envoyer la réponse.
- Revenez dans l’onglet Informations dans la barre latérale droite et modifiez le statut de la demande.
L’auteur de la demande pourra voir votre réponse dans le canal de communication qu’il a utilisé pour envoyer la demande d’origine.
L’onglet Auteur de la demande
Vous pouvez voir des informations sur l’auteur de la demande dans l’onglet Auteur de la demande dans la barre latérale droite de la demande. Les informations suivantes proviennent de son profil d’employé Personio :
- Nom
Conseils
▶︎ Cliquez sur le lien du nom de l’employé pour accéder facilement à son profil dans Personio.
▶︎ Vous pouvez changer l’auteur de la demande dans l’onglet Auteur de la demande en cliquant sur le bouton Modifier à droite de son nom. - Rôle et département
- Emplacement
- Supérieur hiérarchique
- Date de début de l’employé
- Date de rupture du contrat (le cas échéant)
- Adresse e-mail
- Attributs supplémentaires de l’employé
Remarques
▶︎ L’onglet Auteur de la demande inclut également les attributs des employés de Personio que vous pouvez autoriser via les identifiants API. Pour définir les attributs des employés qui sont visibles dans l’onglet Auteur de la demande et garantir la confidentialité des données, consultez notre article Comment implémenter Personio Conversations.
▶︎ Les attributs personnalisés qui ont été ajoutés au profil de l’employé après la configuration initiale doivent être de nouveau ajoutés manuellement dans les identifiants API.
Fonctionnalités de communication
Dans les demandes, vous pouvez utiliser plusieurs fonctionnalités de communication afin de traiter les demandes rapidement et efficacement et d’améliorer la collaboration.
Le tableau ci-dessous présente les fonctionnalités de communication que vous pouvez utiliser dans les demandes.
| Fonctionnalité | Usage |
| Joindre une réponse | Si votre entreprise utilise la fonction AI-Powered Answers, vous pouvez choisir un article existant de votre base de connaissances interne à joindre à votre réponse. |
| Pièces jointes | Envoyez et recevez des pièces jointes. |
| Notes internes | Créez des notes internes que seuls vous et les autres employés qui ont accès à la demande peuvent voir. |
| Formulaires |
Joignez des formulaires personnalisés basés sur des questions prédéfinies et téléchargez les réponses au format CSV. Pour en savoir plus, consultez l’article Utiliser des formulaires pour gérer les demandes. |
| Validation |
Envoyez une demande de validation à n’importe quelle personne, qu’elle fasse partie ou non de votre organisation. Remarque |
| Réponses enregistrées | Enregistrez les réponses couramment utilisées en tant que modèles qui pourront être utilisés pour répondre aux demandes des employés. |
| Communication externe |
Incluez des utilisateurs qui ne font pas partie de votre entreprise dans les réponses et les notes sous forme de message unique. Saisissez le signe + dans la zone de texte pour ajouter une ou plusieurs adresses e-mail. Le prochain message sera envoyé aux adresses mentionnées. |
| Formatage de texte enrichi |
Utilisez la barre d'outils de formatage dans la zone de message d'une demande pour adapter le message à vos besoins. Mettez le texte en gras ou en italique, ajoutez des liens et des émojis, et utilisez des listes numérotées ou à puces. |
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