Cet article fournit une vue d'ensemble de Personio Conversations pour les employés et explique comment soumettre une demande relative au lieu de travail via Slack, Microsoft Teams ou par e-mail. Si votre entreprise utilise Conversations, ces informations seront pertinentes pour la plupart des employés, car il est probable qu'ils devront soumettre plusieurs demandes ou questions relatives au lieu de travail au cours de leur carrière dans votre entreprise.
Présentation de Conversations
Quels sont les usages possibles de Conversations ?
Conversations est un outil de demandes relatives au lieu de travail proposé par Personio. Vous pouvez utiliser Conversations pour envoyer une demande aux équipes de votre entreprise qui traitent les demandes internes des employés, telles que les équipes RH, Finance, Environnement de travail ou Informatique.
Vous pouvez envoyer des demandes via le canal de communication que votre entreprise a choisi d’intégrer à Conversations, à savoir Slack ou Microsoft Teams. Vous pouvez également envoyer des demandes par e-mail (cette fonction est activée par défaut).
Conseil
▶ Dans Conversations, les membres de vos équipes de service internes qui reçoivent et gèrent les demandes sont appelés experts. Les employés qui envoient des demandes sont appelés les auteurs de la demande.
▶ Vous pouvez utiliser le formatage de texte enrichi lorsque vous rédigez votre demande dans Slack, Microsoft Teams ou par e-mail pour y ajouter du gras, de l'italique, du barré, des listes à puces et numérotées, des liens ou encore des émojis. Le formatage que vous utilisez sera reflété dans Conversations et garantit que votre message conserve son ton et sa signification.
Avantages
Avec Conversations, vous pouvez :
- envoyer des requêtes concernant le lieu de travail rapidement et facilement ;
- communiquer via les canaux que vous utilisez le plus;
- Recevez instantanément des réponses automatisées ou choisissez de contacter un expert.
- adresser votre demande à l’équipe la plus à même de pouvoir la traiter ;
- suivre la progression de votre demande ;
- recevoir les réponses de manière centralisée.
Paramètres de langue
La langue du chatbot Conversations dans Slack et Microsoft Teams est basée sur vos préférences linguistiques personnelles dans Personio (vous pouvez définir vos préférences linguistiques dans Personio via vos Paramètres personnels). Par exemple, si vous utilisez Slack en anglais mais Personio en français, le chatbot vous répondra en français.
Formats pris en charge
Personio Conversations prend en charge tous les formats de données.
Si un auteur de demande ne parvient pas envoyer certains types de fichiers via Outlook, ce problème n'est pas lié à Conversations : il vient de l'outil Outlook.
Canaux de communication
Slack
Vous pouvez envoyer une demande via Slack de trois façons :
- Via l’application Conversations
- Via un canal qui a été associé à Conversations
- En créant une demande à partir d’un message
1. L’application Conversations
Conseil
Dans Slack, si vous ne voyez pas l’application Conversations dans la section Applications de la barre latérale gauche, cliquez sur l’icône plus, recherchez Personio Conversations et ajoutez-la.
Cette option est préférable si vous souhaitez envoyer une demande privée. La conversation se déroulera entre vous et les experts attribués à la demande. Pour envoyer une demande via l’application Conversations, procédez comme suit :
- Ouvrez votre espace de travail Slack, accédez à Applications en bas de la barre latérale gauche et cliquez sur Personio Conversations.
- Saisissez votre demande dans la barre de message et cliquez sur Entrée.
- Une boîte de dialogue automatisée apparaît. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’équipe de votre choix. Notez que vous devez sélectionner une équipe pour pouvoir envoyer votre demande.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
Une fois votre demande envoyée, un nouveau fil de discussion sera créé dans Slack. Vous pourrez alors y ajouter des informations supplémentaires et vous y recevrez les réponses relatives à votre demande. Vous pouvez consulter le fil de discussion en accédant à Applications en bas de la barre latérale gauche et en cliquant sur Personio Conversations.
2. Un canal public qui a été associé à Conversations
Remarques
▶︎ Les demandes envoyées via des canaux publics sont visibles par les autres membres de ce canal. Nous vous déconseillons d’envoyer des demandes privées ou sensibles via un canal public.
▶︎ L’expert peut décider s’il souhaite envoyer une réponse publique sur le canal ou en privé à l’auteur de la demande. S’il l’envoie en privé, l’auteur de la demande recevra la réponse à sa demande dans sa propre application Conversations.
Si vos équipes de service internes ont associé certains canaux Slack à Conversations, vous pouvez envoyer des demandes via ces canaux associés. Par exemple, votre équipe informatique peut avoir associé à Conversations un canal appelé #demandes-informatiques. L’avantage avec cette méthode, c’est que l’équipe appropriée est présélectionnée lorsque vous envoyez votre demande dans les canaux associés.
Pour envoyer une demande via un canal public, procédez comme suit :
- Taguez l’application @Personio Conversations et saisissez votre demande.
- Une boîte de dialogue automatisée apparaît avec l’équipe suggérée présélectionnée. Vous avez également la possibilité de modifier les informations de la demande et de sélectionner une autre équipe. Notez que vous devez sélectionner une équipe pour pouvoir envoyer votre demande.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
Une confirmation apparaît dans le fil de discussion public, mais vous recevrez la réponse à votre demande dans votre propre application Conversations. 3. Créer une demande à partir d’un message
Conseil
Par défaut, vous pouvez créer une demande à partir d’un message dans n’importe quel canal Slack. Le canal n’a pas besoin d’être associé à Conversations.
Vous pouvez créer une demande à partir d’un message dans un canal Slack ou ajouter le message à une demande. Il peut s’agir d’un message que vous avez publié vous-même sur le canal ou d’un message publié par un collègue.
Pour créer une demande à partir d’un message, cliquez sur l’icône à trois points à droite du message et sélectionnez Créer une demande.
Une confirmation apparaît dans le fil de discussion public, mais vous recevrez la réponse à votre demande dans votre propre application Conversations.
Microsoft Teams
Vous pouvez créer des demandes via Microsoft Teams de deux façons :
1. L’application Conversations
Remarque
Il n’y a pas de fils de discussion dans Microsoft Teams. Une fois la demande envoyée, un champ de commentaire apparaît dans la carte de demande.
Cette option est préférable si vous souhaitez envoyer une demande privée. La conversation se déroulera entre vous et les experts attribués à la demande. Pour envoyer une demande via l’application Conversations, procédez comme suit :
- Dans Microsoft Teams, accédez à l’icône à trois points dans la barre latérale gauche et cliquez sur l’application Personio Conversations.
- Dans la fenêtre Conversation, saisissez votre message. Votre demande est alors initiée.
- Conseil : si l’application est épinglée, cliquez sur Conversation > Personio Conversations.
- Dans la carte de demande qui s’affiche, cliquez sur Sélectionner une option et choisissez une équipe dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Soumettre.
Une fois que vous avez envoyé votre demande, la carte est mise à jour et l’équipe, la personne responsable et le statut de votre demande s’affichent. Vous pouvez également effectuer les opérations suivantes :
- Cliquez sur Ajouter un commentaire pour ajouter des informations supplémentaires à votre demande ou envoyer une réponse.
- Cliquez sur Afficher sur le Web pour ouvrir l’historique de la demande et voir sa progression.
2. Un canal public qui a été associé à Conversations
Remarques
▶︎ Cette option n’est disponible que si votre entreprise a configuré une politique globale (par défaut à l’échelle de l’organisation).
▶︎ Les demandes envoyées via des canaux publics sont visibles par les autres membres de ce canal. Nous vous déconseillons d’envoyer des demandes privées ou sensibles via un canal public.
Pour envoyer une demande via un canal public, procédez comme suit :
- Sur le canal de votre choix, cliquez sur Nouvelle conversation.
- Taguez l’application @Personio Conversations et saisissez votre message. Une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant de fournir plus d’informations.
- Accédez à l’application Personio Conversations ou à la fenêtre Conversation.
- Dans la carte de demande, cliquez sur Sélectionner une option et choisissez une équipe dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Soumettre.
Une fois que vous avez envoyé votre demande, la carte est mise à jour et l’équipe, la personne responsable et le statut de votre demande s’affichent. Vous pouvez également effectuer les opérations suivantes :
- Cliquez sur Ajouter un commentaire pour ajouter des informations supplémentaires à votre demande ou envoyer une réponse.
- Cliquez sur Afficher sur le Web pour ouvrir l’historique de la demande et voir sa progression.
Remarques
▶︎ Chaque équipe de votre entreprise qui utilise Conversations aura une adresse e-mail unique au format <équipe>@<entreprise>.c.personio.de (finance@abc.c.personio.de, par exemple).
▶︎ Toutefois, si votre entreprise utilise déjà une adresse e-mail pour communiquer avec les employés, un transfert des e-mails a peut-être été configuré. Dans ce cas, vous pouvez utiliser cette adresse e-mail.
Vous pouvez envoyer une demande par e-mail en utilisant l’adresse e-mail unique de l’équipe.
Après avoir envoyé la demande, vous recevrez un e-mail de confirmation automatique et toutes les réponses apparaîtront dans ce fil. L’e-mail de confirmation contient également un lien qui vous permet de consulter l’historique de la demande et de suivre sa progression. Les utilisateurs qui n’ont pas de compte Personio ne peuvent pas accéder aux tickets Conversations liés aux e-mails ou à Slack. Ils peuvent uniquement envoyer et recevoir des messages par e-mail ou Slack.
AI-Powered Answers
Si votre organisation utilise la fonction AI-Powered Answers et si votre question revient souvent, il se peut que vous receviez une réponse automatisée à votre demande. Vous recevrez jusqu'à trois suggestions de réponses via notre chatbot alimenté par l'IA, dans le canal que vous avez utilisé pour envoyer la demande (Slack, Microsoft Teams ou par e-mail). Cette fonction vous permet de gagner du temps en vous fournissant des réponses instantanées sans qu'il soit nécessaire de faire appel à un expert.
Vous pouvez au choix :
- Accepter la suggestion en cliquant sur le bouton Cela résout le problème .
- Rejeter la suggestion en cliquant sur le bouton Rien n'est pertinent ou sur le bouton J'ai besoin de l'aide d'un expert. En cliquant sur cette deuxième option, une demande sera créée et assignée à un expert.
Conseil
Il est important de cliquer sur le bouton approprié. L'algorithme est ainsi entraîné à fournir de meilleures suggestions et une meilleure expérience pour les auteurs de demande.