Cet article traite des questions générales sur l’envoi et la réception des e-mails de recrutement dans Personio. Si vous ne parvenez pas à configurer les e-mails de recrutement dans Personio, consultez notre article de dépannage. 

Envoyer des e-mails (de Personio au candidat)

Comment définir l’expéditeur des e-mails sortants ?

Vous pouvez définir l’expéditeur des e-mails de recrutement. Vous pouvez choisir le nom de l’entreprise ou le nom de l’employé.

Pour définir l’expéditeur des e-mails sortants :

1. Dans Paramètres, accédez à Recrutement > Général.
2. À côté de Paramètres des e-mails de recrutement, cliquez sur Modifier.
3. Sous Nom de l’expéditeur, sélectionnez une option dans la liste déroulante.

Comment faire pour que l'équipe RH soit signataire de mon e-mail ?

Personio ne propose pas cette option pour le moment. Dans l'attente, voici comment vous pouvez procéder :

Option 1 : via les paramètres personnels de l’employé

Demandez aux employés concernés de configurer leurs signatures d’e-mail dans Personio.

Conseil
Si vous disposez de droits d'administrateur, vous pouvez vous connecter en tant que les employés et ajouter la signature pour eux.

Option 2 : Ajouter la signature générale des RH à un modèle d'e-mail

Pour ajouter une signature générale au modèle d'e-mail de recrutement, vous devez d'abord vous assurer qu'aucune signature n'est sélectionnée pour la réponse automatique. Vous devez effectuer cette vérification pour toutes les catégories de recrutement pertinentes.

1. Accédez à Paramètres, puis à Recrutement > Catégories.
2. Sélectionnez la catégorie de recrutement appropriée, par exemple « Employé en CDI ».
3. Faites défiler l'écran vers le bas jusqu'à la réponse automatique et assurez-vous qu'aucun employé n'est sélectionné.

Vous pouvez ensuite ajouter votre signature RH générale au modèle d'e-mail de recrutement correspondant :

1. Accédez à Paramètres, puis à Recrutement > Modèles d’e-mail.
2. Sur la gauche, sélectionnez le modèle d'e-mail approprié.
3. Au message de l’e-mail, ajoutez la signature en bas de page.

Puis-je envoyer des e-mails de manière groupée aux candidats ?

Vous pouvez envoyer des e-mails de manière groupée aux candidats via la liste des Application .

1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
2. Cochez la case à gauche du nom des candidats de votre choix.
3. Dans la barre de menu qui s’affiche, sélectionnez l’option E-mail.
4. Suivez les instructions à l’écran pour effectuer l’ action.

Pourquoi l'e-mail a-t-il fini dans le dossier spam du candidat : pourquoi ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vos e-mails de recrutement peuvent arriver dans le dossier des courriers indésirables d’un candidat. Il peut y avoir des problèmes de configuration DNS ou des problèmes avec le contenu de l’e-mail. L’expéditeur peut figurer sur une liste de courrier indésirable public, ou le candidat peut avoir marqué des e-mails similaires comme spam. Nous vous recommandons d'utiliser un outil de test de spam, tel que Mail-Tester, pour accéder à la cause principale.

En savoir plus sur la résolution de ce problème.

Quels formats de pièce jointe sont autorisés ?

Les formats suivants sont autorisés : .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .txt, .jpeg, .odt, .ods, .xlsx, .rtf, .xls, .pptx, .ppt, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .csv, .rar, .gz, .zip, .7z.

Quelle est la limite de volume pour les pièces jointes ?

La limite de pièce jointe pour les e-mails envoyés et reçus par des candidats est de 10 Mo.

Réception d’e-mails (candidat vers Personio)

Quelle est la différence entre le transfert et la redirection ?

Lorsqu'un message est transféré, l'adresse de la personne réalisant le transfert devient celle de l'expéditeur. L'e-mail original reste dans la boîte de réception du destinataire initial.

Cependant, en utilisant la redirection, l’adresse de l’expéditeur initial est conservée. Nous recommandons cette option dans Personio, car l’adresse e-mail de l’expéditeur est un attribut utilisé pour l’identification des candidats. À l'inverse, le transfert peut entraîner la perte de l'adresse du candidat.

Comment configurer une redirection ?

Pour recevoir les e-mails des candidats dans Personio, vous devez configurer une redirection dans le processus. Ainsi, les e-mails envoyés à votre adresse e-mail de recrutement personnalisée sont transférés vers Personio.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la configuration de la communication par e-mail avec les candidats.

Pourquoi les messages entrants atterrint-ils dans les messages non attribués ?

Les e-mails des candidats peuvent arriver dans les messages non attribués de deux manières.

1. Il n’y a pas de application dans Personio avec l’adresse e-mail de l’expéditeur.
2. Il existe plusieurs application avec l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Découvrez comment résoudre les e-mails qui apparaissent dans vos messages non attribués.

Il y a un retard dans l'envoi ou la réception des e-mails : pourquoi ?

Différents facteurs peuvent provoquer des retards lors de l'envoi et de la réception des e-mails :

Envoi :
Lorsque vous utilisez l'adresse e-mail de recrutement Personio, Personio envoie les messages par lots. Les messages sont mis en file d'attente et envoyés dès que possible. Ce processus peut prendre jusqu'à deux heures.
Si vous utilisez une connexion SMTP, le retard peut provenir du serveur SMTP. 

Réception :
La redirection depuis l'adresse e-mail de l'entreprise peut prendre un certain temps. Il est plus rapidement de recevoir directement les messages sur l'adresse e-mail de recrutement Personio.

La pièce jointe d'un e-mail est manquante : pourquoi ?

Cela peut arriver lors de la redirection des messages du candidat vers l'e-mail de recrutement de votre entreprise si la redirection est configurée pour avoir lieu sans conserver les pièces jointes. Contactez votre service informatique pour obtenir plus d'informations.

Que se passe-t-il si un tiers transfert un message à partir de son adresse e-mail ?

L'adresse de la personne réalisant le transfert devient celle de l'expéditeur. Aussi, tous les messages transférés par un même tiers apparaissent comme provenant de son adresse e-mail et Personio les identifie comme provenant du même demandeur. Dans ce cas, vous devez séparer les messages manuellement.